INTRODUCCIÓN A LA INGENIERÍA
¿Cuántas etapas tiene el ciclo de vida de un proyecto?
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Segundo paso para PPBS
Analizar los programas propuestos para lograr objetivos organizacionales. Este paso requiere una buena descripción de la naturaleza del proyecto; es la parte de "programación".
Cuarto paso para PPBS
Analizar los proyectos alternativos en términos de los costos, beneficios y ciclo de vida esperados. Se realizan análisis de costo-beneficio para cada programa, para que éstos puedan ser comparados con otra selección de proyectos.
Es la metodología para estudiar factores que constituyen el riesgo al que está expuesto un proyecto
Análisis de riesgo
Las técnicas pueden ser tanto cuantitativas como cualitativas
Análisis de riesgo
trata de racionalizarlos de tal manera que el administrador pueda ver la probabilidad de que éstos ocurran y su impacto en el proyecto
Análisis de riesgo
es una anticipación a las posibles contingencias del proyecto
Análisis del riesgo
¿En cuál de las formas del plan de proyecto los subordinados realizan tanto la labor de planeación como de ejecución, y los directivos tienen únicamente una función mínima de coordinación?
Bottom-up
¿Qué representa cada columna en la gráfica lineal de responsabilidades?
Cada miembro del equipo
¿Que representa cada renglón en la gráfica lineal de responsabilidades?
Cada tarea
Cada una debe especificar una meta, método y acciones apropiadas para aquellos que van a ser guiados por esta política.
Claridad
las políticas deben estar escritas clara y lógicamente
Claridad
para que un plan se pueda efectuar, las políticas deben ser lo suficientemente comprensivas para cubrir cualquier tipo de contingencia
Comprensiva
¿En qué etapa se define la necesidad de lograr un objetivo, y por lo tanto la necesidad de planear y realizar un proyecto?
Concepción
¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida de un proyecto?
Concepción, planeación, evaluación, ejecución, control y terminación
Según Kerzner (2003), el séptimo objetivo del proyecto
Consistentes con los planes, políticas y procedimientos organizacionales
Según Kerzner (2003), el sexto objetivo del proyecto
Consistentes con los recursos disponibles y anticipados
¿Qué contiene la definición de un proyecto?
Contiene implícitamente una de las principales características de un proyecto
¿Cuál es la etapa en que se verifica que las actividades se vayan realizando en el tiempo, costo y desempeño definidos?
Control
¿Cuál no es un elemento básico que debe contener un plan de proyecto?
Control
¿Qué etapa se encarga de ajustar el rumbo en caso de que existan variaciones?
Control
¿Qué función permite saber el avance que se debería tener en un momento dado?
Control
al tener una serie de recursos es necesario saber cuáles se están utilizando, en qué momento y en qué grado.
Coordinación
las políticas proporcionan directrices para que las diferentes subunidades persigan los mismos objetivos.
Coordinación
¿Qué función de plan de proyecto proporciona una guía para las interacciones de los diversos recursos en las diferentes tareas?
Coordinación
¿Qué permite tomar mejores decisiones durante la planeación y ejecución?
Definir la dimensión crítica
¿Con qué diagrama se representa el programa de actividades, para conocer el momento en que se deben llevar a cabo las actividades, así como su duración?
Diagrama de Gantt
¿Cuál es la etapa del ciclo de vida donde se llevan a cabo las actividades que nos ayudarán a lograr el objetivo deseado?
Ejecución
¿Qué opera como la normatividad dentro del proyecto y define la manera como deben hacerse las cosas?
El conjunto de políticas
¿Qué consiste en una gráfica tridimensional (x, y, z), donde cada eje representa uno de los tres factores del proyecto?
El cubo del proyecto
¿Qué esquema representa al tiempo, costo y desempeño?
El cubo del proyecto
¿Qué resulta por medio de una serie de actividades ordenadas, que deben ser definidas en un proceso de planeación?
El objetivo del proyecto
¿Qué representa el máximo de recursos que pueden ser gastados?
El presupuesto
¿Qué indica la duración máxima que debe tener un proyecto?
El programa
sería el punto de máxima pendiente en la gráfica del trabajo acumulado.
El punto de máximo esfuerzo del ciclo de vida
¿Cómo se le llama al nivel de desempeño?
Especificaciones
¿Qué tipo de objetivos aterrizan en términos concretos y medibles lo que se quiere lograr en el objetivo general?
Específicos
Según Kerzner (2003), el quinto objetivo del proyecto
Establecidos de acuerdo con los recursos disponibles
Tercer paso para PPBS
Estimar los costos totales para cada proyecto, incluyendo los costos indirectos.
¿Cómo se le llama a la estrategia a seguir en la división del trabajo, así como la definición de las principales actividades que deben ser realizadas para cumplir los objetivos?
Estructura de trabajo
es la parte analítica de la administración de proyectos
Estructura del trabajo
la definición de las principales actividades que deben ser realizadas para cumplir los objetivos
Estructura del trabajo
¿Qué etapa del ciclo de vida tiene la función que se encarga de decidir si el proyecto es viable o no, según lo que se quiera lograr?
Evaluación
En la definición de los proyectos son cuando se logra el objetivo
Fin
¿Qué tipo de objetivo describe lo que se quiere hacer en un proyecto y debe ser único?
General
¿Cómo se dividen los objetivos de un proyecto?
Generales y específicos
¿Qué gráfica se relaciona con el ciclo de vida del proyecto?
Gráfica del trabajo acumulado
¿En qué esquema el proyecto se coloca en el nivel superior y éste se va subdividiendo?
Gráfica del árbol
Consiste en asignar a los diversos miembros del equipo diferentes grados de responsabilidad en cada tarea del equipo
Gráfica lineal de responsabilidades
relaciona a las personas con las tareas
Gráfica lineal de responsabilidades
relacionar la estructura del trabajo con el equipo que va a participar en el proyecto
Gráfica lineal de responsabilidades
¿Qué elemento consiste en asignar a los diversos miembros del equipo diferentes grados de responsabilidad en cada tarea del equipo?
Gráfica lineal de responsabilidades
Consiste en generar una lista de los riesgos que tiene el proyecto
Identificación de riesgos
Ésta debe incluir tanto los riesgos internos, como los externos
Identificación de riesgos
Primer paso para PPBS
Identificar las metas y objetivos para cada área. Ésta es la "porción de planeación"
Según una organización puede asignar presupuesto entre proyectos a lo largo de su ciclo de vida de acuerdo con dos sistemas
Kerzner
¿Qué permite unificar criterios y aumentar el compromiso que se tiene con el proyecto?
La comunicación
¿Qué muestra la capacidad que tiene el administrador para influir en la forma en que se lleva a cabo el proyecto?
La curva de influencia
¿Qué define el eje horizontal en la gráfica de Gantt?
La dimensión del tiempo
dependerá de los recursos que se le puedan asignar
La duración de la actividad
¿Qué representa el largo de la barra en cada renglón de la gráfica de Gantt?
La duración de la actividad
¿Cuál es la parte analítica de la administración de proyectos?
La estructura del trabajo
¿Cuáles son algunas de las maneras más comunes para representar la estructura del trabajo?
La gráfica de árbol y el listado con códigos de actividades
¿Qué muestra la cantidad de trabajo que se ha realizado en un proyecto hasta un momento determinado?
La gráfica del trabajo acumulado
¿Qué representan las flechas en la gráfica de Gantt?
La precedencia
¿Qué elemento son una guía general para la toma de decisiones y acciones individuales?
Las normas
¿Qué son las relaciones lógicas?
Las relaciones de precedencia
¿Qué tipo de organización trata de combinar las ventajas de las organizaciones funcional y por proyectos?
Matricial
Según Kerzner (2003), el tercer objetivo del proyecto
Medibles, tangibles y verificables
¿Cómo se le conocen a las divisiones sucesivas del trabajo?
Niveles
Según Kerzner (2003), el segundo objetivo del proyecto
No muy complejos
¿Cuál no es una característica de los objetivos del proyecto, según Kerzner?
No muy extensos
son una guía general para la toma de decisiones y acciones individuales
Norma
la persona responsable debe tener al menos tres cotizaciones
Normas de compras:
se hará por medio de correo electrónico, a excepción de información confidencial de la empresa
Normas de comunicación
avance de sus paquetes de trabajo, que incluya una explicación, en caso que haya alguna desviación del programa original.
Normas de reportes
Cuando se representa el ciclo de vida de un proyecto, en el eje vertical se encuentra
cantidad de recurso
Ser específicos. No muy complejos. Medibles, tangibles y verificables. Realistas y alcanzables. Establecidos de acuerdo con los recursos disponibles. Consistentes con los recursos disponibles y anticipados. Consistentes con los planes, políticas y procedimientos organizacionales.
característica de los objetivos del proyecto según Kerzner
El número de niveles de un proyecto determinado dependerá de la
complejidad del proyecto
opera como la normatividad dentro del proyecto y define la manera como deben hacerse las cosas
conjunto de políticas
Primero se deberá definir a los miembros del equipo que estarán involucrados en cada una de las tareas a realizar. Después se debe definir qué grado de responsabilidad tienen y cómo están involucrados
construcción una gráfica lineal de responsabilidades
es el costo esperado por asignar más recursos e intensificar la actividad asociada con el tiempo intensivo
costo intensivo (CI)
en que se disminuya el tiempo esperado de una actividad
costo intensivo por cada periodo (CIperiodo)
es el costo esperado al que se deberá incurrir para completar la actividad en tiempo normal.
costo normal (CN)
con los que se podría beneficiar si termina el proyecto antes de la fecha convenida
costos de penalización (CP)
en los que se incurre por terminar el proyecto después de la fecha límite determinada
costos de penalización (CP)
para conocer el momento en que se deben llevar a cabo las actividades, así como su duración
diagrama de Gantt
representa el programa de actividades
diagrama de Gantt
El eje horizontal define
dimensión tiempo
muestra el grado de avance que debe tener cada actividad en cualquier momento de la vida del proyecto
dimensión tiempo
El largo de la barra en cada renglón representa
duración de la actividad
En algún punto se llega a realizar el esfuerzo máximo, entre
ejecución y control
Las tareas resultantes de la división del trabajo deben ser
exhaustivas y mutuamente excluyentes
debe existir un equilibrio entre la estabilidad y la flexibilidad
flexibilidad
para las diferentes tareas deberán programarse con una duración máxima de 30 minutos, y sólo tendrán que asistir las personas involucradas directamente con esa tarea, según se define en la gráfica lineal de responsabilidades
Normas de reuniones
¿Cómo se define a la meta, tarea o actividad a ser lograda en cierto tiempo?
Objetivo
debe hacerse de acuerdo con las habilidades y experiencias necesarias para realizar las diferentes tareas.
Organización del equipo de proyecto
es el diseño del número y tipo de posiciones, acorde con tareas definidas para lograr los objetivos.
Organización del equipo de proyecto
¿Qué elemento es el diseño del número y tipo de posiciones, acorde con tareas definidas para lograr los objetivos?
Organización del equipo de proyectos
sirve para identificar la planeación y control de proyectos que maximizarán las metas alcanzadas por las organizaciones en el largo plazo
PPBS
¿Para qué existe un proyecto?
Para alcanzar un objetivo.
¿Cómo se le llama al documento que establece el objetivo y la forma en que se va a realizar el proyecto?
Plan
¿Cuál es la etapa del ciclo de vida en que se detalla la forma como se deberá ejecutar el proyecto?
Planeación
¿Cómo se representan los nodos en el diagrama de red?
Por círculos
¿Qué tipo de organizaciones son aquellas en donde hay diferentes personas especializadas en diferentes funciones?
Por función
¿Cuáles son los tipos de organización más comunes?
Por función, por proyecto y matricial
¿Cómo se representan las precedencias?
Por medio de una red de actividades
¿Qué tipo de organización se presenta en las empresas dedicadas a productos únicos, según las necesidades específicas del cliente, como empresas de consultoría, software, publicidad, ingeniería o de construcción?
Por proyecto
es una planeación de gastos requeridos para cumplir los objetivos
Presupuesto
muestra la manera en que se va a manejar el dinero dentro de las actividades.
Presupuesto
¿Cómo se le llama al nivel definido para los costos?
Presupuesto
se utiliza la estructura del trabajo como base para realizar el presupuesto de cada tarea, y a partir de estos presupuestos parciales generar el presupuesto total del proyecto.
Presupuesto bottom-up
se reúnen los juicios y experiencias de los administradores con amplia experiencia, así como datos pasados que tengan que ver con actividades similares
Presupuesto top-down
debe prevalecer cierto grado de estabilidad para mantener el orden en el sentido de la dirección que se lleva.
flexibilidad
es la integral del ciclo de vida del proyecto
gráfica de trabajo acumulado
puede ser la conclusión de la capacitación programada
hito
son importantes tanto por su posibilidad de ser puntos de control como por su capacidad de mantener el apoyo dentro y fuera del equipo.
hito
son logros intermedios en el desarrollo del proyecto que frecuentemente están asociados con los objetivos específicos
hito
corresponde a la máxima cantidad de tiempo que dicha actividad puede retrasarse sin provocar retrasos en todo el proyecto
holgura
La administración del riesgo consiste en tres etapas
identificación, análisis y respuesta
se refiere a factores inciertos relacionados con el proyecto
incertidumbre
Para generar la lista de riesgos, generalmente se utiliza la técnica de
lluvia de ideas
se tendrá una primera sesión de creatividad, donde miembros del grupo discuten según sus conocimientos y experiencias las principales fuentes de riesgo que pueden existir dentro de su proyecto. La segunda sesión es de evaluación, donde se analiza cada una de las propuestas anteriores y se obtiene una lista definitiva de los riesgos a tomar en consideración.
lluvia de ideas
una dinámica que permite una amplia identificación de riesgos posibles
lluvia de ideas
Para construir una gráfica lineal de responsabilidades, se construye un cuadro en el que cada columna representa
miembros del equipo
Los hitos son logros intermedios en el desarrollo del proyecto que frecuentemente están asociados con los
objetivos específicos
Para poder llegar a este programa de actividades se deben combinar dos factores:
orden lógico de las actividades y la duración
En este tipo de organización cada persona de área funcional va a ser responsable de un aspecto del proyecto
organización matricial
Una de las ventajas principales de este tipo de organización es que facilita el aprendizaje entre diferentes proyectos.
organización matricial
su principal problema es la asignación adecuada de cargas de trabajo en el tiempo para personas que pueden estar participando en una variedad de proyectos
organización matricial
deben ser reexaminadas periódicamente para adaptarse a los objetivos que se quiere alcanzar.
políticas de proyectos
Los tipos más comunes son las organizaciones
por función, por proyecto y organización matricial
Se entiende a que cada parte del trabajo que se tiene que realizar dentro del proyecto es parte de únicamente una de las tareas definidas.
por mutuamente excluyentes
Al realizarse un proyecto se debe considerar el trabajo acumulado para poder medir
porcentaje de avance
Identificar las metas y objetivos para cada área. Ésta es la
porción de planeación
las flechas muestran
precedencia
técnicas cuantitativas utilizadas en administración de proyectos están asociadas
precedencias y la programación
se define como aquella actividad que debe estar terminada por completo antes de iniciar la actividad posterior
predecesor
Esta representación tiene la ventaja de poder presentar las actividades en forma de listado, lo cual permite asociar características a cada una de las actividades, como por ejemplo en un
presupuesto
va a estar determinado por la forma en que se haya hecho la estructura de trabajo
presupuesto
Analizar los programas propuestos para lograr objetivos organizacionales. Este paso requiere una buena descripción de la naturaleza del proyecto; es la parte de
programación
saber qué se debe terminar antes de poder realizar otra de las actividades
relaciones lógicas
los elementos en el entorno que pudieran afectar el proyecto, como por ejemplo una devaluación
riesgos externos
están directamente relacionados con acciones del proyecto, como por ejemplo una falla tecnológica
riesgos internos
va a determinar el orden lógico y las relaciones de precedencia entre las diferentes actividades
secuenciación de actividades
El objetivo es ahorrar desechando proyectos que han mantenido sus utilidades y continuado por la inercia de los creadores de la política
sistema de presupuesto base cero (ZBB)
consiste en que cada programa debe ser revisado y justificado cada año, antes que cualquier programa reciba cualquier tipo de fondeo
sistema de presupuesto base cero (ZBB)
Se centra básicamente en aquellos proyectos que traerán mayor progreso de acuerdo con las metas organizacionales al menor costo
sistema de programación y planeación del presupuesto (PPBS)
Para construir una gráfica lineal de responsabilidades, se construye un cuadro en el que cada renglón representa
tarea
la estructura del trabajo divide un proyecto determinado en diferentes actividades, las cuales son a su vez subdivididas en otras subactividades, hasta llegar a actividades básicas conocidas como
tareas
Cuando se representa el ciclo de vida de un proyecto, en el eje horizontal se encuentra
tiempo
es el tiempo más corto posible para completar la actividad, si ésta recibe una mayor cantidad de recursos.
tiempo intensivo (TI)
en condiciones normales, es el tiempo más probable en el que se llevará a cabo la actividad
tiempo más probable (m)
es el tiempo estimado para completar la actividad en condiciones normales.
tiempo normal (TN)
es el tiempo más corto en que puede llevarse a cabo una actividad, en caso que todo resulte excepcionalmente bien
tiempo optimista (a)
es el tiempo más largo que se requerirá para terminar la actividad
tiempo pesimista (p)
grupo de enfoque, análisis histórico
técnica cualitativa
en riesgo asegurable mediante estadísticas, en riesgo en inversión mediante análisis de sensibilidad y en riesgo de estrategia con un árbol de decisión
técnica cuantitativa
es necesario que las políticas respeten el comportamiento de la sociedad
Ética
¿En qué función del plan de proyecto se realiza un análisis de riesgo que permite prevenir y protegerse, en la medida de lo posible, ante cuestiones adversas que pudieran afectar al proyecto que se esté realizando?
Prevención
En la definición de los proyectos son las primeras actividades
Principio
¿Cómo se le conoce al nivel de tiempo en un proyecto?
Programa
tiene por objetivo asignar tiempo al proyecto y mostrar cuándo debe comenzar y terminar cada una de las tareas del proyecto.
Programa de actividades
¿Qué elemento tiene por objetivo asignar tiempo al proyecto y mostrar cuándo debe comenzar y terminar cada una de las tareas del proyecto?
Programa de actividades
¿Cómo se le llama a la serie de actividades ordenadas encaminadas a lograr un objetivo con ciertas especificaciones, en un tiempo dado y con unos recursos determinados?
Proyecto
¿Cuál es una característica implícita en la definición de un proyecto?
Que tiene un principio y un fin
Según Kerzner (2003), el cuarto objetivo del proyecto
Realistas y alcanzables
Es la práctica de reaccionar ante un riesgo percibido, de tal manera que se minimicen las posibles consecuencias adversas
Respuesta al riesgo
Las compañías aseguradoras están construidas en torno a estos riesgos, por lo que su prevención puede ser realizada, así pueden ser minimizados estos riesgos.
Riesgos asegurables
son los riesgos relacionados con eventos ya conocidos estadísticamente, como accidentes, fuegos, pérdidas, etc.
Riesgos asegurables
Éstos son los riesgos para incidentes que tienen una historia estadística
Riesgos asegurables
Estos riesgos están asociados con las condiciones que surgen durante el desarrollo del proyecto que pueden ser diferentes a las condiciones originalmente previstas
Riesgos condicionales
se refieren a cambios en las condiciones de operación en el curso del proyecto, dada la incertidumbre de los eventos futuro
Riesgos condicionales
buscan la manera óptima de cubrir los objetivos planteados
Riesgos de estrategia
son los asociados con las diversas elecciones de cómo desarrollar el proyecto
Riesgos de estrategia
El principal determinante de estos riesgos va a ser el beneficio esperado del proyecto contra el costo esperado de éste
Riesgos de inversión
son los que se refieren a las decisiones de capital invertido
Riesgos de inversión
Según Kerzner (2003), el primer objetivo del proyecto
Ser específicos
implica que cuando se completan todas las tareas definidas para el proyecto, automáticamente se concluye el proyecto
Ser exhaustivas
¿Cómo se le llama al punto en el que se debe situar cualquiera que quiera emprender un proyecto?
Teoría de planeación
¿Qué etapa se presenta cuando las actividades planeadas se han llevado a cabo y se ha alcanzado el objetivo planteado al principio del proyecto?
Terminación
LS=LF - t
Tiempo de inicio más lejano
una actividad determinada es igual al tiempo de terminación más lejano menos la duración esperada (t) de dicha actividad
Tiempo de inicio más lejano (LS)
En caso que la actividad a analizar tenga más de una actividad precedente, corresponderá al valor más lejano entre todos los tiempos de terminación más próximos de las actividades precedentes
Tiempo de inicio más próximo (ES)
corresponde al tiempo de terminación de la actividad que le precede inmediatamente
Tiempo de inicio más próximo (ES)
En caso que las actividades tengan más de una actividad que la siga en forma inmediata, corresponderá al más próximo de los tiempos de inicio más lejanos de esas actividades
Tiempo de terminación más lejano (LF)
una actividad equivale al tiempo de inicio más lejano de la actividad inmediata subsecuente
Tiempo de terminación más lejano (LF)
EF=ES + t
Tiempo de terminación más próximo
está dado por su tiempo de inicio más próximo más el tiempo esperado (t) para llevar a cabo la actividad
Tiempo de terminación más próximo (EF)
¿Cuáles son las principales dimensiones que se deben considerar en la administración de proyectos?
Tiempo, costo y desempeño.
¿En qué tipo del plan de proyecto los directivos de la empresa definen los principales aspectos del proyecto y los comunican a los subordinados que se encargarán de la ejecución?
Top-down
¿Qué formas existen para hacer un plan de acuerdo a como fluye la información?
Top-down y bottom-up
¿Cuál es la razón de ser de un proyecto?
Un objetivo
¿Con qué otro nombre se le conoce a la estructura del trabajo?
WBS
técnicas cuantitativas utilizadas en administración de proyectos
a ruta crítica, el PERT y simulación Monte Carlo
es aquella con holgura igual a cero
actividad crítica
se realiza con base en tiempo normal, costo normal, tiempo intensivo, tiempo intensivo
análisis de los costos de intensificación
es necesario diferenciar entre incertidumbre y riesgo
análisis de riesgo
proporciona una mejor estimación, ya que permite asignar costos a cada uno de los recursos (humanos, insumos y maquinaria) que se utilizarán en cada tarea
bottom-up
puede ser el factor más importante para el éxito
buen equipo de proyecto