UNIDAD 4, GESTIÓN EMPRESARIAL

42. Describe los requisitos fundamentales del diseño organizacional.

Estructura básica. Jerarquización y departamentalización. Mecanismo de operación. Indicar a los miembros de la organización qué pueden hacer y qué no. Mecanismo de decisión. Distribución del poder y jerarquía de autoridad para tomar decisiones. Mecanismo de coordinación. Armonizar e integrar a la organización en sus diferentes áreas.

61. ¿Cuáles son las desventajas de la organización funcional?

Existe una fuerte tendencia a competir entre los especialistas, lo cual es una fuente enorme de conflictos dentro de la organización, y genera animosidad, resentimientos, oposición y resistencia a la cooperación. La subordinación múltiple puede traer confusión en cuanto a los objetivos más importantes por alcanzar.

48. ¿Qué es la distribución física o arquitectura?

Facilita la integración entre unidades o personas mediante la distribución física (layout) o territorial de los diversos elementos, los equipos o las personas.

65. ¿Cuáles son las ventajas de la organización línea-staff?

Garantiza asesoría especializada e innovadora, manteniendo el principio de unidad de mando. La organización línea sfaff tiene la ventaja de ofrecer un área de asesoría y prestación de servicios.

30. ¿Cuál es la importancia de utilizar diagramas de flujo?

Genera coordinación de las áreas responsables de cada una de las actividades, fomenta la comunicación formal entre los empleados, evita la consulta de los empleados a los jefes superiores, reduce el atraso de actividades.

41. ¿Cómo se conforma el diseño organizacional?

Incluye la definición de la estructura básica de la empresa y cómo dividir y asignar la tarea empresarial entre departamentos, divisiones, equipos y cargos, aspectos que generalmente se divulgan en los organigramas, los manuales de la organización y las descripciones de cargos.

47. ¿Cuáles son los esquemas de integración más utilizados?

Jerarquía administrativa, departamentalización, asesoría (staff), comisiones y fuerzas de trabajo, reglas y procedimientos, objetivos y planes.

52. ¿Cuál es la estructura que tienen las empresas con poca amplitud de control?

La configuración global de la organización es típicamente alta: tiene una larga cadena de autoridad (muchos niveles jerárquicos) y pocos grupos de trabajo en cada uno de los niveles jerárquicos.

51. ¿Cuál es la estructura que tienen las empresas con gran amplitud de control?

La configuración global de la organización es típicamente plana ya que tiene pocos niveles jerárquicos y grandes grupos de trabajo en cada nivel.

3. ¿Qué establece la organización?

La disposición y correlación de tareas que el grupo social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos.

43. ¿Qué es el downsizing?

La reducción de niveles jerárquicos intermedios para aproximar la base a la cima de la organización.

32. ¿Cuáles son los diagramas de bloque?

La secuencia de las actividades va de izquierda a derecha, representando en columnas las diferentes áreas y por símbolos las actividades que intervienen en el procedimiento.

44. ¿Qué es el outsourcing?

Asignar actividades mediante terceros para enfocarnos en los temas de mayor importancia en la empresa.

36. ¿En qué consiste la descripción genérica?

Consiste en una definición breve y precisa de las actividades del puesto, considerado como un todo. Debe ser muy breve.

37. ¿En qué consiste la descripción específica?

Consiste en una exposición detallada de las actividades que realiza cualquier trabajador en un puesto determinado.

35. ¿Qué debe contener la parte de identificación del puesto?

Contiene los aspectos generales, como: título del puesto, de quién depende, departamento del que depende, contactos y posición del puesto en el organigrama.

14. Describe el principio de difusión.

Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse por escrito a disposición de aquellos miembros que tengan relación con las mismas.

62. ¿Qué es la organización línea-staff?

Cuando las unidades y posiciones de línea se concentran en alcanzar los objetivos principales de la empresa y delegan la autoridad en servicios especializados, y las atribuciones marginales, a otras unidades y posiciones de la empresa.

19. ¿Cuáles son las características de una organización formal?

Determina una serie de relaciones entre los miembros de la estructura en función de sus actividades o posición jerárquica y existen normas que rigen las interacciones laborales.

46. ¿Cuáles son las características principales del diseño organizacional?

Diferenciación. Se refiere a la división del trabajo en departamentos y en niveles jerárquicos. Formalización. Se refiere a la existencia de reglas y reglamentos que prescriben cómo, cuándo y por qué se ejecutan las tareas. Centralización. Se refiere a la localización y distribución de la autoridad para tomar decisiones. Integración. Se refiere a los medios de coordinación y enlace de las partes de la organización.

16. Describe el principio de la coordinación.

El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas.

54. ¿Qué es la autoridad lineal?

Es una consecuencia del principio de la unidad de mando: significa que cada superior tiene autoridad única y absoluta sobre sus subordinados y que no la comparte con ninguno.

4. ¿A qué llamamos estructura dentro de la organización?

Establece la disposición y la correlación de las funciones, jerárquicas y actividades necesarias para lograr los objetivos.

13. Describe el principio de unidad de mando.

Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función debe asignarse un solo jefe, además los subordinados no deberán reportar a más de un superior.

7. ¿Cuál es la definición de organización?

Establecer una estructura para coordinar actividades, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

9. Describe el principio del objetivo.

Todas las actividades deben relacionarse con los objetivos de la empresa, al organizar hay que tener presente que la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo

15. Describe el principio de amplitud o tramo de control.

Un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté sobrecargado y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más importantes.

2. ¿Qué debe determinarse para lograr una buena organización?

Una vez que se ha establecido "lo que se quiere hacer", será necesario determinar "cómo hacerlo" y qué medidas utilizar para lograr lo que se desea.

17. Describe el principio de la continuidad.

Una vez que se ha establecido la empresa, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.

60. ¿Cuáles son las ventajas de la organización funcional?

Permite que cada cargo se concentre única y exclusivamente en su trabajo específico, también proporciona mejor supervisión técnica y desarrolla comunicaciones directas, más rápidas y sin intermediación de otros niveles, lo cual reduce posibles distorsiones.

20. ¿Cómo se origina la organización informal?

Por la necesidad de convivir con otras personas y se integran grupos informales en el que cada persona adquiere una posición o estatus.

58. ¿Cómo funciona la comunicación en la organización funcional?

Por medio de líneas directas de comunicación, ya que ésta efectúa directamente, sin necesidad de intermediación, pues no siguen la cadena de mando.

59. ¿Por qué la organización funcional utiliza la descentralización de las decisiones?

Porque las decisiones se delegan a los órganos o cargos especializados que posean el conocimiento necesario para implementarlas mejor.

6. ¿Qué implica la agrupación, asignación de actividades y responsabilidades?

Promover la especialización, además origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad.

21. ¿Cuáles son las características de una organización informal?

Se crean relaciones de simpatía, pueden oponerse a la organización formal y estar en desacuerdo con los objetivos de la empresa, sus actitudes y patrones de conducta reflejan los intereses y aspiraciones del grupo.

34. ¿Qué podemos obtener de un análisis de puesto?

Se obtienen los requisitos de las cualidades humanas necesarias para desempeñarlo satisfactoriamente (estudios, sexo, edad, habilidades y perfil de puesto).

50. ¿A qué llamamos amplitud de control?

Se refiere al número de subordinados que cada órgano o cargo puede supervisar de manera adecuada.

18. ¿Qué es la organización formal?

Sitúa a cada trabajador en un puesto que va a determinar su estatus en la estructura y sus actividades.

39. ¿Cuáles son los manuales administrativos?

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa.

56. ¿Cuáles son las ventajas de la organización lineal?

Son estructuras sencillas y de fácil comprensión que delimitan con claridad las responsabilidades de las unidades o posiciones involucradas. Es el tipo de organización indicado para pequeñas empresas o para empresas que operan en ambientes estables o con tecnologías estables.

24. ¿A qué llamamos técnicas de organización?

Son herramientas necesarias para solucionar los problemas organizativos; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

29. ¿A qué llamamos diagramas de flujo?

Son la representación simbólica de una secuencia lógica que representa un conjunto de actividades, documentos, archivos y los puestos de trabajo que intervienen en un procedimiento detallado.

45. ¿A qué llamamos core business?

Son las actividades esenciales para el cumplimiento de la misión organizacional.

25. ¿Qué es un organigrama?

Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de la empresa.

12. Describe el principio de paridad de autoridad y responsabilidad.

A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

5. ¿A qué llamamos coordinación dentro de la organización?

A la estructura que propicia la armonía y la adecuada sincronización de las actividades, a fin de facilitar el trabajo de la mejor manera posible.

27. ¿A qué llamamos cuadro de distribución del trabajo?

A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los puestos de trabajo.

1. ¿Cómo se obtiene la eficiencia?

A través del ordenamiento y la coordinación de todos los recursos que forman parte de un grupo social.

10. Describe el principio de la especialización.

Afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

66. ¿Cuáles son las desventajas de la organización línea-staff?

El asesor de staff es generalmente un técnico con preparación profesional, mientras que el hombre de línea es un hombre que tiene práctica, promovido por la experiencia y por los conocimientos adquiridos en el trabajo. Uno trata con el conocimiento, el otro con la experiencia inmediata. Al planear y recomendar, el asesor no asume la responsabilidad inmediata por los resultados de los planes que presenta. La situación es propicia al conflicto porque, ante cualquier dificultad, el asesor puede asegurar que su plan falló por ineptitud del personal de línea en la ejecución, mientras el personal de línea puede argumentar que el plan no podía llevarse a la práctica y sólo se quedaba en la teoría.

31. ¿Cuáles son los diagramas lineales?

El flujo de las actividades va representado de arriba hacia abajo, así como las áreas funcionales que intervienen y que son representadas por símbolos.

28. ¿Cuáles son las ventajas de un cuadro de distribución del trabajo?

Elimina la ineficiencia y duplicidad en el trabajo, evita fuga de responsabilidades, normaliza procedimientos y define la naturaleza de los trabajos.

26. ¿Cuál es la diferencia entre los organigramas vertical, horizontal y mixto?

En el vertical los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo, el horizontal de izquierda a derecha y el mixto se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

38. ¿En qué consisten los requerimientos del puesto?

En una descripción precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajo para desempeñar el puesto.

55. ¿A qué llamamos líneas formales de comunicación?

Es cuando las comunicaciones entre las unidades y las personas se hacen únicamente a través de líneas existentes en el organigrama.

8. ¿Cuál es la importancia de la organización?

Es de carácter continuo, se establece la mejor manera de lograr los objetivos, suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, evita la lentitud e ineficiencia en las actividades y reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos.

22. ¿En qué consiste el proceso clásico de organización?

Es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objeto de operar con la eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos.

53. ¿Qué es la organización lineal?

Es la estructura organizacional más sencilla y antigua, y se basa en la autoridad lineal.

57. ¿Qué es la organización funcional?

Es la estructura organizacional que aplica el principio de la especialización de las funciones. En ésta, cada subordinado se reporta a varios superiores especializados simultáneamente, en el tema de la especialidad de cada uno.

11. Describe el principio de la jerarquía.

Es necesario establecer centros de autoridad para lograr los planes en los cuales la autoridad y responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

33. ¿A qué llamamos análisis de puestos?

Es un cuestionario que sirve para obtener información sobre los componentes del puesto, desde el título del puesto, jefe inmediato, subordinados y funciones o actividades.

63. ¿Cuáles son las características de la organización línea-staff?

Es un tipo mixto de organización: los órganos de línea están directamente relacionados con los objetivos vitales de la empresa (como producir y vender) y tienen autoridad lineal sobre la ejecución de las tareas orientadas a sus objetivos, mientras que los órganos de staff tienen autoridad funcional de asesoría sobre la ejecución de las tareas orientadas a esos objetivos.

49. ¿Cuáles son las cuatro situaciones relacionadas con el tamaño organizacional que las empresas pueden enfrentar?

a) Crecimiento: caracterizado por el aumento del tamaño, bien sea en recursos, en cobertura de mercado, etc. b) Desarrollo: caracterizado por alguna mejoría, bien sea en recursos o expansión de mercado. c) Supervivencia: caracterizada por el mantenimiento de la situación que la empresa consiguió alcanzar: la empresa se mantiene inalterable. d) Declinación: caracterizada por una reducción de las actividades, pérdida de recursos o de su alcance mercadológico.

40. Los manuales de acuerdo a su contenido pueden ser:

a) De organización (general o específico). Si corresponde a un departamento o sección debe anotarse el nombre de éste. b) De descripción de puestos. c) De procedimientos.

64. ¿Cuáles son las principales funciones del staff?

a. Servicios: es decir, actividades especializadas realizadas y ejecutadas por el staff. b. Consultoría y asesoría: proporcionados por el staff como medios de orientación y recomendación. c. Seguimiento: significa acompañar y evaluar determinada actividad o proceso. d. Planeación y control.

23. Describe los niveles del proceso de organización.

• Institucional. Establecimiento de la Visión y elaboración de Estrategias. • Intermedio. Transformación de las estrategias en programas de acción. Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional) • Operacional. Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización.