الرسائل التجارية
التوقيع
إن مجمل ما يتضمنه التوقيع في الرسالة التجارية هو ثلاثة عناصر أساسية وهي ترد متتابعة كما يلي : التوقيع الدلالي أو الرمزي والاسم صريحا وواضحا والمسمى الوظيفي للشخص الموقع وممكن في حال غياب صاحب الحق في التوقيع على الرسالة أن يوقعها من ينوب عنه في الهيكل التنظيمي للمؤسسة وفي هذه الحالة لا بد أن يسبق التوقيع حرف الجر (عن) أو متصلا بالضمير عنه أو حرف (ع) فقط اختصارا .
نموذج الرسالة التجارية
اسم المرسل وعنوانه إشارتنا : إشارتكم: التاريخ : اسم المرسل إليه وعنوانه : الرقم : التحية الافتتاحية الموضوع : ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... التحية الختامية التوقيع...................................... الاسم الصريح .............................. المسمى الوظيفي ................................ الرموز : المرفقات : نسخة إلى :
العناصر الرئيسة للرسالة التجارية
اسم المرسل وعنوانه . اسم المرسل إليه وعنوانه . التاريخ والرقم. التحية الافتتاحية . فحوى الرسالة ومضمونها (جسم الرسالة). التحية الختامية . التوقيع.
خصائص الرسالة التجارية
الإيجاز والاختصار بدون التأثير على المضمون المراد إيصاله للجهة المرسلة إليها الرسالة ويحدد حجم الرسالة التجارية من فقرة واحدة إلى ثلاث فقرات فقط . المباشرة في عرض الموضوع ، بدون إسهاب أو تطويل أو مقدمات طويلة . البساطة في نقل المطلوب ، والتعبير عنه بدون تعقيد ، أو استخدام الفاظ أو عبارات مبهمة . الوضوح في نقل المطلوب ، بدون احتمال تفسيره بغير التفسير المراد . الدقة في عرض المطلوب ؛ ذلك بقدرة كاتب الرسالة على تنظيم المطلوب وترتيبه بشكل جيد . الالتزام بقواعد الترقيم ؛ لما لها من دلالات توضح المقصود منها . المجاملة ؛ ذلك للتأثير في الجهة المرسلة إليها ؛ فقد تتضمن الفقرة الأولى من الرسالة بعض الفاظ المجاملة
أركان الرسالة وعناصر التركيب الفني
العناصر الرئيسة العناصر الثانوية
التحية الافتتاحية
تعد التحية الافتتاحية الجزء الأول أو الركن الأول في مضمون الرسالة ومحتواها ولعل هذه الافتتاحية أن تكون مفتاح الدخول إلى مضمون الرسالة برمتها فإذا أحسن كاتب الرسالة وأجاد مدخله فيها من خلال هذه التحية كان التأثير الإيجابي كبيرا في قارئها ومن ثم أصبح سهلا تلمس محتواها بيسر وبشكل إيجابي وكما يقولون فإن الخطاب يقرأ من عنوانه وهكذا الأمر في شأن التحية الافتتاحية للرسالة التجارية إذ إن لهذه الافتتاحية مفعولا وأثرا نفسيا كبيرا في المرسل إليه فلا بد من إجادة المدخل حتى تحقق الرسالة أول أهدافها على الصعيد النفسي والوجداني . ويعود انتقاء التحية الافتتاحية لغة وصياغة لاختيار كاتبها وذوقه الخاص وقدرته على استشراف طبيعة المرسل إليه وخصائص نفسيته وما له من تأثير مباشر عليه واختيار الألفاظ الأكثر إيجابية في التأثير ذلك من خلال أسلوب يكتنفه حسن الصياغة والمجاملة المقبولة وحسن الذوق وأدب المخاطبة . من التعبيرات التي يمكن أن تكون تحية افتتاحية : السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ، وهي أعظم التحيات الافتتاحية تحية طيبة ، أما بعد ...
أهمية الرسائل التجارية
تعد الرسائل التجارية فنا من فنون الكتابة المتخصصة ، تستخدم في مجالات تنظيم العلاقات التجارية فهي وسيلة اتصال مكتوبة وغير مباشرة بأولئك المتعاملين مع أي شركة ، أو مؤسسة حكومية أو جمعية تجارية أو هيئة ، أو أفراد ؛ فتتبنى بذلك إقامة العلاقات التجارية المستهدفة ، وإحداث التبادل التجاري على قاعدة سليمة ومنظمة
الرموز
تكون الرموز عبارة عن الحروف الأولى من اسم كل من كاتبها وطابعها وتكتب غالبا أسفل الرسالة من الجهة اليمنى فتكون بذلك أسفل الرسالة وفي مقابل المسافة المخصصة للتوقيع وقد أشار بعض الباحثين إلى أن هذه الرموز تعد من الأجزاء الرئيسة للرسالة التجارية .
ويمكن حصر أهمية الرسالة التجارية فيما يلي
توثق الرسالة التجارية المعاملات التجارية المختلفة لدى الشركة أو المؤسسة أو الجهة المعنية ، سواء جهة المرسل أو جهة المرسل إليه ، وسواء أكان التوثيق للعقود أم المعاملات التجارية الأخرى المتعددة . وبرغم التقدم التقني في مجال تسيير أمور الجهات التجارية المختلفة في وقتنا الراهن كاستخدام الحاسوب والأشرطة الممغنطة وغيرها إلا أن الرسالة التجارية تبقى عنصرا فاعلا ومهما في توثيق معاملات أية جهة تجارية ، ضمن أرشفة تلك المعاملات في ملفات خاصة منفصلة ، أو في ملفات تحتويها أشرطة الحاسوب -الديسكات والسيديهات - التي سهلت عملية تخزين محتويات الرسائل بشكل عصري متطور ، يسهل معه الرجوع إلى المعلومات المستهدفة كافة بيسر وفي وقت قصير وبوضوح ودقة . 2/ إن الرسائل التجارية قد تتيح الفرصة الكاملة لكل من طرفي عقد أو اتفاق تجاري لعرض المسألة التجارية الخاصة بكل منهما ، وتبادل الأفكار والآراء حولها ، بغية الوصول إلى أفضل أشكال التعاقد قبل اتخاذ القرار النهائي حول ذلك ، وهذا يهيئ - من غير شك- الجو الملائم لكل من الطرفين لإعادة النظر فيما يطرحه أو يعرضه ، قبل الاتفاق النهائي . 3/ تشكل الرسالة التجارية شكلا غير مباشر من أشكال المفاهمة والاتصال ، وبخاصة لدى جهات تتباعد بينها الأمكنة ، بما يتعذر معه الالتقاء أو التفاهم المباشر ، وقد يساعد هذا على التفاهم عبر الرسالة التجارية . وهذا هو مكمن أهميتها في عقد كثير من الصفقات والاتفاقات التجارية المهمة بهذا الصدد . 4/ تعد الرسالة التجارية مستندا قانونيا لدى الجهات القانونية العربية والعالمية ؛ لأنها مستند يوثق -كما اشرنا إلى ذلك من قبل - ما تم من مفاهمات واتفاقات بين الجهات المعنية ، وهذا يسهل -من غير شك - الوصول إلى أحكام قانونية سليمة ، والبت في الخلافات التي قد تنشأ بين تلك الجهات ، بناء على أسس الأدلة القانونية المثبتة للقضايا محل الخلاف ، وعليه فالرسالة التجارية تعزز الجانب القانوني لإثبات الاتفاق أو التعاقد وتفصيلاته ، وبخاصة عند نشوء أي نزاع . 5/ تعد الرسالة - في حقيقة الأمر - سجلا وثائقيا لا يعتمد عليه في دراسة علاقات الجهة التجارية المعنية - فحسب- بقدر ما تعد أيضا أساسا يمكن أن يبني عليه الباحثون أو المهتمون دراساتهم وأبحاثهم ، حتى وهم يؤرخون أو يدرسون ويوثقون لواقع الحركة التجارية ، ولطبيعة الحياة الاقتصادية بعامة في بلد ما ؛ لأنه من مجموع اتفاقات مع غير جهة تجارية في بلد واحد و المفاهمات معها ، وحركة التجارة فيها ، يمكن رسم خارطة الحركة التجارية بصورة أكثر دقة ووضوحا وشمولية لذلك البلد .
العناصر الثانوية للرسالة التجارية
عنوان الموضوع . الإشارة . الرموز. المرفقات . عبارة (نسخة إلى ).
عنوان الموضوع
قد تتضمن الرسالة التجارية ذكر عنوان موضوعها أو مضمونها وغالبا ما يأتي ذكر هذا العنوان أسفل الجزء المخصص لذكر اسم المرسل إليه وعنوانه في الجزء الأيمن من أعلى الرسالة وقد يتم الاستغناء عن ذكر هذا العنوان لأن مضمون الرسالة يكفي في هذه الحالة وإن التزام بذكره بعضهم . إن ذكر العنوان فيجب أن يكون مختصرا متضمنا جملة واحدة تبين للقارئ موضوع الرسالة فيكون بذلك مفتاحا للدخول إلى تفصيل الموضوع المذكور في هذا العنوان ويشد انتباه القارئ . 2/ الإشارة : وتعني الإشارة الخاصة بالمرسل أو المرسل إليه وهي عبارة عن حروف أو أرقام أو كليهما تعرفها كل جهة ويحتويها الأرشيف الخاص بها وتكتب هذه الإشارات في الغالب على الجانب الأيمن العلوي للرسالة أو الجانب الأيسر العلوي منها سواء أعلى معلومات المرسل إليه وعنوانه أو أسفل التاريخ على الجانب الأيسر للرسالة ولا شك أن ذكر هذه الإشارات يؤدي دور التوثيق وتنظيم المعاملات في ملفات خاصة مما قد يسهل الرجوع إليها عند الحاجة .
/ فحوى الرسالة ومضمونها
لا بد أن يتسم هذا المضمون بالوضوح والمباشرة والدقة والاختصار كما نوهنا سابقا وقد درجت الرسائل التجارية على أن تكون الفقرة الأولى فيها مقدمة لمحتوى الرسالة وبعض الفاظ المجاملة للمرسلة إليه وتكون الفقرة الثانية لعرض المطلوب مفصلا وأن تحوي الفقرة الثالثة خلاصة ما ورد في الرسالة باختصار متضمنة التعبير عن الحرص الشديد على إحداث التعاون المستقبلي المثمر وتبادل الآراء والدعوة لاستمرار التواصل بين المرسل والمرسل إليه . ولا بد أن تلتزم التزاما دقيقا بتضمنها موضوعا واحدا فقط فإن تكرار الموضوعات وتعددها في رسالة واحدة قد يضعف من تأثيرها ويقلل من الأهمية التي قد يكون عليها موضوع واحد من تلك الموضوعات . 6/ التحية الختامية : تكون التحية الختامية في الرسالة التجارية من أكثر التعبيرات اللغوية الخفيفة التي يتحتم على كاتب الرسالة أن يحسن صياغتها وعرضها لأنها تدفع من خلال تأثيرها في المرسل إليه للتلبية والاستجابة والإحساس بالارتياح والطمأنينة ووجوب التعامل مع المرسل بشكل مستمر . ومن أمثلة التحيات الختامية : ولكم خالص التحيات والتقدير . وتقبلوا وافر الشكر والتقدير . شاكرا ومقدرا . راجيا قبول وافر احترامي .
اسم المرسل إليه وعنوانه
لا بد من ذكر معلومات المرسل إليه واضحة ودقيقة وكاملة ضمانا لسير الرسالة في مسارها الطبيعي والصحيح وقد درج على وضع اسم المرسل إليه ومعلوماته الكاملة في أعلى الجانب الأيمن من الرسالة ولكن ليس بمحاذاة الترويسة بل تكون إلى أسفل منها
المرفقات
هي كل مستند أو ورقة رسمية من الممكن أن ترفق بالرسالة التجارية حين إرسالها ذلك لتعزيز ما ورد فيها أو تكون إكمالا له أو تأكيدا لشيء ما ذي علاقة بمضمون الرسالة وتوثيقا له مثال ذلك أية شيكات أو كمبيالات (سندات) أو تحويلات مالية أو اعتمادات أو ما شابه ذلك . وتكتب كلمة المرفقات في الغالب وذكر تفصيلاتها في الجزء الأيمن أسفل الرسالة تماما وهي تلي ذكر الرموز فيها كما يمكن أن يذكر أمام كلمة المرفقات عددها ونوعها وطبيعتها ، كأن يكتب كما يلي : المرفقات (3) شيك رقم ... كمبيالة ... فاتورة رقم (...) بتاريخ (...)
ماهي الرسائل التجارية ؟
هي نوع من الرسائل التي تتبادلها جهات رسمية أو تجارية ، وتكون تلك الرسائل ذات طبيعة تجارية ، اقتصادية ومالية
عبارة (نسخة إلى)
وتكتب في أسفل الرسالة بعد ذكر الرموز والمرفقات وهي تحدث الترابط بين الجهات المسؤولة أو الأشخاص المسؤولين ذوي العلاقة بهذه الرسالة ومن ثم تدفع للعلم والإحاطة بما يتم اتخاذه من إجراءات مع مسار هذه الرسالة .
التاريخ والرقم
يشكل ذكر التاريخ والرقم في الرسائل التجارية توثيقا دقيقا لها ، حيث يحدد ذلك طبيعتها ومسئولية كتابتها والتوقيع عليها ، وفي هذا تسهيل لمعرفة ظروف كتابتها والتوقيت المحدد لذلك ، ومن ثم تحديد المسئولية المشار إليها ويكتب التاريخ والرقم متتابعين أو عموديين في الجزء الأيسر أعلى الرسالة بمحاذاة المعلومات الخاصة باسم المرسل إليه وعنوانه أو إلى الأعلى منه قليلا ولعل التنسيق في ذكر اسم المرسل وعنوانه ومن ثم التاريخ والرقم يمين الرسالة ويسارها في جزء الرسالة العلوي إنما يضفي على الرسالة نوعا من الجمال المتولد من الترتيب والتناسق بين أركانها العليا .
اسم المرسل وعنوانه
يعد ذكر اسم المرسل وعنوانه هو أول جزء رئيس ومهم في الرسالة التجارية ، ولا بد من ذكره ، ويكون -في الغالب- مطبوعا مسبقا على الورق الرسمي للجهة المرسلة . والاسم والعنوان يكونان مكتوبين في الغالب في أعلى الصفحة ، سواء في يمين الصفحة أو يسارها ، وإن كان من الأفضل أن تكون الطباعة في وسطها متضمنة المعلومات كافة والخاصة بالجهة المرسلة وتتضمن تلك المعلومات اسم الجهة وعنوانها كاملا ورقم الهاتف و(الفاكس) والتلكس إن وجد وكذلك شعار الجهة المرسلة وغير ذلك من المعلومات الدقيقة الشاملة . وقد اصطلح على تسمية هذه المعلومات بالترويسة وهي تكون في الأغلب الأعم معلومات ثابتة لا تتغير إلا إذا خضعت الشركة لتغييرات كأن تتغير معلوماتها سابقة الذكر . وكثيرا ما نلاحظ أن هذه المعلومات التي تحتويها الترويسة على أوراق شركة أو مؤسسة ما هي الأكثر بروزا ووضوحا في الرسالة كلها سواء من حيث بنط الخط أو جماله ووضوحه وتنسيقه وهذا بلا شك يلعب دوره في التأثير المباشر في الجهة المرسلة إليها .
