Projektový Manažment
čo obsahuje iniciačná dokumentácia projektu?
- Detailné zdôvodnenie projektu - Štruktúra tímu (opis rolí) - Stratégia manažérstva kvality - Stratégia manažérstva konfigurácie - Stratégia manažérstva rizika - Stratégia manažérstva komunikácie - Projektový plán - Riadiace činnosti projektu - Prispôsobenie metodiky
stakeholders management
- Existuje oveľa viac zainteresovaných strán, než je projektový tím schopný zvládnuť - Umenie spočíva v zručnom vytriedení tých, s ktorými je nutné úzko spolupracovať - Projekt však môže zlyhať aj v neskorej fáze práve preto, že boli ignorované kľúčové zainteresované strany 1. Identifikácia a štrukturalizácia 2. Stanovenie očakávaní, hrozieb a možností pozitívneho vplyvu 3. Analýza vplyvu 4. Príprava a realizácia stratégie komunikácie so stakeholdermi s ohľadom na meniace sa okolie projektu
podmienky úspešného projektu
- Jasný cieľ - prispôsobiť organizáciu na novú situáciu (či už je to reakcia na vonkajšiu zmenu alebo plánovaná zmena v organizácii) - Presvedčivý zámer projektu - dosiahnutie pozitívnej zmeny, návratnosť investícií (prínos musí prevýšiť investície) - Finálny zákazník - ten, kto hľadá zmenu a rozumie, prečo sa vykonáva; identifikované zainteresované strany a ich požiadavky - Finančné a časové obmedzenia - projekt je realizovaný s určeným trvaním a nákladmi (spotrebou zdrojov) - Monitorovací a hodnotiaci mechanizmus - riadenie projektu je podporované systémom merania výkonnosti (sledovanie indikátorov)
rozlíšenie projektov podľa kategórií na projekty
- Komplexné projekty: unikátne, jedinečné, neopakovateľné, dlhodobé, obsahujú stovky až tisíce činností, majú špeciálnu organizačnú štruktúru, sú náročné na zdroje, vyžadujú vysoké náklady, skladajú sa z veľkého počtu subprojektov, atď.). - Špeciálne projekty: strednodobé, desiatky až stovky činností, zodpovedajúce zdroje a náklady, dočasné priradenie pracovníkov, organizačná jednotka, dekompozícia na subprojekty). - Jednoduché projekty: malé projekty, niekedy sa označujú ako projektové úlohy krátkodobé, jednoduchý cieľ, desiatky činností. Vyznačujú sa zdieľaním rovnakých, nevydelených zdrojov
popíš logický rámec projektu
- Opiera sa o medzinárodné normy, metodiky a terminológiu - Podporuje spoluprácu - Produkuje návrh orientovaný na produkt a zameraný na zákazníka - Zlepšuje kauzálnu logiku - Predpokladá, že návrh procesu je učiaci proces - Integruje projekt s programami a stratégiami - Pre riadenie projektu znamená úsporu času aj úsilia - Je stručný a prehľadný (tabuľka 4 × 4 v rozsahu jednej A4) - Je ľahké sa metódu naučiť a používať ju
čo obsahuje plán projektu?
- Opis plánu - Prerekvizity - Externé súvislosti - Predpoklady - Zahrnuté najlepšie skúsenosti - Body monitorovania a kontroly - Rozpočet - Tolerancie - Opis produktov - Časový plán
čo sú stakeholders (zainteresované strany) a ako ich delíme?
- Osoby/organizácie, ktoré sú aktívne zapojené do projektu, alebo ktorých záujmy môžu byť pozitívne/negatívne ovplyvnené realizáciou projektu alebo jeho výsledkom - Často môžu ovplyvniť priebeh projektu alebo jeho výsledky - Členenie: Primárne - Vlastníci, investori, zamestnanci, zákazníci (súčasní aj potenciálni), obchodní partneri - najmä dodávatelia, miestna komunita, konečný užívateľ, financujúce banky Sekundárne • Verejnosť, vládne inštitúcie, konkurencia, samosprávne orgány, predstavitelia verejnej správy, tlače, rezidenti, propagátori
aké sú úrovne plánovania v projekte?
- Plán projektu - vytvára sa v Iniciačnej etape - Plány etapy - vytvárajú sa pri procese Riadenia rozhrania etapy - Plán tímu - (jediný nie je povinný v PRINCE2), vytvára ho Tím manažér v procese Riadenie dodania produktu - Plán výnimky - obsahuje aktivity požadované pre zvládnutie dopadov, ktoré vyvolá prípadná odchýlka nad rámec povolenej tolerancie
kvalita v projektovaní - kvalita produktu projektu
- Plánovanie kvality - určenie akceptačných kritérií (vlastností a charakteristík produktu - MoSCoW) a prijateľných tolerancií - Riadenie kvality - techniky, opatrenia, metódy použité na kontrolu, či produkt vyhovuje účelu (testovanie, hodnotenie, preskúmanie) - Zabezpečovanie kvality - v zmysle produktov a systému manažérstva vnútri projektu (napr. Určenie funkcií preberajúcich zodpovednosť, tvorba záznamov)
aké sú princípy/zásady rešpektované v projekte podľa PRINCE 2?
- Pokračujúce zdôvodnenie projektu - Učenie sa zo skúseností - Definované roly a zodpovednosti - Riadenie podľa etáp - Riadenie podľa výnimky - Zameranie na produkty - Prispôsobenie (veľkosti projektu, prostrediu, zložitosti, dôležitosti, uskutočniteľnosti, riziku)
akých 7 procesov existuje podľa PRINCE 2?
- Predprojektová príprava - Iniciačná etapa - Riadenie etapy - Riadenie dodávania produktu - Riadenie rozhrania etapy - Ukončenie projektu - Strategické riadenie projektu
čo obsahuje správa o ukončení etapy?
- Preskúmanie zdôvodnenia projektu - Preskúmanie cieľov projektu - Preskúmanie cieľov etapy - Preskúmanie výkonnosti tímu - Preskúmanie produktov - Poučenia - Problémy a riziká - Predpoveď zvládnutia ďalšej etapy
čo sa zohľadňuje pri tvorbe PBS?
- Prizvanie tímu, ktorý sa bude podieľať na tvorbe produktu - Štruktúrovaný pohľad na produkt - vyvážená detailnosť rozkladu - Externé produkty požadované plánom projektu - sú to všetky produkty, ktoré už sú vytvorené mimo predmetu projektu
o čom poskytuje obraz plánovanie projektu?
- Produktoch - čo je požadované, aby sa v projekte vytvorilo - Aktivitách - ako budú produkty vytvorené (ciele dosiahnuté) - Zdrojoch - akými prostriedkami (ľudia, zariadenia) - Časových dispozíciách - kedy sa budú produkty dodávať/aktivity realizovať - Potvrdení uskutočniteľnosti vytvorenia a dodania produktov
projekt - program - portfólio
- Projekt - dočasná organizácia, ktorá slúži na vytvorenie jedného alebo viacerých produktov v súlade so zámerom projektu - Program - dočasná flexibilná štruktúra vytvorená pre koordinovanie, strategické riadenie a dohľad nad uskutočňovaním skupiny vzájomne prepojených projektov so zámerom dodávania výsledkov a vytvárania prínosov pre organizáciu - Portfólio - zoskupenie projektov a prípadne programov, ktoré nemusia byť nutne nejako prepojené, a ktoré boli zoskupené za účelom koordinácie a efektivity (zdrojov,...) riadenia, kontroly, koordinácie a optimalizácie
kto rieši závažné zmeny v projekte?
- Projektový výbor po porade s Riadením programu - Možnosti: - zvýšenie tolerancie - uplatnenie Plánu výnimiek (okamžité) - odklad uplatnenia Plánu výnimiek na určitú dobu - predčasné ukončenie projektu
čo všetko obsahuje štúdia uskutočniteľnosti
- Práca s odhadmi (pesimistický, stredný, optimistický) - Analýza prostredia a súvislostí - Analýza nákladov a prínosov - Analýza súladu so stratégiami - Možnosti technického a technologického riešenia - Dopady na zainteresované strany a životné prostredie - Finančný plán a návratnosť investícií - Časový plán (harmonogram) - Analýza rizík (citlivostná analýza) - Hodnotenie efektívnosti a udržateľnosti projektu
určovanie počtu etáp
- Príliš veľa krátkych etáp - zvýšenie úrovne riadenia projektu - Príliš málo dlhších etáp - zníženie úrovne/možnosti kontroly
aké sú úrovne riadenia v projekte?
- Riadenie organizácie/programu - Strategické riadenie (riadiaci výbor projektu) - Riadenie projektu (projektový manažér) - Riadenie dodania (vedúci tímu dodania prác)
trojuholník riadenia projektu a balansovanie medzi obmedzeniami
- Rozšírený predmet = zvýšená spotreba času ~ zvýšené náklady - Skrátený čas = zvýšené náklady ~ redukovaný predmet - Skrátený rozpočet = redukovaný predmet ~ zvýšená spotreba času
aké činnosti sa vykonávajú pri ukončení projektu?
- Spracovanie záverečnej správy a záverečného preberacieho protokolu - Preskúmanie správy a podpis preberacieho protokolu - Ukončenie financovania projektu, uzatvorenie účtov - Riešenie už nepoužívaných zdrojov (zásoby, softvér, vybavenie) - Archivácia dokumentov k projektu - Uvoľnenie pracovníkov, odobratie pridelených práv, oslávenie prípadného úspechu - Hodnotenie projektu a súpis ponaučení z projektu
aké dokumenty sú vytvorené v procese "Ukončenie projektu"?
- Správa o ponaučení - poskytnúť skúsenosti, ktoré môžu byť aplikované pre iné projekty - Výkaz o stave produktov - Odporučenie ďalších krokov - Ohodnotenie projektu - Záverečná správa projektu
popíš štúdiu uskutočniteľnosti
- Správa opisujúca, či má navrhovaný produkt hodnotu, a to podľa zhromaždenia informácií o produkte projektu - jeho príspevku k dosiahnutiu cieľov organizácie - realizovateľnosti s použitím súčasnej technológie - integrovateľnosti s existujúcimi produktmi/systémami
pricípy projektového manažmentu
- Systémový prístup - Štruktúrovanie problému - Systematický metodický postup - Tímová práca - Limitované prostriedky - Integrácia: usporiada a riadi rôzne aktivity, snahy, záujmy a výsledky tak, aby bol projekt úspešný - Procesný charakter: vstup - transformácia - výstup, základné procesy: definovanie, plánovanie, vedenie, monitorovanie, ukončenie - Využitie počítačovej podpory
aké náležitosti obsahuje zdôvodnenia projektu podľa prínosov a nevýhod?
- Súpis prínosov, ktoré budú dosiahnuté výsledkami projektu - Používajú sa merateľné ukazovatele s očakávanými hodnotami v porovnaní so súčasným stavom - finančné aj nefinančné - Nevýhody predstavujú negatívne vplyvy na jednu alebo viac zainteresovaných strán - Uvádzajú sa predpoklady dosiahnutia prínosov (výsledky projektu)
aké sú ciele riadenia rozhrania medzi etapami?
- Ubezpečiť riadiaci výbor, že všetky produkty definované v pláne súčasnej etapy boli vytvorené a prijaté - Pripraviť plán etapy pre nasledujúcu etapu - Vyhodnotiť a, ak je to nevyhnutné, upraviť dokumentáciu projektu - Poskytnúť Riadiacemu výboru všetky informácie pre hodnotenie životaschopnosti projektu - Zaznamenať všetky ponaučenia, ktoré môžu pomôcť v nasledujúcich etapách
aké sú úrovne riadenia v projekte podľa PRINCE 2?
- Vedenie podniku alebo programu - najvyšší manažment - usmerňovanie - projektový výbor - riadenie - projektový manažér - dodávanie - tím manažér/manažéri
aké sú ciele etapy "Ukončenie projektu"?
- Verifikovanie akceptácie používateľom - Zabezpečenie dovŕšenia vykonania projektu v zmysle porovnávacej základne - Vyhodnotenie dosiahnutých prínosov alebo naplánovanie monitorovania/kontroly zatiaľ nedosiahnutých prínosov - Vytvorenie poučenia vrátane poučenia z projektu pre otvorené problémy a riziká
aké náležitosti obsahuje zdôvodnenia projektu podľa podnikateľských možností?
- Vychádzajú zo súčasného a želaného stavu - Skúmajú sa možnosti reagovať na problém/príležitosť: - nerobiť nič - urobiť len minimum (niečo) - urobiť možné (maximum)
rozlíšenie projektov podľa druhu (obsahu alebo účelu) na projekty
- Výstavbové: na dosiahnutie cieľov je nutná nová výstavba alebo rekonštrukcia existujúcich objektov. - Výskumné a vývojové: projekty riešiace inovácie od 3. rádu vyššie. - Technologické: projekty zavádzania nových technológií, zvyčajne inovácie 1. až 3.rádu. - Organizačné: projekty zmien určitých štruktúr (napr. systému riadenia) alebo usporiadanie významných akcií. - IT projekty: vytváranie počítačových sietí, softvérov.
aké sú procedúry riadenia zmeny?
- Zachytenie (požiadavky, odchýlky, obavy) - určenie typu, závažnosti, priority - Preskúmanie (dopadu na tolerancie, na zdôvodnenie, riziko) - príčiny vyvolávajúce požiadavky na zmenu a ich vplyv na ciele - Navrhnutie (varianty riešenia) - vytvorenie a ohodnotenie variantov riešenia - Rozhodnutie (najvhodnejšie riešenie) - prijíma delegovaná autorita (schválenie, odmietnutie, odklad riešenia) - Uskutočnenie (riešenia) - nápravné opatrenie
aké sú témy rešpektované v projekte podľa PRINCE 2?
- Zdôvodnenie projektu - Organizovanie - Plánovanie - Riziko - Napredovanie/progres - Kvalita - definovanie požiadaviek na kvalitu - Zmena - zaobchádzanie s problémami
Charakteristiky projektu
- Zmena - projekt zavádza zmenu - Dočasnosť - projekt má časovo definovaný začiatok a koniec - Jedinečnosť - každý projekt je jedinečný - Viac-funkčnosť/multidisciplinarita - projekt zahŕňa ľudí s rôznymi poznatkami a zručnosťami, ktorí pracujú spoločne - Neistota - v projektoch sa prejavuje riziko
popíš aké zodpovednosti sú v RACI matici
- Zodpovedný (responsible) - ten, koho úlohou je vytvorenie produktov - Schvaľuje (accountable) - ten, kto schvaľuje dodávané produkty projektu podľa kritérií ich preberania - Konzultuje (consulted) - ten, kto vystupuje ako poradca, na koho názore musí záležať - Informovaný (informed) - ten, kto sleduje pokrok v projekte, udržiava záznamy
popíš základný princíp logického rámca a aj prvú fázu tvorby logického rámca
- Základným princípom spracovania logického rámca je postup od všeobecného ku konkrétnemu Prvá fáza tvorby logického rámca - všeobecný popis: 1. Definovať cieľ, ktorý má projekt splniť. 2. Definovať zámer, ku ktorého naplneniu projekt prispeje. 3. Definovať výstupy slúžiace na dosiahnutie účelu. 4. Definovať činnosti vedúce k dosiahnutiu výstupov
5 zásad projektových cieľov a stratégie
- Zásada č. 1: ciele projektu je nutné formulovať tak, aby bolo možné priebežne jednoznačne kontrolovať priebeh ich plnenia a na záver vyhodnotiť mieru ich plnenia (dosiahnutie). Nejasná formulácia cieľov silne ohrozuje priebeh a náklady projektu. - Zásada č. 2: pokiaľ nie sú jasne stanovené a dobre známe ciele projektu, nie je možné posudzovať, ktorý variant riešenia problému je optimálny. - Zásada č. 3: pri formulácii projektových cieľov je nutné vždy zvažovať, či je ich dosiahnutie reálne. - Zásada č. 4: cieľový stav projektu treba chápať ako štruktúrovaný systém čiastkových cieľov (strom cieľov). - Zásada č. 5: pri formulovaní cieľov projektu je nutné zvažovať všetky dôsledky realizácie projektu - pozitívne aj negatívne.
aké sú súčasti procesu riadenia etapy projektového manažéra?
- autorizácia balíka úloh - kontrolovanie napredovania - spravodajstvo o etape - preberanie výstupov balíka úloh - zachytávanie problémov a rizík - prijímanie nápravných opatrení - správa o výnimke - eskalácia problému - predpoklad prekročenia tolerancie
Dĺžka trvania jednej etapy je daná
- dodržiavaním zvládnuteľného plánovacieho horizontu - prispôsobením sa technickým etapám projektu - zosúladením sa s nadradeným programom
obsah opisu WP
- dátum odsúhlasenia WP - opis produktu/jednotlivých produktov (manažérstvo konfigurácie produktu) - techniky, procedúry a zdroje použité na vytvorenie produktov - časové a nákladové dispozície - tolerancia WP a príslušné obmedzenia - podávanie správ - frekvencia, zaobchádzanie s problémami - kritériá a metóda preberania (schvaľovania) produktu
aké fázy procesu tvorby tímu poznáme?
- fáza orientácie v tíme (formovanie) - fáza konfrontácie (konflikty) - fáza kooperácie (normovanie) - fáza rastu (plný výkon) - fáza krízy (ukončenie)
kombinácia pravdepodobnosti vzniku a pôsobenia (vplyvu) udalosti
- hrozba - neistota potenciálne vyvolávajúca negatívny vplyv na ciele - príležitosť - neistota potenciálne vyvolávajúca pozitívny vplyv na ciele
aké musí byť riziko v projekte?
- identifikované - pochopenie rizika a jeho potenciálneho vplyvu na ciele projektu - hodnotené - odhad pravdepodobnosti vzniku, veľkosti a bezprostrednosti vplyvu na ciele - riadené - primeraná odpoveď/reakcia/opatrenie s priradením vlastníka rizika a jej prijatie, monitorovanie a kontrolovanie
aké sú súčasti opisu produktu?
- identifikátor - názov - účel - zloženie - vstupy - zdroje - požadované zručnosti na vytvorenie produktu - kritériá kvality - metódy kvality - tolerancie pre kvalitu - zodpovednosti za kvalitu
aké sú nástroje kontrolovania napredovania v projekte?
- kontrolné body (míľniky) - priebežné hodnotenie napredovania (grafy) - preskúmania (akceptácia, kompletizácia ukončenia prerekvizít)
matica TCR
- nastavenie úloh - právomocí - zodpovednosti v projekte
aké sú sledované premenné v projekte?
- náklady - čas - kvalita - rozsah - riziko - prínosy
čo je sieťový plán?
- orientovaný súvislý graf (vrcholy a hrany) - pravidlo číslovania od menšieho k väčšiemu - pravidlo jedného začiatku a jedného konca - pravidlo neprípustnosti cyklov - Vychádza z WBS - Určenie/odhad trvania činnosti v stanovenej jednotke - Určenie nadväzností jednej činnosti voči iným činnostiam
rozlíšenie projektov podľa určenia cieľov môžu byť projekty
- pevné, kedy sú jasne stanovené ciele aj prevedenie (viem čo a viem ako), - polopevné, pri ktorých je jasne stanovený iba cieľ (viem čo, ale neviem ako), - poloflexibilné, u ktorých je jasne stanovené prevedenie (viem ako, ale neviem čo), - flexibilné, kde okrem predbežného cieľa a smeru vývoja nie je známe vôbec nič (neviem čo, ani neviem ako).
schopnosť projektového manažéra balansovať v akých oblastiach?
- plánovacieho horizontu (ako ďaleko je v projekte rozumné detailne plánovať) - určených bodov rozhodovania (míľnikov) - prijatej zodpovednosti a dôvery od Projektového výboru
akú analýzu vyžaduje štúdia uskutočniteľnosti
- podnikateľských možností - známych problémov a príležitostí - spôsobu implementácie/integrácie do súčasného systému - kapacít a kompetentností (znalostí a zručností, spôsobilosti organizácie) - podporných mechanizmov a prostriedkov
čo je tolerancia v projekte?
- povolená odchýlka od plánu bez potreby eskalácie na vyššiu úroveň riadenia projektu tolerancie rešpektujú zostatkové riziko
Počet etáp v projekte je určený v závislosti od
- predmetu projektu - trvania projektu - rizika v projekte
aké náležitosti obsahuje zdôvodnenia projektu podľa hlavných rizík?
- riziko = neistota dosiahnutia cieľa - Vymenovanie rizík, ktoré môžu mať vplyv na dosiahnutie cieľov projektu Riziká sa majú: 1. identifikovať (príčinu, oblasť, prejav - udalosť, vplyv) 2. ohodnotiť (význam vplyvu na čas, náklady, predmet/produkt projektu) 3: riadiť: - ohrozenia - vyhnúť sa, redukovať, mať záložný plán, presunúť, akceptovať - príležitosti - zvýšiť, využiť, sprostredkovať, odmietnuť
čo definuje stratégia manažérstva kvality v projekte?
- techniky, štandardy a procedúry, ktoré budú použité v projekte - zodpovednosti za dosiahnutie požadovanej úrovne kvality produktu - formu záznamov na preukazovanie kvality (Registre rizika, problémov, kvality)
Príklad rámca tvorby hodnoty v organizácii s využitím projektov
- východiskom je stratégia a politiky organizácie - v prostredí organizácie sú trvalo identifikované príležitosti a ohrozenia - na zistenia a analýzy kontextu, príležitostí a ohrození reaguje manažment projektom, ktorý má dosiahnuť ... - prínosy pre organizáciu/zákazníka (tieto prínosy musia prevýšiť investície)
zoznam rizík musí pokrývať čo?
- všetky aspekty a predpoklady projektu (čas, náklady, kvalitu) - riziká musia byť identifikované, hodnotené a zvládnuté v závislosti na miere rizika - zaoberať sa rizikom je úlohou projektového manažéra
na čo sa používa zdôvodnenie projektu?
- získanie úvodného súhlasu pre financovanie projektu a jeho spustenie - aktívne udržiavanie projektového zámeru - aktualizáciu nákladov, prínosov, rizík - overovanie opodstatnenosti pokračovania projektu po každej etape
čo nepokrýva PRINCE 2?
- Špecializované aspekty týkajúce sa metódy tvorby produktov - Detailné techniky - napr. pre finančné analýzy, riadenie rizík, kontrolu priebehu - Požadované kompetentnosti na projektový tím (komunikačné, technické, ...)
postup spolupráce so zainteresovanými stranami
1. vytvoriť zoznam, rozdeliť do skupín 2. porozumieť požiadavkám a očakávaniam 3. naplánovať proces nadviazania dialógu 4. začať dialóg 5. udržiavať dialóg, spätnú väzbu, spolupracovať
kvalita v projektovaní - požiadavky zákazníka
Akceptačné kritériá - merateľné ukazovatele, ktorých požadované hodnoty musia byť splnené, aby bol produkt prijatý Opis produktu je dokument obsahujúci charakteristiky produktu, ktorého účelom je jasne a primerane opísať: - Názov/Identifikátor výstupu, Účel výstupu/produktu - Výstup a jeho zloženie, Požadované vstupy a zdroje - Požadované vedomosti a zručnosti na tvorbu produktu
analytická a plánovacia fáza logického rámca
Analytická fáza - Analýza zainteresovaných strán - Analýza problémov - Analýza cieľa - Analýza stratégie Plánovacia fáza - Výber stratégie na dosiahnutie cieľa - Vytvorenie matice Logického rámca - Rozvrhovanie - Prideľovanie
spoločné problémy v riadení projektov
Chybné plánovanie časových dispozícií a zdrojov - Nejasný zámer a ciele - Nedostatky v komunikácii - Nedostatky v zapojení zákazníka a ďalších zainteresovaných strán - Ciele menené počas projektu - nezvládnutie riadenia zmeny v projekte - Nedostatočná organizácia projektu - Nevhodné projektové nástroje a techniky - Nezvládnutie zmien - najmä v prípade zmeny predmetu/rozsahu projektu - Nezvládnutie riadenia rizík a kvality v projekte
popíš fázy životného cyklu projektu
Iniciačná fáza - Analýza návratnosti investície do projektu - Vytvorenie rozpočtu Definičná fáza - Určenie presných cieľov, predmetu a obmedzení - Identifikácia účastníkov a ich rolí - Definovanie komunikačných kanálov, frekvencia komunikácie a obsahu Plánovacia fáza - Štruktúra prác v projekte - Plánovanie času v projekte - Manažérstvo zabezpečovania kvality v projekte Implementačná fáza - Vykonávanie plánu projektu - Dosahovanie cieľov projektu Ukončovacia fáza - Uvoľnenie produktov projektu - Ukončenie kontraktu projektu - uzatvorenie
Formy organizovania projektu Maticová štruktúra organizácie
Kedy? - kombinácia líniovej a čistej - ak je koordinácia príliš zložitá pre líniových manažérov Výhoda - priama zodpovednosť PM - rozvíjanie expertných znalostí - flexibilná alokácia zdrojov Nevýhoda - konflikty v prípade, ak nie sú jasne definované priradenia zamestnancov Príklad Vysoké školy
Formy organizovania projektu líniová a/alebo štábna organizácia
Kedy? - malý projekt - malý počet členov tímu - skromný predmet projektu Výhoda - nižšie nároky na organizovanosť Nevýhoda - zložitosť určenia zodpovednosti - zanedbávanie krátkodobých aktivít v projekte Príklad Projektovanie domu, IT projekty, veda, výskum
Formy organizovania projektu „Čistá" projektová organizácia
Kedy? - ťažisko na projektoch - zamestnanci - špecialisti - rozsiahle projekty - širší predmet, dlhšie trvanie, vyššie riziko a náklady Výhoda - zavedená organizačná kultúra projektového riadenia - zjavná príslušnosť k projektu Nevýhoda - problém reintegrácie členov tímu po ukončení projektu Príklad Armáda, Verejná správa
PRINCE 2 - PRA matica
P - Produkuje - zodpovedný za vytvorenie produktu R - Hodnotí - nezávisle preskúmava kvalitu produktu/prác A - Schvaľuje - potvrdzuje
čo nahradzuje plán výnimiek
Plán výnimiek nahradzuje Plán etapy/plán projektu aktivity a opatrenia ako primeraná reakcia na závažnú odchýlku - napr. opatrenia na rýchle „zotavenie" projektu a návrat k pôvodnému plánu projektu/etapy
aký je účel riadenia rozhrania etapy?
Poskytnúť Riadiacemu výboru informácie, ktoré mu umožnia: - Vyhodnotiť súčasnú etapu - Schváliť nasledujúcu etapu - Vyhodnotiť plán projektu - Potvrdiť pokračujúce zdôvodnenie projektu - Potvrdiť prijateľnosť rizík
aký ľudia (skupiny) sú v projekte?
Programový (projektový) výbor - Zástupca zákazníka (používateľ výstupov projektu) - Výkonný riaditeľ projektu (zástupca biznisu) - Hlavný dodávateľ (producent výstupov v projekte) Sponzor projektu Riadenie projektu - Projektový manažér - Projektový tím (manažéri tímov, členovia tímov) - Autorita pre zmenu - Odborná podpora projektu - Externí dodávatelia
projekt vs produkt
Projekt - proces zmeny z počiatočného stavu na cieľový (končí dosiahnutím presne stanoveného výsledku) Produkt - konečný výstup projektu -- hmotný - konečným výsledkom je hmotný produkt -- nehmotný - konečným výsledkom je napr softvér
kto schvaľuje menej závažné zmeny v projekte?
Projektový manažér, Autorita pre zmenu, Projektový výbor
čo to je projektový výbor a projektový manažér?
Projektový výbor - zástupcovia hlavných zainteresovaných strán, ktorí majú hlavnú zodpovednosť za úspech projektu - poskytujú informácie o projekte okoliu - volia si Výkonného riaditeľa projektu, ktorý -- vytvára predbežné zdôvodnenie projektu Projektový manažér - delegovaná zodpovednosť za riadenie projektu
zodpovednosti za určovanie tolerancií v projekte
Tolerancie pre projekt - Riadenie organizácie/programu • Tolerancie pre etapu - Riadiaci výbor • Tolerancie pre balík úloh (produkt) - Projektový manažér
aký je účel predprojektovej prípravy?
Ubezpečiť sa, že: - je vytvorené Zdôvodnenie projektu - sú určené právomoci v projekte - projekt má jasnú definíciu a predmet - je vytvorený plán pre etapu Inicializácia projektu - nebudú premrhané prostriedky (čas a zdroje) na inicializačnú etapu "nezdravého" projektu
aké náležitosti obsahuje zdôvodnenia projektu podľa odhadu návratnosti investícií?
V zdôvodnení projektu vedenie organizácie/programu bude hľadať: porovnanie nákladov na vývoj, prevádzku a udržiavanie produktu/výsledkov projektu s hodnotou prínosov prejavených v určenom čase - návratnosť investícií je vyjadrená v mesiacoch/rokoch
kedy je vhodné a kedy je nevhodné využitie projektového manažmentu
Vhodné pre: - Úlohy definované ako projekty v rôznych odboroch s charakteristikou • Zložité, komplexné, inovatívne systémy Nevhodné pre: - Riešenie náhlych mimoriadnych situácií - Periodicky opakované činnosti - Jednoduché bezrizikové akcie
aké môžu byť reakcie na riziká?
Vyhnúť sa - využiť 1. redukovať (pravdepodobnosť/vplyv) 2. záložný plán (vplyv) 3. prenesenie (finančný vplyv) - zväčšiť akceptovať - odmietnuť
ako určíme časové a nákladové dispozície?
Výpočtom - Podrobné kalkulácie z opisu produktov Odhadom (často kombinácia viacerých prístupov) - Štandardy používané v organizácii - Kvalifikovaný odhad práce účasti každého zdroja -- Porovnávací odhad - skúsenosti z predchádzajúcich projektov -- Parametrický odhad - použitie modelov s určitými predpokladmi -- Jednoduchý odhad -- Trojbodový odhad - optimistický, najpravdepodobnejší, pesimistický
vzťah výstup - výsledok - prínos
Výstup - špecializovaný produkt vytvorený v projekte (hmatateľný alebo nehmatateľný) Výsledok - efekt/účinok projektových výstupov (produktov) Prínos - merateľné zlepšenie na základe dosiahnutých výsledkov
plánovanie kapacít pomocou stĺpcového diagramu
Zobrazenie kapacít so zohľadnením pozícií členov tímu v celkovom pohľade na projekt (A) a na jednotlivé pozície (B, C) z časového hľadiska
ako rozdeľujeme zdôvodnenie projektu?
ide o dynamický dokument PREDBEŽNÉ - vytvorené v predprojektovej príprave v rámci procesu strategického riadenia výkonným riaditeľom projektu DETAILNÉ - vytvorené v iniciačnej etape projektu projektovým manažérom, v súlade s projektovým plánom AKTUALIZOVANÉ - vytvorené po ukončení každej etapy projektovým manažérom, zohľadňuje aktuálne informácie o nákladoch, trvaní projektu, rizikách a prínosoch Zdôvodnenie projektu vždy schvaľuje Projektový výbor
aký je účel riadenia zmeny v projekte?
identifikovať, ohodnotiť a riadiť všetky potenciálne a schválené zmeny voči porovnávacej základni projektu (prerekvizita riadenia zmeny) vnímanie zmeny: jej výskyt je v každom projekte a každý projekt musí mať pripravený systematický prístup k zmene
popíš prepojenosť úrovní logického rámca
je nutné sa presvedčiť, či logické väzby skutočne fungujú: 1. Overiť logiku príčinnej súvislosti pre sledovanie úspešnosti projektu je nutné určiť ukazovatele (indikátory) 2. Definovať objektívne overiteľné ukazovatele (OOU) v úrovni zámeru, cieľa a výstupov 3. Definovať prostriedky overenia (PO) alebo tiež zdroje objektívneho overenia (ZOO) 4. Definovať predpoklady spojené s jednotlivými úrovňami logického rámca 5. Pripraviť rozpočet projektu, v úrovni aktivít pomôže odhadnúť náklady na ich uskutočnenie (OOU) 6. Preveriť logický rámec pomocou kontrolného zoznamu otázok 7. Posúdiť stavbu logického rámca na základe predchádzajúcich skúseností s podobnými nástrojmi
aký je účel opisu produktu?
jednoznačne opísať požadovaný výstup, vrátane jeho požiadaviek na kvalitu
aké záujmy musí rešpektovať základ štruktúry riadenia projektu?
musí rešpektovať záujmy - biznisu - používateľa - dodávateľa výstupov projektu
čo je riziko?
neistota dosiahnutia cieľa - udalosť alebo súbor udalostí spôsobujúcich neistotu/neurčitosť, ktoré ak sa objavia, môžu ovplyvniť dosiahnutie cieľov definovaných v projekte
matica vplyvu zainteresovaných strán
očakávania, miera vplyvu
aké sú východiská kontrolovania napredovania v projekte?
porovnávacia základňa (plán projektu/plán etapy/balík úloh) - kontroly vyvolané udalosťou - kontroly vyvolané časom
spravodajstvo v projekte
pozri si :) som lenivý
komunikačná stratégia
pozrieť si :) som lenivý to kopírovať
čo je plánovanie v projekte?
proces vytyčovania cieľov projektu, ich zreálňovania a stanovovania prostriedkov a spôsobov ich dosahovania Bez plánovania nie je možné kontrolovanie/monitorovanie
aké stratégie a kto vytvára v iniciačnej etape projektu?
projektový manažér vytvára stratégie: - manažérstva rizika - konfigurácie - kvality - komunikácie
čo je proces?
sústava krokov počas životného cyklu projektu so zoznamom výstupov, aktivít a zodpovedností
aký je účel iniciačnej etapy PRINCE 2?
ubezpečenie, že je spoločné pochopenie: - dôvodov, prečo má byť projekt realizovaný - predmetu projektu - očakávaných prínosov projektu - produktov, ktoré majú byť v projekte dodané - obmedzení v projekte - požadovanej úrovne kvality - ako budú riadené zmeny a problémy - ako budú riadené riziká - ako bude projekt kontrolovaný - kto bude potrebovať aké informácie
vzťah nákladov a rizika v projekte
vyššie riziko zväčša v projekte znamená zároveň: - vyššie náklady (zahrnutie opatrení, reakcií na riziko) - väčšie tolerancie
aký je účel napredovania v projekte?
zriadiť priebežný mechanizmus sledovania a hodnotenia dosiahnutých výsledkov voči plánovaným výsledkom => životaschopnosť projektu
účel predmet a cieľ projektového manažmentu
Účel - zabezpečiť efektívne a účinné riadenie procesu cielenej zmeny tak, aby priniesla predpokladaný úžitok, základom je predvídanie a prevencia, NIE rozpoznávanie a reakcia Predmet - projekt, ako organizované úsilie pri realizácii procesu zmeny Cieľ - realizácia úspešného projektu (dosiahnuť ciele v plánovanom čase, s plánovanými nákladmi a disponibilnými zdrojmi)
aké náležitosti obsahuje zdôvodnenia projektu podľa časových a nákladových dispozícií?
Časové dispozície - v akom období budú vynakladané náklady v projekte - kedy môže organizácia očakávať, že sa prejavia prínosy - kedy je najskorší možný/najneskorší prípustný začiatok projektu Nákladové dispozície - sumarizácia nákladov, ktoré majú byť vynaložené v zmysle plánu projektu s predpokladmi, na ktorých je výpočet založený - zahrnutie detailov týkajúcich sa súčasnej prevádzky, udržiavania výsledkov projektu a zdroje, z ktorých by mali byť náklady hradené
aké sú základné otázky plánovania projektu?
čo, kto, ako, kedy, kto, za koľko, čo ak
