PROCESO ADMINISTRATIVO

INTEGRACIÓN : Procesos, Técnicas e Instrumentos de selección

*información de candidatos debe ser válida y confiable 1. Determinar criterios de selección (nivel de estudio, habilidades) 2. Llenar solicitud 3. Entrevista 4. Pruebas adicionales de aptitudes (solo si es necesario) 5. Entrevistas formales por superior de vacante 6. Revisar y verificar información 7. Examen físico (solo si es necesario) 8. Con resultados, informar si es aceptado o no. Los candidatos a empleados pueden ser: REALES: los que están buscando empleo POTENCIALES: los que no están interesados en buscar empleo, pero la empresa está interesada en ellos

DIRECCIÓN : PASOS/CARACTERÍSTICAS DE DIRECCIÓN

1. De la armonía del objetivo o coordinación de intereses • Dirección eficiente • Encamino hacia el logro de objetivos generales de la empresa 2. Impersonalidad de Mando • Autoridad y mando como necesidad de organización • Guía para lograr objetivos 3. De la supervisión directa • Apoyo y comunicación de dirección a subordinados (manual de operaciones) • Ejecutar planes con mayor facilidad 4. De la vía jerarquíca • Establecer niveles jerárquicos de miembros de la empresa • Facilitar desarrollo de actividades en busca de cumplir objetivos 5. De la resolución del conflicto • Necesidad de resolver problemas que surgen en gestión administrativa • En cuanto aparezcan • Resolver conflictos lo antes posible 6. Aprovechamiento del Conflicto • ¿De que nos sirvió? • Experiencia • Experimentación • Investigación • Aplicación

INTEGRACIÓN : 20 Pasos el Proceso de Reclutamiento y Contratación

1. Necesidad de cubrir una posición en determinada área 2. Solicitud de personal a R.H. 3. Revisión de información sobre perfil requerido 4. Análisis sobre situaciones eventuales 5. Decisión sobre realizar búsqueda interna o externa 6. Definición de fuente de reclutamiento 7. Recepción de candidaturas 8. Primera revisión de antecedentes 9. Entrevistas 10. Evaluaciones específicas o psicológicas 11. Formación de candidaturas 12. Confección de informes sobre finalistas 13. Presentación de finalistas al cliente interno 14. Selección de finalistas por cliente interno 15. Negociación 16. Oferta por escrito 17. Comunicación a postulantes fuera del proceso 18. Proceso de admisión 19. Introducción a la empresa 20. Aprobación y capacitación

PROCESO ADMINISTRATIVO

1. Planeación: metas, objetivos, estrategias, planes 2. Organización: estructura, administración de recursos humanos 3. Integración: recursos humanos, contratación, capacitación, desarrollo 4. Dirección: motivación, liderazgo, comunicación, comportamiento individual de grupo 5. Control: normas, medidas, comparaciones, acción

INTEGRACIÓN : Ambiente adecuado de entrevista:

==> Clima ameno y cordial ==> Libre y sin timidez ==> Cortes y controlada ==> Se evalúa al candidato inmediatamente después de realizar la entrevista

INTEGRACIÓN : Entrevista de Selección : Entrevistador debe

==> Dejar de lado los prejuicios ==> No preguntas capciosas ==> Mostrar interés en candidato ==> Hacer preguntas con respuesta narrativa ==> Omitir opiniones personales ==> Animar al entrevistado a preguntar sobre empresa ==> No generalizar a candidatos ==> No tomar muchas notas durante la entrevista

ORGANIZACIÓN

==> Sinónimo de empresa ==> Fase del proceso administrativo ==> Acción / actividad Proceso administrativo que establece la estructura, funciones, procedimientos y normas necesarias que mediante el esfuerzo coordinado de un grupo de personas permita fácilmente el desarrollo de la institución. - Victor Manuel González Durán

ORGANIZACIÓN : • INSTRUCTIVO DEL DIAGRAMA DE OPERACIONES

==> hacer un análisis detallado ==> reducción de operaciones que no agregan valor

DIRECCIÓN :

Acción o influencia interpersonal de la administración para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, comunicación y coordinación de esfuerzo. -Victor Manuel Gonzalez Durán

DIRECCIÓN : ESTRUCTURA DE DIRECCIÓN

Actividades básicas: 1) Liderar: saber guiar 2) Motivar: proporcionar un propósito = satisfacción del personal 3) Trabajo en Equipo, Toma de Decisiones: equipo con objetivo común, resiliencia empresarial 4) Comunicación

ORGANIZACIÓN : FORMATOS PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS

CICLO DE DEMING: - Planear: establecer objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo a los requisitos del cliente y políticas de la empresa. - Hacer: implementar los procesos. - Verificar: realizar seguimiento y procesos respecto a objetivos e informar los resultados. - Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño. DIAGRAMAS DE FLUJO TABLAS DE PROCEDIMIENTO 1 Y 2 ESTANDAR DE SISTEMAS ESTANDAR OPERACIONAL HOJA DE CONTROL

DIRECCIÓN : ESTILOS DE LIDERAZGO

Combinación de rasgos, habilidades, destrezas y comportamientos a los que recurren los líderes al interactuar con sus seguidores. • Universidad Estatal de Iowa Efectuados por Kurt Lewin y un grupo de colaboradores en 1939, identificaron dos estilos de liderazgo: autocrático y democrático. • Universidad de Michigan Dirigidos por Rensis Likert en 1961, coincidieron en señalar dos estilos de liderazgo: orientado al trabajo y orientado a personas. • Universidad de Ohio Por consejo de Investigación de Gestión de Personal, Ralph Stodgill en 1957, cuatro estilos de liderazgo en función de su estructura y consideración del personal.

DIRECCIÓN: FUNCIONES

Conducir Guiar Supervisar -Esfuerzos de subordinados para ejecutar planes y lograr objetivos

DIRECCIÓN : FUNCIONES DE DIRECCIÓN

Crear comités: grupo que se reúne con propósito de deliberar y tomar decisiones. • Estructura organizacional • Proporcionar información • Coordinar acciones • Promover participación grupal

ORGANIZACIÓN : MANUAL DE FUNCIONES

Describe los diferentes cargos que hay en la organización señalando que debe hacer cada quien. Debe tener: • Nombre del cargo • Relación de dependencia • Relación de subordinación • Relación de coordinación • Objetivo del cargo • Funciones

DIRECCIÓN : liderazgo, MARCO DE REFERENCIA

Factores Ambientales 1) Directivo 2) Apoyo 3) Participativo 4) Logro de los comportamientos del líder -Metas y desempeño de los seguidores

INTEGRACIÓN : Medios de Reclutamiento

INTERNO •Transferencia y ascensos de personal •Programas de desarrollo •Planes de profesionalización (carreras) Se basa en: •Desempeño •Análisis y descripción de cargo actual y posible futuro Ventajas: •Económico •Rápido •Mayor índice de validez •Motivación •Sano espíritu de competencia Desventajas: •Conflictos de intereses . Principio de Peter: elevar a posición de máxima incompetencia •Pérdida de creatividad e innovación EXTERNO •Candidatos que no pertenecen Se reclutan por: •Consulta de archivos de candidatos (solicitudes) •Recomendación de amigos •Carteles o anuncios •Contactos con sindicatos, universidades y otras empresas •Conferencias •Viajes de reclutamiento •Agencias de reclutamiento Ventajas: •Renueva y enriquece recursos humanos •Aprovecha inversiones de capacitación Desventajas: •Tardado •Costoso •No tan seguro •Sentimiento de deslealtad al personal MIXTO combina técnicas • Más externo que interno • Más interno que externo • Interno y externo por igual

ORGANIZACIÓN : MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Indica la forma como deben realizarse las tramitaciones y cuál es el proceso a seguir en algunas actividades.

DIRECCIÓN : ELEMENTOS PARA DEFINIR EL LIDERAZGO

Influencia - Interrelación - Personas - Objetivos - Cambio

DIRECCIÓN : ➢ FUNCIONES DEL LIDERAZGO

Interpersonales : De representación De líder De enlace Informativas : De vigilancia De difusión De portavoz Decisionales Emprendedor Manejo de dificultades De asignación de recursos De negociador

ORGANIZACIÓN : NORMAS

Nivel de autoridad: documento que describe la naturaleza de autoridad y específica las atribuciones en términos de facultades para la toma de decisiones. Normas: actos administrativos que deben promulgarse para operar a través de manuales. (normas para cada puesto en la empresa) • Ejecución: oportunidad de cómo hacer que el grupo entre en acción para lograr el desarrollo de la planeación y organización. • Autoridad: acto por el cual alguien tiene la capacidad de integrar los esfuerzos de los miembros de la institución para cumplir con las tareas asignadas y lograr los objetivos. • Responsabilidad: si quieres un derecho - asume tus deberes. "una persona debe rendir cuentas a quien delega verdadera autoridad".

ORGANIZACIÓN : ESTRUCTURA

ORGANIGRAMAS: representación gráfica de la estructura de una organización; refleja los organismos asesores, unidades de acción, niveles de autoridad y las relaciones entre coordinación.

INTEGRACIÓN : del personal

Ocupar y mantener puestos de la estructura organizacional - Identificación de requerimientos de fuerza de trabajo - Inventario de personas disponibles - Reclutamiento, selección, contratación, ascenso y evaluación - Planeación de carreras - Compensación y capacitación o desarrollo

DIRECCIÓN : LIDERAZGO

Proceso que influye sobre los demás para alcanzar logros, metas y objetivos. El líder crea una visión; una imagen mental de un estado futuro deseable y posible.

DIRECCIÓN : TEORÍA DE LA REJILLA DEL LIDERAZGO

Robert Blake y Jane Mouton rejilla gerencial para manejar la eficiencia de los ejecutivos. (managerial grid) En 1991 se convirtió en rejilla del liderazgo (leadership grid)

INTEGRACIÓN : Instrumentos de Evaluación

Ya se tiene la descripción del puesto a ocupar: Elegir instrumentos de evaluación de competencias Se requieren las Técnicas de Selección 1. Entrevistas oDirigidas: con formatos preestablecidos oNo Dirigidas: libres 2. Pruebas de Conocimiento oGenerales: de cultura general o de idioma oEspecíficas: de cultura profesional o conocimientos técnicos 3. Pruebas Psicométricas oDe aptitudes • Generales • Específicas 4. Pruebas de Personalidad oExpresivas: psicodiagnóstico o miocinético oProyectivas: de árbol, rorscharch, tat o szondi oInventarios: de motivación, frustración o intereses 5. Técnicas de Simulación oPsicodrama oDramatización: role-playing

DIRECCIÓN : TEORÍAS FUNDAMENTALES DE LIDERAZGO

o DE LOS RAGOS: identifica rasgos físicos, psicológicos, y cualidades en la personalidad de un líder. o DEL COMPORTAMIENTO: determina la forma de proceder de un líder a través de sus acciones. o DEL LIDERAZGO POR CONTINGENCIA: explica la conducta de un líder en función de sus seguidores y la situación. o INTEGRAL DEL LIDERAZGO: combina rasgos, comportamiento y contingencias para entender la forma de ser un líder.

==> Planeación : FASE MECÁNICA

o Determinar misiones y objetivos o Determinar acciones para alcanzar objetivos o Toma de decisiones o Puente: dónde estoy? Dónde quiero estar?

DIRECCIÓN : ELEMENTOS DE DIRECCIÓN

o Ejecución de planes de acuerdo con estructura organizacional o Motivación o Guía o conducción de esfuerzos de subordinados o Comunicación o Supervisión o Alcanzar metas de organización

DIRECCIÓN : CARACTERÍSTICAS DEL LIDERAZGO

o Empuje - nivel de esfuerzo elevado o Motivación - creer en lo que hago o Congruencia - coincidencia entre palabras y hechos o Confianza en uno mismo - seguridad para enfrentar circunstancias o Conocimiento - dominio del campo en que se actúa o Inteligencia - capacidad para percibir e interpretar ideas y sentimientos

DIRECCIÓN : DIRECCIÓN ESQUELETO

o Lineamientos: planeación y organización o Conducta: estructura organizacional o Determinante: productividad o Objetivos: eficacia de sistemas de control o Comunicación: funcionamiento adecuado

INTEGRACIÓN : El Perfil del Puesto

¿Qué se hace en el puesto? ¿Cómo se hace? Conocimientos, aptitudes y habilidades requeridas. ¿Se puede ejercer de otra manera y sus nuevos requisitos? - Definir tareas por hacer (considerando necesidades y deseos del individuo) - Mostrar requisitos de desempeño - Permitir flexibilidad para poder aprovechar características y habilidades individuales 1° INDIVIDUAL : Reunir en una categoría tareas relacionadas y asignarlas a una persona 2° GRUPAL Los grupos cuentan con una tarea completa que desempeñar °Determinar: - Diferencias individuales - Tecnología implicada - Costos asociados con reestructuración de puestos - Estructura organizacional - Ambiente interno

INTEGRACIÓN : Entrevista de Selección

•Estructurada: con preguntas previamente formuladas •Semi-estructurada: sigue patrón y puede hacer otras preguntas •No estructurada: libre -Entrevista inicial: superficial y decide quienes pasan a siguiente etapa -Entrevista de verificación de condiciones: proporciona candidatos más adecuados

PLANEACIÓN : tipos de organigramas

•Por su contenido - integrales, funcionales •Presentación o disposición gráfica - verticales, horizontales, mixtos, circulares. -FUNCIONES: describe diferentes cargos en organización -NORMAS: actos administrativos que deben promulgarse para hacer operativa la estructura orgánica

PLANEACIÓN : Pasos

➢ Análisis Situacional: FODA - Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas ➢ Establecimiento de objetivos y metas: jerarquizar objetivos, responder preguntas ¿Dónde quiero estar? Qué y cuándo se desea hacer? ➢ Desarrollo de Premisas: pronosticar condiciones internas y externas (ventas, precios, costos, salarios, etc) ➢ Identificación de cursos de acción alternativos: identificar las mejores alternativas de acción, examinar ventajas y desventajas. ➢ Evaluación de alternativas: Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas y las metas que se desea alcanzar de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa. ➢ Selección de curso de acción: se toma una decisión y elegir mejor curso de acción. ➢ Formulación de planes de apoyo: elaboración de planes de apoyo básicos. ➢ Presupuestación: planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos. ➢ Organización: división del trabajo y estructura necesaria para funcionamiento. ➢ Estructura: organigramas - representación gráfica de cómo se relacionan las diferentes unidades de la estructura interna.

PLANEACIÓN : Elementos

➢ Visión: proyección de lo que la organización desea ser en un largo plazo ¿qué queremos llegar a ser? ➢ Misión: lo que hacemos, donde lo hacemos, para quién lo hacemos. Valores que constituyen la empresa - forma de su filosofía ➢ Objetivos: fines que perseguimos ¿cómo llegar a la misión? Metas medibles y verificables ➢ Estrategias: determinación de objetivos a largo plazo y recursos para cumplirlos; definir y alcanzar objetivos, poner en práctica la misión. ¿cómo alcanzar objetivos? ➢ Políticas: Reglamento de la empresa ➢ Procedimientos: establecer métodos y guías de acción. Paso a paso las acciones de cada puesto. ➢ Reglas o Normas: decisión administrativa y orientan decisiones. ➢ Programas: conjunto de todo lo anterior apoyados en presupuestos. ➢ Presupuestos: formulación de resultados en términos númericos.