LO, logisitique

DEADLINES PRINCIPALES À IDENTIFIER

1) Réception des installations (infrastructures, installations électriques) ; 2) Contrôle Pompiers et/ou Police ; 3) Sécurité de l'Etat. 4) Répétitions & tests techniques 5) Pointage & programmation lumière 6) Arrivée du public - des VIP - des officiels ; 7) État des lieux de sortie 8) Interactions entre les différentes conduites

COMMENT DEMANDER UNE OU PLUSIEURS OFFRES DE PRIX

1. Questions : Qui, quoi, où, combien, quand ? (Livraison, reprise, jours d'utilisation et coefficients multiplicateurs si plusieurs jours d'utilisation. (1/1,5/2/etc.) 2. Prix, mise en concurrence ; 3. Options et demande de confirmation du bon enregistrement de nos options par les fournisseurs par retour d'email ; 4. Bon de commande ; 5. Conditions de paiement / acomptes (gestion du cash-flow) ; 6. Échantillons (échantillonneurs de tapis, tissus, peinture) ; 7. Visuels digitaux des produits proposés. Montrer ce que l'on vend au client.

Organismes de contrôle indépendant

AIB Vinçotte - OCB - Socotec

· Roadshows

Actions basculant d'une ville à l'autre.

Informations pratiques

Adresse exacte du lieu & personnes de contact (commercial, régisseur technique & logistique. Mail, ligne directe, GSM, etc.) ; · Plans digitaux à l'échelle disponibles (2D implantations/3D présentation) ; · Contact Police locale ; · Contact Pompiers locaux ; · Règlementations spécifiques liées au lieu ; Lieux publics ou privés. Zone de livraison, montage à sécuriser. Zone de chantier interdite au public. Accidents et responsabilité. · Horaire d'une journée de location ? Possibilité de modification ? · Prendre en compte les heures de montage et de démontage. Ces dernières peuvent avoir une implication sur le tarif de location du lieu. Il est indispensable de savoir de combien de temps on dispose dans un lieu pour y planifier le montage d'une installation.

Toilettes mobiles

All loc, Cathy cabine, Dixi, Plees

Éléments de décor

Alter ego décor

Le défraiement forfaitaire ( volontariat )

Avec le remboursement forfaitaire, il ne faut pas prouver la réalité des dépenses au moyen de pièces justificatives. Mais il ne faut en aucun cas dépasser deux plafonds : 34,71€ par jour et 1388,40€ par an (montants valables jusqu'au 31 décembre 2020). · Ces montants sont indexés annuellement en janvier. Ces plafonds sont des montants maximaux. L'organisation n'est jamais obligée de rembourser le volontaire jusqu'au plafond légal. · Un volontaire doit veiller à ne pas dépasser ces plafonds pour la totalité des activités de volontariat qu'il mène (en additionnant les défraiements qu'il perçoit dans les différentes organisations où il s'engage). · L'association ne doit faire aucune déclaration, ni à l'ONSS ni au fisc, et le volontaire ne doit pas signaler ces remboursements dans sa déclaration d'impôt, pour autant qu'il ne dépasse aucun des deux plafonds. · En cas de dépassement, le volontaire doit pouvoir démontrer la réalité de l'ensemble de ses frais, et pas uniquement des frais qui dépassent la limite. S'il dépasse l'un des plafonds et ne peut justifier l'ensemble de ses frais, le volontaire perd sa qualité de volontaire. Il y aura requalification possible, soit comme salarié, soit comme indépendant. Le montant touché sera donc soumis aux cotisations sociales et à l'impôt.

Engins de chantier et machines

Boels, TVH Equipment, Rob verhuur, DK Rental, Loxam

BAT

Bon à tirer. Document qui reprend les visuels et les dimensions d'un support qui va être imprimé.

Mood board

Book de présentation.

Compte rendu

C'est la seule manière de pouvoir officialiser ce qui se dit et ce qui se décide lors des différentes réunions. C'est le document de référence indispensable.

Décompte des heures de travail de chaque corps de métier

C'est le coût réel de la main d'œuvre.

Post-production

C'est le travail de bureau de clôture. On demande et reçoit les décomptes et les factures de ses fournisseurs et de ses partenaires.

QUELS SONT LES DIFFÉRENTS CONTRATS POSSIBLES POUR L'ENGAGEMENTS DE PERSONNEL SUR ÉVÉNEMENT ?

CDI CDD Contrat étudiant Indépendant / freelance Bénévole ou volontaire Intérimaire

Mobilier basique

CDS, festi rent, levi party rental , rent event, exporent

Revêtement de sol, tapis, dance Floor

CTN Benelux, Event flooring services

Permis CE

Camion articulé. Une remorque et un tracteur. Chargement jusqu'à 25T. Temps de roulage limité pour les camions nécessitants un permis C et/ou CE : 9h/ jour avec une pause de 45 min après 4h30 et une pause de 11h. Ce type de camion dispose d'un tachygraphe qui inscrit les temps de roulage et de pause du camion. Chaque chauffeur possède une carte digitale qu'il doit introduire dans le tachygraphe du camion avant de prendre la route.

Permis C

Camion non articulé. Maximum de charge autorisée. Chargement jusqu'à 9T.

Sécurité

Capacité légale de la salle. Maximum de personnes autorisé au m² (diner assis & debout. Ex : salle panoramique Square) ; · Capacité disponible dans un chapiteau, espace et place publique ; · Nombre de sorties de secours - toujours visibles. Si elles sont occultées, il faudra prévoir des blocs d'éclairage de secours autonomes ; · Plan d'évacuation ; · Extincteurs sur place. Nombre et emplacements. Date de validité à vérifier ; · Coordinateur sécurité imposé par la salle. Acceptation du plan d'implantation, rappel des règles, etc.

DEMANDE D'OFFRES & PRISES D'OPTIONS

Cela concerne tous les postes du budget : logistique (les produits nécessaires), people (main d'œuvre), transport , etc. On constate de nouveau l'interconnexion des différents titres d'un devis logistique (le cerveau en tiroir).

Désavantages interim

Cher. Contrainte légale : maximum d'heure de travail par jour

Nadar et Heras

Commune et / ou service de prêt de la ville, Boels , Ruud verschoor, Betafence, Onsitegroup, Festival Rent, Rock the city,

Quel est le rôle du logisticien évènementiel sur le terrain

Coordonner les différents métiers. C'est l'architecte de l'évènement. Tout le monde est important pour garantir la bonne qualité d'un évènement, du chef de projet aux petites mains qui placent les chaises ou la dame de cours qui s'assure que les toilettes restent propres.

· Pendrillons

Cotton à gratter ignifugé. Rideaux type théâtre.

Désavantages CDI

Cout fixe non variable selon la charge de travail. Cher pour employeur.

Routings

Création d'itinéraires sur cartes digitales

Un bon débriefing permet d'optimiser chaque année son projet

De faire, chaque année, de mieux en mieux et avec moins d'inconnues, donc moins de stress. Il est impératif de prendre note de ce débriefing afin de pouvoir le relire avant l'édition suivante et afin d'éviter de répéter les mêmes erreurs (qui sont parfois oubliées car, par exemple, projet tous les deux ans. D'où l'importance du document écrit)

Mobilier design

Design4 rent, Vanos, Rent a lounge, Fabula productions, Butterfly concept, Rent a light, Classic design rental

Gestion du bon suivi des plans techniques.

Distribution électrique conforme au plan électrique. Pas d'improvisation le jour J. Matériel technique son, lumière, vidéo, traduction simultanée également conformes aux plans techniques. Les techniciens n'ont pas souvent la vision globale de l'ensemble du set-up de l'évènement, le logisticien à, lui, une vue d'ensemble. Il expliquera aux techniciens sur le terrain ce qui peut être fait ou non en fonction des besoins de l'évènemen

On terminera toujours en priorité́ les salles qui seront les premières accessibles au public.

En cas de retard, on s'affairera à terminer en priorité la zone accueil - cocktail puis celle du diner puis celle de l'after party.

Engins de chantier

Engins disponibles et conditions d'utilisation ; · Poids des machines et caractéristiques du lieu (effondrement) ; · Machine Diesel et/ou électrique.

Look and Feel

Ensemble des règles qui régissent la présentation visuelle de l'évènement. (Bucolique chic, champêtre, futuriste, sobre et class, etc.) Planche de tendances, c'est un type de collage qui peut être composé d'images, de texte et d'objets.

Accès

Entrée(s) pour le public · Entrée(s) pour les livraisons (porche d'entrée, pont, etc.) · Quai de chargement et déchargement Dimensions de ces entrées ? Accès avec quel type de véhicule ? Quel poids peuvent supporter les fondations ? Mettre en relation ses données pour éviter tout dommage au lieu · Lift / monte-charge, dimensions et charges utiles · Espace, volume pour les déchargements · Possibilité de réserver des places de parking via le lieu et/ou la Police · Véhicules autorisés sur site. (Poids maximum autorisé, ex : cathédrale, fondations, cave de Cureghem, etc.) Avoir une vue précise de l'acheminement de produits nécessaires au projet.

Facturation finale

Envoi de sa facture finale. Paiement des soldes fournisseurs. Calcul des marges. Mon évènement est-il rentable ? Les budgets ont-ils été respectés ? Pourquoi ?

Faire corriger les éventuelles demandes des contrôleurs

Et pour finir, réceptionner le rapport positif pour le dossier sécurité. Il sera présenté aux pompiers sur demande.

Animations photos

Event attitude

Gestion de l'état des lieux d'entrée

Faites des photos de toutes les anomalies constatées

Transport

Fraikin, dockx, transport Pierre, Pieters smeets, Matt event's

Buggy, gators pour festival, engins agricoles

Gators.be, Jhon Dree

Missions terrain

Gestion de l'état des lieux d'entrée Gestion du planning de livraison du matériel, des produits nécessaires Gestion du planning de montage Gestion du bon suivi des plans d'implantation par les différents fournisseurs. Gestion du bon suivi des plans techniques Faire contrôler les installations par un organisme agréé Faire corriger les éventuelles demandes des contrôleurs Planning de prestation des différents acteurs pendant l'évènement. Planning de démontage Planning de reprise du matériel Planning du nettoyage et de l'état des lieux de sortie.

Gestion du planning de montage.

Gestion du respect du timing par les différents fournisseurs. Répondre aux questi ues. Rappel à l'ordre : merci de respecter le timing prévu, faites d'abord ceci pour être prêt pour la répétition générale ou l'arrivée imminente des invités

avantages indépendant / freelance

Grande flexibilité pour l'employeur qui n'est lié à l'indépendant. Aucun contrat nécessaire à faire.

Avantages volontariat

Gratuit ou coût réduit car uniquement du défraiement

Gestion des délais de commande et de production des différents partenaires et fournisseurs

Il n'y a pas le droit à l'erreur. Vous devez toujours fournir en temps en en heure. Le public sera là le jour de l'évènement !

La plupart des points évoluent plusieurs fois avant d'arriver à la bouture finale.

Il y aura plusieurs versions de plans, plusieurs moodboards, plusieurs versions d'offre de prix, etc. avant d'arriver au concept final et à son budget détaillé.

Quels sont les points à voir lors du repérage d'un lieu

Informations pratiques Accès Sécurité Électricité Technique Son et Lumière Rigging Engins de chantier Mobilier et décoration disponible Parking sur place Espace de stockage Traiteur Occultation Bureau de production Vestiaires Sanitaires Déchets et nettoyage Web, Wifi État des lieux

Débriefing.

Je fais le point avec mon client, mes fournisseurs et partenaires. Qu'est ce qui a bien fonctionné ? Qu'est ce qui a posé des difficultés ? Comment améliorer le prochain projet ? Comment ne pas répéter les mêmes erreurs, etc. ?

Contrat étudiant

Le contrat d'occupation d'étudiants est un contrat de travail conclu entre un étudiant et un employeur, par lequel, l'étudiant s'engage à effectuer, sous l'autorité d'un employeur, des prestations de travail contre rémunération. Le contrat d'occupation d'étudiant est en fait un contrat de travail ordinaire d'ouvrier, d'employé, de représentant de commerce ou de domestique (à déterminer selon le type de travail qui est réellement exécuté par l'étudiant). Toutefois, lorsqu'il y a conclusion d'un contrat d'occupation d'étudiant, des conditions supplémentaires doivent être respectées. En effet, les dispositions de la loi qui ont trait spécifiquement au contrat d'occupation d'étudiant visent à fournir à l'étudiant qui n'a pas encore d'expérience sur le marché du travail un maximum d'informations afin qu'il exerce son travail en connaissance de cause. Ces dispositions visent donc à protéger l'étudiant confronté occasionnellement au marché de l'emploi et qui n'a pas encore d'expérience sur ce marché. Le contrat d'occupation d'étudiant doit être conclu pour une durée déterminée. Un tel contrat prend donc automatiquement fin à l'échéance du terme convenu.

CDD

Le contrat de travail à durée déterminée (CDD) est un contrat de travail mentionnant une date ou une durée déterminée ou un événement qui doit survenir à une date connue des parties après lesquels elles sont libérées de leurs obligations. Le contrat de travail à durée déterminée ou pour un travail nettement défini prend fin automatiquement par l'arrivée du terme prévu ou par l'achèvement du travail convenu. Aucun avertissement ou préavis n'est requis

CDI

Le contrat à durée indéterminée (CDI) constitue la forme normale du contrat de travail. Il comporte plusieurs avantages et se résilie plus difficilement que d'autres contrats. Par définition, le CDI ne prévoit pas d'échéance au contrat de travail. C'est donc la volonté de l'une ou l'autre des parties qui peut y mettre un terme. Le salarié peut démissionner via une lettre de démission ou partir à la retraite. L'employeur peut licencier ou mettre le salarié à la retraite. Les deux parties peuvent aussi s'accorder dans le cadre de la rupture conventionnelle. Le CDI peut aussi être rompu en cas de force majeure.

Pointage & programmation lumière

Le mobilier, les éléments de décor, les installations techniques doivent être terminées avant la programmation des lumières

Sécurité de l'Etat.

Le setup d'installation doit être terminé avant l'inspection des lieux

Le remboursement des frais réels ( volontariat )

Le volontaire est remboursé de ses frais contre remise de pièces justificatives (facture, ticket de caisse, billet de train...). Dans ce cas, il n'y a pas de plafond maximum à respecter. · L'organisation doit tenir une comptabilité de ces dépenses et demander aux volontaires des pièces justificatives et notes de frais reprenant au minimum l'activité qui justifie le remboursement et la date. · L'association ne doit faire aucune déclaration, ni à l'ONSS ni au fisc, et le volontaire ne doit pas signaler ces remboursements dans sa déclaration d'impôt.

Les réunions suivantes

Les réunions suivantes seront des réunions pour présenter des idées, faire avancer le projet, choisir des options, adapter les plans et les plannings pour arriver au concept final et à son budget détaillé, à respecter.

Tente

Locatente , Deboer, Veldeman, Tentis, Organic concept, Neptunus, Spantech, Partenza, Geco Concept

Avantage CDD

Longueur et coûts exacts du contrat connus depuis le début.

Espace de stockage

M2 disponibles ? · Sécurisé ? Si ce n'est pas disponible sur place, il faudra le créer. Il y a toujours du matériel à stocker ! (Pendrillonnage d'une zone de stockage, remorque camion stock sur le parking, etc. Il faut le prévoir en matériel et dans le budget).

Roadies

Main d'œuvre non spécialisée pour le placement du mobilier, déchargement/chargement, placement signalétique, etc.

Veiller au respect des plannings et de leur chronologie croisée

Maintenir une bonne ambiance de chantier.

Gestion du bon suivi des plans d'implantation par les différents fournisseurs

Marquage au sol des espaces délimités (points moteurs, ponts, pendrions, etc.). Rideaux noirs de séparation de salles placés aux bons endroits. Écrans de projection à la bonne place, etc.

Technique Son et Lumière

Matériel disponible sur place ; · Sociétés imposées ? Ex : The Egg et PRG. · Coût de l'utilisation de ce matériel. Peut-être fait avec son-(ses) partenaires techniques.

Réception et contrôle des factures de tous les fournisseurs

Matériel manquant, matériel cassé. Imprévus réglés pendant l'évènement. J'ai commandé du matériel qui n'était pas dans mes offres, je le répercute dans mes décomptes. C'est le coût réel du matériel

Kabuki

Mécanisme qui permet de faire tomber un rideau, un voile pour faire découvrir ce qu'il y a derrière (partie de salle, voiture, produit, etc.)

désavantage CDD

Nombre limité de contrats CDD successifs entre l'employeur et l'employé.

Sociétés technique (Audio, light & vidéo)

PRG, GSP2, Life 4 live, etc. Son : Arto, Scénology, etc. Vidéo : ADC technics , Cas audiovisual, etc. Rigging : servi scene, etc.

Intérimaire

Par travail intérimaire, l'on vise la situation où un intérimaire (travailleur) est employé par une entreprise de travail intérimaire (employeur) en vue d'être prêté à une société utilisatrice (client de l'entreprise de travail intérimaire) pour y effectuer un travail temporaire. Deux éléments sont donc caractéristiques du travail intérimaire : · Il s'agit de l'exécution d'un travail temporaire, · Il s'agit d'une forme autorisée de mise à disposition de travailleurs. Seules les entreprises de travail intérimaire agréées peuvent s'occuper de travail intérimaire en Belgique. Le travail intérimaire est uniquement autorisé pour l'exécution d'un travail temporaire. Le travail intérimaire fait naitre une relation triangulaire entre 3 parties : · L'entreprise de travail intérimaire = l'entreprise qui engage l'intérimaire pour le mettre à disposition d'un utilisateur afin d'exécuter un travail temporaire · L'intérimaire = le travailleur qui conclut un contrat de travail intérimaire avec l'entreprise de travail intérimaire pour être mis à la disposition d'un utilisateur · L'utilisateur = l'entreprise qui fait appel à une entreprise de travail intérimaire pour pouvoir disposer temporairement d'un travailleur. C'est cette relation triangulaire qui différencie le travail intérimaire du contrat de travail pour l'exécution de travail temporaire

Cour

Partie droite de la scène. Face à la scène.

Jardin

Partie gauche de la scène

différents types de permis

Permis B Permis C Permis CE

Permis B

Permis voiture. Sans restriction de temps de roulage. Il existe des Camion 18m3 en permis B. Maximum de charge autorisée limité. Poids total inférieur à 3T5. Plus ou moins 500KG de chargement. Souvent en surcharge !

· Génie Lift

Petite nacelle. Pratique pour le pointage des lumières et circuler dans les petits espaces (ex : entre des tables dressées)

L'évènement c'est faire et défaire mais autant limiter les erreurs de logistique, trouver des solutions rapides aux problématiques de terrain

Plus le projet sera bien préparé lors de la phase AVANT, moins il y aura de soucis de dernière minute à gérer.

Risers

Podiums à roulettes. Il permet, une fois équipé en back-stage, de faires des changements rapides entre deux artistes, groupes musicaux qui se suivent comme en festival.

Riggin

Point d'accroche, moteurs, suspension de matériel

Rigging

Points d'accroche disponibles ? (Moteurs, ponts, etc.) ; · Types de points d'accroche (poutres, points d'ancrage, dans une tente) ; · Hauteur sous-plafond ; · Poids autorisé par point d'accroche ; · Plan 2D avec le positionnement des points.

Truss

Ponts

Pour circuler sur la route, un engin de chantier doit

Pour circuler sur la route, un engin de chantier doit être immatriculé, équipé de clignotant et de feux. Il est de ce fait assuré en cas d'accident.

Bénévole ou volontaire

Pour être qualifiée de volontariat, l'activité est exercée : − Gratuitement et librement, elle est pratiquée « sans rétribution, ni obligation » ; − Au profit d'autrui, à une ou d'autre(s) personne(s) que soi ; − Dans une organisation à but non lucratif (ASBL, fondation, service public...), hors du cadre familial et privé (l'entraide entre voisins ou au sein d'une famille n'est pas considérée comme du volontariat) ; − En-dehors de son contrat de travail : une personne ne peut pas être occupée à la fois comme travailleur rémunéré et comme volontaire pour une même tâche auprès d'un même employeur. Le bénévolat ne peut pas servir à éviter de payer des heures supplémentaires. Le volontariat est par nature un acte gratuit. Il n'est jamais rémunéré. Mais pour qu'il reste accessible à tous, le législateur a prévu la possibilité d'un défraiement.

Groupe électrogène

Power Shop, Bulterijs

Sanitaires

Présents sur place ? · État ; · Séparation Homme / Femme ; · Capacité ; · Dame de cour ; · Toilettes mobiles - vidange à prévoir si plusieurs jours d'utilisation ; · Arrivée et évacuation H2O.

Q&A

Questions et réponses. Interactions entre le public et le(s) orateurs.

l'organigramme doit être claire

Qui décide de quoi ? Qui est responsable de quoi ? Qui est l'organisateur responsable ? Où commence et où s'arrête les missions et les responsabilités de chacun ?

· Patience

Rail automatisé ou manuel qui permet, entre autres, les ouvertures des rideaux

Impressions

Rhizome, Creaset, Magraph, Nickel

Plaque de roulage

Rijplaat.be, Adeccon, Roadrunner

Back liner

Roady, régisseurs qui s'occupent des instruments en back-stage.

Envoyez à l'avance vos conduites/plannings aux différents partenaires de manière à ce qu'ils puissent réagir.

Réadaptez ensuite vos conduites ! Envoyer des plannings à deux jours du montage ne sert presque à rien. Vos fournisseurs doivent s'organiser en fonction de votre planning et non l'inverse !

post-production

Réception et contrôle des factures de tous les fournisseurs. Décompte des heures de travail de chaque corps de métier Facturation finale. Débriefing.

Runner

Régisseur chargé d'aller chercher le matériel manquant avant et pendant l'évènement. C'est la personne en charge des runnings.

QUELS SONT LES DIFFÉRENTS MÉTIERS PRINCIPAUX À COORDONNER ?

Régisseur générale ; · Régisseur spécifique ou responsable (bar, parking, sécu, etc.) ; · Techniciens son, lumière, vidéo et effets spéciaux ; · Techniciens rigging & distribution électrique ; · Chauffeurs de machines de chantier ; · Hôtesses - stewards - promo boy ; · Traiteur, cuisiniers, personnel de salle, barman, etc. ; · Décorateurs - tapis, construction de décors de fond de scène ; · Roadies ou stagehands : placement mobilier, barrières, etc. ; · Runners ; · Fournisseurs externes divers ; · Service de sécurité ; · Service de soins (Croix Rouge) ; · Service de nettoyage ; · Monteur de chapiteaux & gradins ; · Structures layers (scène grand format Tomorrowland, festival, etc.) ; · Artistes ; · Presse.

Gestion du travail de production spécifique lié au concept-projet

Réservation d'avions, de chambre d'hôtel, tasting, routing, listes de chargement, listes de matériel à placer par zone.

Désavantages volontariat

Réservé à des missions sans responsabilité. N'est pas un type de contrat de travail.

Running

Shopping du petit matériel. Faire le tour des magasins spécialisés, aller chercher le matériel promo chez le client, etc

Velum, pendrillons, tissus de décoration

Showtex, Thearent

Désavantages indépendant / freelance

Souvent plus cher que d'autres solutions. L'indépendant travaille pour différents clients et n'est donc pas toujours disponible.

CONDUITES / PLANNINGS

Squelette de l'évènement. Organisation des tâches dans le temps et dans l'espace.

avantages CDI

Stabilité pour l'employeur et l'employé, durabilité du contrat. Vision sur le coût du personnel à long terme.

Structures, scènes couvertes, tribunes

Stageco , ASE, Vanstokkum, All loc

Avantages interim

Sur mesure via agence d'intérim. Pas de contrat ou déclaration à gérer soi-même. Coût lié à la mission pas de supplément.

Web, Wifi

Sur place ? · Code ; · Bande passante ; · Installation complémentaire possible ; · Câblée, sans fil, ondes radio et antennes relais.

Line array

Système d'enceintes, assemblées en banane. L'inclinaison de ses enceintes est calculée par rapport à l'endroit de diffusion et permet de diffuser le son de façon homogène vers l'ensemble du public.

Pipe and drape

Système facile. Composé de bases, tubes et pendrillons qui permet de créer des séparations, sas, tunnel sans avoir recours au rigging.

Consommables

Tape service, Brico, Magasins de bricolage, Lecot, Clabots

Rigger

Technicien spécialisé dans le rigging

Gestion du planning de livraison du matériel, des produits nécessaires.

Tous mes fournisseurs sont-ils arrivés ? Quand arrive le matériel en retard ?

Différents types de transport

Transport du matériel (par ou pour le fournisseur) - Transport de la main d'œuvre - montage, presta et démontage - Défraiement 0,3468€/km - Transport du public (Shuttle service, cars, bus)

Avantages Contract étudiant

Très intéressant financièrement pour l'employeur. Durée du contrat selon besoin de l'employeur.

indépendant / freelance

Un travailleur indépendant exerce une activité professionnelle lucrative qui ne le lie pas à un employeur par un contrat de travail. L'indépendant est, en quelque sorte, son propre patron. Le travailleur indépendant est également considéré comme indépendant au niveau de la sécurité sociale. Contrairement aux salariés du secteur privé ou public, il doit donc veiller à s'affilier à une caisse d'assurances et à payer des cotisations sociales. Il facturera directement la personne qui lui confie une mission de même manière qu'une société

PEOPLE

Une main d'œuvre spécifique est nécessaire à la mise en œuvre de tout évènement. Chiffrez le coût de la main d'œuvre pour les 3 phases : montage, prestation évènement et démontage. Certains fournisseurs travaillent au forfait/jour, d'autres travaillent en régie de l'heure.

Désavantages Contract étudiant

Uniquement destiné aux étudiants et donc généralement à du personnel non expérimenté.

Présentation du concept

Vendre son concept au client. Faire valider les derniers plans, les derniers choix et le budget détaillé en version Finale.

Plantes vertes et décors

Yd, Wijns, Service de prêt de la province

La première réunion

a pour but de prendre connaissance des besoins du client.

avant

c'est la phase de bureau préparatoire : je prépare mon projet sur ordinateur, je passe une série de coup de fils aux partenaire liés au projet, je fais des réunion, des repérages. c'est le travail de bureau

logistique évènementielle

c'est la pratique de la logistique dans le domaine de l'évènementiel

Documents annexe (planning)

call sheet, canaux radio

évènements culturels et artistiques

concert festival commémoration défilé exposition

Certains évènements sont des 'one-shot

d'autres se répètent chaque année (festival de musique, évènements caritatifs, défilés, évènements sportifs, etc.)

quels sont les buts & missions de la logistique événementielle

décharger les organisateurs d'évènements et de congrès des soucis matériels et logistiques.

autre

elle fait partie intégrante du processus de production lié à un évènement. elle tient compte du lieu où se déroule l'évènement, de la date à laquelle se déroule l'évènement.

cerveau en tiroirs d'un budget logistique

il existe toujours une interaction directe entre chaque sous-rubrique

Pour qu'un budget soit réaliste

il faut que toutes les étapes soient bien respectées, que les plans soient cohérents, que les repérages soient bien réalisés et que les fournisseurs soient bien briefés

je mets en lumière mon concept, mon évènement

je m'assure que mon client et mes partenaires ont tous une vision très précise de toutes les composantes de l'évènement proposé

je commande mon matériel

je réserve ma main d'oeuvre spécifique, mon personnel adapté

évènements sprtifs

jeux olympiques coupe du monde de football roland-garros

Faire contrôler les installations par un organisme agréé

l existe 4 sortes de contrôles possibles : Contrôle dit de stabilité : scènes, tribunes, gradins, structures imposantes − Contrôle des installations électriques : groupes électrogènes, tableaux électriques, lignes tirées respectant les règles de sécurité, etc. − Contrôle des installations de gaz : cuisines, food trucks, etc. − Contrôles des effets spéciaux / pyrotechnie : selon la « puissance » des effets pyrotechniques et de la commune où se déroule l'événement, un contrôle par une société agréé ou par les pompiers est à prévoir.

je planifie

l'arrivée et le départ des marchandises, je planifieles différentes étapes du montage, de l'évènement, du démontage et du départ des marchandises

différent rôles de la logistique évènementielle

la gestion de la mise à disposition des ressources la gestion de l'acheminement des produits nécessaires à l'évènement la gestion et la mise en disposition de la main d'oeuvre et du savoir-faire spécifique l'organisation proprement dite de l'évènement qui constitue le cahier des charges de la logistique évènementielle

logistique évènementielle (timeline)

la logistique évènementielle démarre lors de la réunion chez le client suivie du repérage et la bonne mise en oeuvre de l'évènement. elle se termine quand l'ensemble du matériel est retourné chez l'expéditeur et par l'état des lieux de sortie du lieu d'événement (voir au débriefing )

évènement d'entreprises

lancement de produits salon fête de personnel formation team building

Différentes conduites dans le processus de construction d'un évènement

livraison, montage, prestation, démontage, reprise

évènements privés

mariage soirée

le logisticien aura une partie ou la totalité de ces missions

organiser le repérage technique et logistique des lieux organiser les planning des livraisons & des reprises organiser les planning de montage et démontage coordonner et optimiser le montage et le démontage des installations vérifier la sécurité des installations via un organisme de contrôle agrée. optimiser la mise en oeuvre de l'évènement

Planning de prestation des différents acteurs (main d'œuvre spécifique) pendant l'évènement.

pendant l'évènement. Éclairagiste, caméraman, ingénieur son, etc. Est-ce que tout le monde est bien à son poste et a une vision claire de ses missions et du timing de l'évènement ? C'est la gestion du bon suivi de la conduite de prestation de l'évènement, de l'ouverture des portes au public au départ du dernier invité.

qui en sont les principaux acteurs

production manager production assistant dessinateur 2d avec implantation logistique et technique dessinateur 3d présentation client conception graphique - animation vidéo, background projection, branding, identité visuelle de l'évènement, signalétique designer lumière directeur technique organisme de contrôle indépendant scénographe, créatif décorateurs

Réalisation d'un moodboard

présentation d'échantillons des produits proposés. Il est important de bien mettre en lumière ce que vous proposez

Bien identifier ce que veut le client et quelle est son enveloppe budgétaire

rien ne sert d'essayer de vendre une porsche à celui à celui qui ne peut se payer qu'une golf. ceci est essentiel pour proposer le meilleur évènement, le meilleur concept - originalité avec le meilleur rapport qualité-prix

principales missions de la phase avant du production management

réunion client compte rendu brainstorming & construction d'un concept repérages sites ou salles plans 2d & 3D réalisation du planning briefings fournisseurs demande d'offres et prises d'options réalisation d'un budget détaille réalisation d'un moodboard réalisation des fichiers d'impression gestion du travail de production spécifique lié au concept-projet présentation du concept gestion des délais de commande et de production des différents partenaires et fournisseurs

production & management

se divise en 3 phases : avant - pendant - après évènement

évènements institutionnels

séminaire congrès forum

bureau =. la phase la plus essentielle

un évènement mal préparé ne pourra jamais bien se traduire dans la réalité du terrain

· Réalisation des fichiers d'impression

validation des bons à tirer, lancement des impressions tout en respectant les délais de production nécessaires. Je briefe mon graphiste, il réalise les fichiers. J'envoie au client pour commentaires, on joue au ping-pong, on réalise plusieurs projets jusqu'au projet final. Un bon à tirer sera enfin validé par le client avant de lancer les impressions des supports chez l'imprimeur.

Génie Lift

voir pp

Nacelle Articulée

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Nacelle araignée

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Nacelle ciseaux

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Pieds de levage génie

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Talkies Walkies

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chariots élévateurs

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coffrets électrique

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générateur électrique

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passe cable

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triphasé

voir pp

Traiteur

· Droit de bouchon, si traiteur imposé par le lieu ; · Matériel de cuisine disponible sur place ; · Détail de ce matériel ; · Arrivée et évacuation eau ; · Eau potable sur place (traiteur, cuisine et vaisselle, etc.) Repérage en tandem avec son partenaire cuisine.

Bureau de production

· Espace privatif fermé pour y établir un bureau de production ; · Matériel technique disponible : téléphone, fax, imprimante, prises de courant ; · Mobilier disponible : tables, chaises, poubelles, vestiaires ; · Internet : câble - wifi - code.

Vestiaires

· Espace spécifique, vestiaire existant sur place ? Si pas à créer. · Espace fermé ? Sécurisé ? · Matériel disponible (tringles, cintres, n°) · Capacité ? · Personnel fourni sur place ? · Arrivée électrique pour laptop, fabrication de badges, etc.

POURQUOI CHOISIR TEL OU TEL FOURNISSEUR

· Forces et faiblesses ; · Local, régional ; · Confiance - habitude ; · Renouveau - le « pas déjà vu ». Echantillons et visuels à présenter au client et s'assurer que le client valide vos choix, que vous parlez de la même chose, que vous êtes d'accord sur le produit fini proposé ! Créer votre listing de fournisseurs, favoris web.

Mobilier et décoration disponible

· Mobilier disponible sur place ; · Décoration disponible sur place ; · Conditions d'utilisation / réservation ; · Coût d'utilisation ; · Coût du placement, si proposé par le lieu.

Parking sur place

· Nombre de places de parking ? · Personnel sur place (parking boy, garde sécurité)? · Parking déjà̀ balisé, dessiné ? (cf. parking grands magasins)

Électricité

· Plan électrique des installations ? · Puissance disponible par circuit ? · Boîtier électrique et type de fiche 32 A Triphasé, etc. Certaines installations techniques sont gourmandes. · Emplacement du/ des disjoncteurs ? · Groupe électrogène sur place ? Complément ou back-up ? · Prix du KW ? Peut-être fait avec son-(ses) partenaires techniques. Faire des photos des tableaux et des fiches électriques pour ensuite les envoyer par email à vos prestataires techniques.

Occultation

· Pourquoi occulter ? Ambiance lumineuse - projection vidéo ; · Occultation des fenêtres et ou verrières au plafond ? · Possibilité d'accéder au toit ? · Partenaire habituel imposé par le lieu ? (Ex : Tour et taxis)

État des lieux

· Toujours à faire ; · Photos d'anomalies constatées (prouver que c'était là avant) ; · Compte rendu avec relevé des personnes présentes. Acter tous les éléments relevés et demander une validation par les tiers.

Déchets et nettoyage

Équipe de nettoyage sur place ? · Containers sur place ? · Coût d'utilisation (€ /tonne, tri, etc.)

quels sont les types d'évènements où intervient le logisticien évènmentiel

évènements cultures et artistiques évènements sportifs évènements institutionnels évènements d'entreprises évènements privés

Un bon repérage est une condition sine qua non à la réussite de VOS évènements

évènements. Plus il sera complet, plus votre budget sera précis. Chaque petit détail à son importance. En règle générale, il y a toujours un premier repérage global suivi de plusieurs visites des lieux avec les partenaires participants à la mise en œuvre de l'évènement.