Tips

Vea más allá

"Concéntrese más en el por qué de las herramientas y las prácticas. Muchos Directores de Proyecto se apegan al proceso en lugar de aprender a adaptar su enfoque a las necesidades de un proyecto determinado".

Asigne al líder de proyecto adecuado para el trabajo

"Contrate a líderes de proyecto que respeten a los desarrolladores y entiendan lo que están haciendo", sugiere Harry E. Keller, presidente, CEO y fundador de Smart Science Education Inc. "Nada mata más rápido los proyectos de TI que una administración deficiente. Es difícil porque la mayoría de los desarrolladores no son aptos para la administración y la mayoría de los administradores no tiene idea de los tipos de desarrolladores que hay, pero vale la pena el esfuerzo".

Estrategias para manejo de riesgos

Alistair Cockburn está compilando un catálogo de patrones para manejo de riesgos. Click aquí para visitar.

Asegúrate de que tus expectativas estén claras

El líder de proyecto debe asegurarse de que cada miembro de su equipo conozca cuáles son sus responsabilidades específicas. Esto contribuirá a ahorrar tiempo y prevenir que algunas tareas sean pasadas por alto.

En el camino no se arregla la carga. Planificar o no planificar he ahí el dilema

Esta frase tan socorrida y tan usada, no tiene cabida en la Dirección de Proyecto. La planificación detallada (proyectos medianos y grandes) resulta fundamental para la ejecución y el control; esta última fase es la garantía del éxito del proyecto, por su puesto si se ejecuta correctamente. Si el proyecto es pequeño, igualmente planifique. En la Dirección de proyecto no existe argumento válido que lo exima de la planificación.

Arriesguese a buscar financiación

Este es uno de los puntos vitales para cualquier proyecto. Prepare una excelente presentación que refleje las ventajas y beneficios y aventúrese con confianza a mostrar lo que le hizo decidirse por esa idea.

Defina los hitos fundamentales del proyecto

Identifique los momentos decisivos durante todo el proyecto . Puede proporcionar un ciclo de vida del proyecto mediante la inclusión de las cuatro fases principales: iniciación, planificación, ejecución y cierre. Realice una evaluación real al final de cada fase. Asegúrese de examinar cada entrega. De las partes del producto a los documentos técnicos del plan del proyecto, tendrá todos los elementos involucrados para asegurar que el producto cumple con las especificaciones del proyecto. El producto debe estar en consonancia con la calidad que sus clientes esperan. Estos hitos no sólo lo ayudarán a eliminar el riesgo del proyecto y a monitorear los cambios en el proyecto, sino también le avisará de los problemas persistentes y podrá asegurarse de que cada pieza se complete correctamente.

No permitas que tu proyecto se vuelva lento

La falta de velocidad es sin duda un mal síntoma en un proyecto. Los proyectos siempre deberían avanzar a un ritmo constante, lo que no quiere decir que éstos deban marchar aceleradamente porque algo podría salir mal. La mejor manera de llevar un buen ritmo es dividir el proyecto en pequeños entregables determinados por intervalos de frecuencia y obviamente cuando no se cumplen estos tiempos y los momentos de no entregar se acumulan, el proyecto está padeciendo inconvenientes que a la postre pudieran ser severos

Construya relaciones intencionalmente

La forma en que se desarrollan las relaciones entre miembros del equipo y con el cliente es decisiva para el éxito. No deje esto a la suerte. Piense al comienzo qué relaciones debe desarrollar y nutrir, con quién y de qué forma.

No involucrarse en ¨Hacer el Trabajo¨

Muchos gerentes de proyecto cometen el error de involucrarse en "hacer el trabajo". Evite esto a toda costa. La gestión de proyectos es un trabajo de tiempo completo, y perder de vista el objetivo (aunque sea por un corto período de tiempo) puede dar lugar a problemas. Puede ser tentador llevar a cabo algunas tareas cuando la fecha límite se avecina, pero deje esto a los demás mientras se concentra en la gestión del proyecto.

Gestiona la función, no el papeleo

Recuerda que tu trabajo es gestionar una función específica en la empresa, sea la que sea. Existe mucho papeleo que va con el trabajo, pero no dejes que te distraiga de tu verdadera responsabilidad.

Cuando el riesgo en el Proyecto es la ausencia imprevista del Project Manager

Por Irwin José Franco - "Joe" ( El Café de Joe ) Una de las actividades que realiza el Project Manager junto a su equipo es identificar aquellos eventos que puedan ser una amenaza u oportunidad para alcanzar los objetivos del proyecto (costos, tiempo, calidad). Las actividades para identificar, calificar, seleccionar y mitigar riesgos son constantes durante todo el proyecto. Desde el inicio hasta el final. Pero es usual que dentro de esos escenarios eventuales no se prevea la ausencia imprevista del Project Manager. Pues si... el PM también es un riesgo. En días pasados un colega PM se ausentó de manera sorpresiva y obviamente no planificada. El PM se convirtió en un riesgo no identificado. Tampoco sabíamos cuando se reincorporaría. Urgentemente el PM seleccionado, para hacerse responsable, debe obtener información de manera rápida sobre: ¿Qué es el proyecto? ¿Quién es el cliente? ¿Cuál es el estatus actual? ¿Quién está en el equipo y qué está haciendo? ¿Qué compromisos hay con el cliente? ¿Qué se le debe entregar? ¿Cuáles son las fechas importantes? La situación anterior se logra mitigar en gran medida tomando algunas acciones prioritarias, tales como: Tener un back up: En el caso de que falle el PM asignado, alguien pueda asimilar la situación y tomar decisiones. (En una organización donde existe una PMO es un poco más fácil porque se puede delegar.) Estatus del Proyecto a la mano: Con un documento que indique cuales son las actividades realizadas, las próximas, los hitos por concluir y el avance del proyecto, el PM que tome el mando podrá tener una idea de qué sucedió y deberá suceder en las próximos días. Folder físico: En una carpeta (así como lo recomienda el artículo "Herramientas esenciales para el PM") se tiene acceso a las actas de reunión, aprobaciones, documento de Alcance, etc. Los archivos digitales ordenados: Saber donde están los archivos, documentos aprobados, información del proyecto, etc. ayudará a identificar cualquier fuente de información necesaria. (Algún documento de apoyo que describa esta organización será de ayuda) Mails accesibles: Tener acceso a los mails del proyecto para poder verificar la información vital del proyecto, comunicaciones, aprobaciones, etc. Cronograma público: Teniendo acceso al cronograma se podrá saber qué se ha hecho, que se está haciendo y cuáles son los hitos. Confianza en el equipo: Este tema es vital. El equipo sabe perfectamente qué está haciendo y que mejor que ellos para ayudar dentro de la organización. Una reunión con el equipo para evaluar la situación y tomar medidas solucionará muchos inconvenientes. Actitud del PM: El PM debe saber que en algún momento puede faltar y debe organizar las cosas de tal forma que puedan ser accesibles y entendibles por alguien más.

Planifica

Tiempo dedicado a planificar es tiempo bien gastado, asegúrate de tener un plan de proyecto con suficiente detalle para que todos los involucrados entiendan la dirección del proyecto. La falta de planificación dará lugar a problemas.

Cierra bien el alcance

Uno de los principales problemas es que el alcance no esté claro o que durante el proyecto sea modificado. Cerrar este punto antes de arrancar y gestionarlo durante el proyecto es fundamental.

Establece Objetivos S.M.A.R.T

Los objetivos que te fijas a ti mismo o a los demás deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y basados en el tiempo.

Administre el cambio

"Administrar los cambios en el ámbito original del trabajo es importante para mantener los proyectos bajo control", dice Jaimin Doshi, consultor de AppleTech Consultants, una firma de consultoría de TI y de administración de proyectos". "Es importante usar formas de control del cambio para analizar el impacto de los cambios respecto al tiempo, el costo y su esencia", añade Doshi. "Los cambios considerados como cosméticos (menores) también deben ser seguidos por los líderes de proyecto pues implementar y probar esos cambios podrían agregar horas importantes".

Reconoce la contribución de cada miembro del equipo

"Cada uno aporta a su manera, pero debe aportar. Una vez que se haya logrado el objetivo grupal, el líder debe reconocer y señalar la contribución que haya hecho cada uno. De esa forma cada persona no sólo estará contenta por el logro grupal, sino que también se sentirá motivada por su aporte individual.

Disponibilidad como premisa

"Siempre listos" es el lema de los Boy Scouts que puede ser imitado por los Líderes de Proyectos demostrando una disponibilidad constante para atender cualquier asunto relacionado con el proyecto que están ejecutando en un momento dado. La Oficina del Lídere de Proyecto debe ser "de puertas abiertas", siempre dispuesto a atender cualquier consulta o inquietud de los miembros del equipo de trabajo, clientes, patrocinador, proveedores o cualquier persona que requiera de su atención y servicio. Negarse sistemáticamente a cumplir compromisos, no responder a mensajes telefónicos o electrónicos, son actitudes que atentan a la buena marcha del proyecto y es una muestra de la falta de compromiso por parte de quien así procede. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Cree metas para cada miembro del equipo y reconozca cuando las cumplan

"Crear metas en la fase de planeación para usted y su equipo le ayudará a dar seguimiento a su progreso y también le dará un sentido de cumplimiento cuando se llegue a cada meta", indica G. Karthik, director de proyectos de Hexaware Technologies, un proveedor de soluciones de BI, analítica y empresariales. Entonces, "cuando usted alcance las metas, reúna a todos para tener una interacción social (como comer helado en la oficina) para recompensar a los miembros del equipo y que todos sigan entusiasmados por el proyecto", dice Michael Hamelin, Chief Information Security Officer en GreenSky Credit. Para los equipos que estén distribuidos geográficamente o que trabajen virtualmente, reconozca los logros con pequeños gestos, que pueden ser tan sencillos como un correo electrónico de felicitación.

A la caza de algún "scope creep"

A lo largo de la vida del proyecto una corrupción del alcance no oficial (propuestos por alguien sin mucha autoridad en el proyecto) es uno de los retos más comunes que enfrentan los proyectos. Se puede presentar en varias formas, una de éstas es la incorporación de nuevas ideas que quieren ser introducidas al proyecto, muchas de las cuales no se alinean con los objetivos estratégicos del proyecto y podrían acabar perjudicando el alcance inicial planificado para ese proyecto. Es labor del Líder de Proyecto, estar al pendiente y evaluar esas situaciones que inevitablemente corromperán el alcance, en el caso que lleguen a ser incorporadas al proyecto, derivando rezagos en el calendario entre otras consecuencias.

Trabajar en los puntos débiles

A pesar de todas las características y cualidades que debe poseer un Líder de Proyecto, no estamos hablando de una especie o raza superior del género humano, por el contrario, estamos hablando de personas con virtudes y defectos, con destrezas y flaquezas, con méritos y desaciertos. Un Líder de Proyecto que quiera progresar en su carrera, debe empezar por reconocer sus puntos débiles y carencias, proponerse cada día mejorar tal o cual virtud o característica; esmerarse por encontrar la forma de aumentar sus habilidades y aptitudes; establece metas a alcanzar con el propósito de llenar sus vacíos y sabe aceptar sus limitaciones. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Asumir la realidad

Aceptar hechos y circunstancias de la forma en que se presentan, con realismo, sin perder el tiempo lamentando los errores del pasado o pensando que todo hubiese sido mejor de tal o cual modo, son características de una persona realista que sabe afrontar las situaciones en su justa medida. El Líder de Proyecto debe aceptar la realidad tal cual ella es, sin fanatismos o especulaciones y con la mente puesta en los objetivos del proyecto. En la vida cotidiana de cualquier persona, siempre se presentarán hechos y circunstancias que no son posibles remediar, sin embargo, aceptarlas en su contexto real es un buen inicio para seguir adelante. Nadie está exento de crisis familiares, personales, financieras, laborales o de cualquier tipo. El Líder de Proyecto debe ser el faro y guía para superar cualquier dificultad que se presente durante la ejecución del proyecto. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Recuerda que el cliente es el jefe

Al final del día, todas las actividades, procesos, tareas que implican un proyecto se resumen en una sola cosa: hacer al cliente feliz. Ciertamente hay diversos tipos de clientes desde los más detestables hasta los más armoniosos, por lo que es indispensable tratar con todos de la mejor manera, sin perder la paciencia y hablando el lenguaje que ellos manejan, para que al término del proyecto haya una satisfacción total y en el futuro tenga ganas de regresar.

Establezca un camino crítico

Algunas tareas son muy grandes, abrumadoras, y puede que no sepa por dónde empezar. En casos como estos asegúrese de trazar una ruta o camino crítico que deje en claro los aspectos claves del proyecto, así como el tiempo de realización, cualquier relación entre ellos y sus resultados lógicos. En este punto, la creación de un diagrama de Gantt es particularmente efectivo. Algo que se suele subestimar respecto a este paso es el hecho de que trazar un camino crítico permitirá que el proyecto se complete más rápidamente, de manera que es una habilidad que vale la pena dominar.

La gente a nuestro alrededor es la gente que nosotros elegimos

Algunos de tus empleados te hace enojar. Unos cuantos de tus clientes son molestos. Uno o dos o tres de tus amigos se comportan como tontos egoistas y piensan que todo gira alrededor de ellos. Bueno, sólo hay que recordar una cosa muy importante: tú los elegiste. Si las personas que están a tu alrededor te hacen infeliz, no toda la culpa es de ellas. La mayor parte de la culpa recae en ti. Ellas están en tu vida profesional o personal porque tú las atrajiste hacia ti... y dejaste que permanecieran ahí. Así que piensa en el tipo de personas con las que deseas trabajar. Reflexiona la clase de clientes a los que te daría gusto ayudar. Visualiza a los amigos que deseas tener. Entonces cambia lo que haz hecho hasta ahora para así que comiences a atraer a esa clase de individuos. Las personas que están acostumbradas a esforzrse mucho, quieren colaborar con los que saben valorar el esfuerzo y que también se esfuerzan al máximo. La gente amable, busca amabilidad y se asocia con quienes se comportan de igual manera. Los trabajadores dignos de mención desean trabajar para líderes notables. Es un hecho innegable: la gente con éxito, se siente atraida por aquellos que son exitosos. Si los integras a tu equipo de trabajo, tus proyectos sólo pueden mejorar y tú serás un profesional con redes sólidas.

Concretar Detalles del Proyecto

Antes de que usted comience el proyecto, asegúrese que tenga bases solidas y que cuenta con la aceptación por parte de todos los interesados clave. Entender sus intereses y expectativas y estar al tanto de cómo van a determinar si el proyecto fue o no exitoso. Usted también tendrá que asegurarse de que el alcance del proyecto está claramente identificado, incluyendo las funciones y responsabilidades de los distintos miembros del equipo de proyecto. Desarrollar el plan del proyecto y verificar que los objetivos de los elementos clave están claramente definidos y estrechamente alineados. También debe establecer criterios de éxito mensurables y rastreables, como la realización de tareas en la fecha prevista , el logro de los objetivos presupuestarios, confirmando que la funcionalidad del producto sea satisfactoria para el cliente, y garantizar que se cumplan los reglamentos del gobierno y/o de la industria. Cuide todos los detalles para establecer las bases para el éxito de su proyecto.

Flexibilidad

Aquella figura filosófica que enseña que un roble puede ser arrancado de tajo ante un viento fuerte por estar erguido y no someterse a la fuerza con que el éste le golpea puede ser aplicable a la forma como recibimos los acontecimientos que se presentan en nuestra vida cotidiana. El Administrador de Proyectos siempre estará expuesto a las modificaciones de las condiciones en cualquier aspecto, ya sea laboral, de mercado, familiar o personal. Ante cualquier cambio que represente un atentado a la denominada "zona de comodidad", en donde se siente tan a gusto, es necesario adaptarse a con la mayor rapidez y flexibilidad posible, pues no es viable estar remando en contra de la corriente cuando se presentan circunstancias que definitivamente no se pueden controlar. En la tarea de coordinar el equipo de trabajo también es necesario ser flexibles ante las situaciones propias de los miembros del equipo, por ejemplo, permisos para estudiar o diligencias personales, obviamente, sin que esto altere o afecte el curso normal del proyecto. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Toma en cuenta el retorno de inversión

Aunque el establecimiento de los beneficios económicos que pretende una organización es fijado desde la junta directiva, tomando en cuenta un cúmulo de análisis, datos y comportamientos que les permita tomar la mejor decisión; es función del project manager proyectar el retorno de inversión que se obtendrá de algún proyecto. De allí que debe valorar el análisis costo-beneficio y visualizar la forma en cómo el proyecto brindará mayor valor a la compañía de acuerdo a su alineación con los objetivos estratégicos de la empresas, de tal manera que todos los esfuerzos realizados se muevan hacia esa dirección.

Despersonalizar los problemas

Aunque en ocasiones resulte difícil no ponerle la cara de alguien a un problema, más aún cuando el project manager sabe quién es el responsable que lo ocasionó, hay que demostrar mucha madurez y control intentando despersonalizar el problema, pues el administrador de proyectos debe dar a conocer a sus empleados que el inconveniente no tiene que ver con nada personal sino con las acciones erróneas que fueron llevadas a cabo. Para ello el project manager debe enfocarse en lo meramente relativo al proyecto para que así pueda evitar que el conflicto se extienda hacia el lado personal y por ende genere perturbaciones en el funcionamiento del equipo.

Pensar en verde

Aunque la mayoría apoyan las iniciativas a favor del cuidado del medioambiente y del planeta, pues piensan que lo "verde" es una moda; lo importante es internalizar este tipo de enfoque si bien no como una forma de vida (aún cuando sí debería serlo), entonces como una manera de trabajar y afrontar cada desafío profesional. Generalmente el cuidado de los recursos de un project manager está orientado a no malgastar ni un centavo más del presupuesto planeado y si se puede hacer con menos mucho mejor. Obviamente al tratarse de un negocio es una regla nada desdeñable y totalmente válida, pero no se debe olvidar que sin importar el proyecto siempre se debe tener presente el impacto ambiental que pudiera generar y toma conciencia que desde utilizar solamente documentos electrónicos para evitar la utilización de papel, hasta generar importantes planes a favor de energías limpias, en todo momento se debe tener un pensamiento verde.

Explicar las cosas de manera sencilla

Aunque muchos sostienen que una mente brillante se caracteriza por usar una alta dosis de verborrea o un lenguaje extremadamente técnico, prácticamente inentendible para la mayoría. Esto no es completamente cierto, porque en algunas circunstancia un vocabulario o una jerga perteneciente a alguna rama de conocimiento se puede simplificar de tal manera que las explicaciones puedan ser comprendidas por una gran número de personas. En el caso de los proyectos, existen muchos project managers que por sonar inteligentes o impresionar a un cliente o a sus jefes, basan sus conversaciones en términos exageradamente técnicos, sin embargo, es bien sabido que esto trae como consecuencia proyectos fallidos que no tienen que ver con lo que realmente necesitaba el cliente. Tanto los miembros del equipo como los demás stakeholders necesitan entender lo requiere el project manager, por lo tanto éste debe ser claro y simple en su forma de expresarse de tal manera que exista un óptimo desempeño en la ejecución del proyecto.

Habla con tu patrocinador

Aunque no haya ninguna entrega al patrocinador, haz tiempo en tu agenda para reunirte con ellos y discutir tu plan de relevo. Avísales cuáles son las fechas de tus vacaciones y a quién pueden dirigirse en caso de emergencia. Si no te importa que te escriban o te llamen mientras estás fuera, díselo. Y dales tus datos de contacto para que puedan hacerlo. El objetivo es que puedas marcharte sabiendo que el patrocinador confía en que todo está bajo control a pesar de que no vayas a estar dominando físicamente el proyecto durante un par de semanas. Insisto: lo fundamental es crear las expectativas justas.

La importancia de la junta de arranque

Celebrar la junta de arranque de un proyecto también conocida como Kick off, constituye una labor fundamental que debe realizar todo project manager. Para ello deben participar stakeholders clave, patrocinadores y los miembros del equipo del proyecto, porque finalmente son los actores fundamentales quienes aportarán sus ideas, experiencia y puntos de vista para ayudar a desarrollar la declaración del proyecto, identificar los riesgos y acordar una apropiada planificación del proyecto. Si resulta conveniente y dependiendo de la naturaleza del proyecto, es recomendable celebrar nuevas reuniones al inicio de una nueva etapa.

A veces hay que ensuciarse las manos

Ciertamente el project manager es el líder y tiene una posición distinta a la del resto que conforma el equipo, pero eso no quiere decir que sea un Dios y que por ello esté por encima de todas las personas y no deba realizar algunas actividades del proyecto. Por esta razón y para ganarse aún más la confianza y el aprecio de todos quienes lo rodean, de vez en cuando debería ejecutar ciertas tareas que resultan poco atractivas para la mayoría. En ese sentido, es muy bueno que en ocasiones el líder del proyecto se ensucie las manos, pues con esto dejará en claro que es un ser humano común que al final del día también forma parte de un equipo y no es un ente que vive en el Olimpo.

Dedicarle tiempo a la construcción de relaciones con el equipo del proyecto

Ciertamente toma tiempo construir una buena relación con los integrantes del grupo del proyecto, sobre todo en la actualidad cuando la mayoría de las empresas dan la apariencia de únicamente importarle las utilidades del negocio sin tener en consideración que están trabajando con seres humanos. Un Líder de Proyecto exitoso debe saber cómo sacar lo mejor de su grupo, para ello debe fundamentar sus relaciones en el respeto, ya que gracias a este factor podrá notar que antes situaciones apremiantes los miembros de su equipo responderán de la manera más eficiente conforme los desafíos del proyecto se vayan incrementando.

Celebra el éxito del proyecto con tu equipo

Cuando se concluye un proyecto exitosamente y se consigue entregar el resultado adecuado que el cliente necesita, no hay nada mejor que celebrar este éxito con los miembros del equipo. El reconocimiento del logro es la mejor forma de motivación, pues todos sienten que su aporte valió la pena y aunque dependiendo de la naturaleza del proyecto y del trabajo de cada integrante, seguramente algunos dedicaron más tiempo y esfuerzo que otros, es muy valioso que el conjunto del equipo se sienta cómodo y contento por el trabajo realizado.

Promueve la participación en el proceso de planificación del proyecto

Cuando se esté armando el plan inicial para el proyecto, siempre que sea posible reúna e incorpore al equipo completo en esta parte del proceso. Si los integrantes han ayudado a producir el plan del proyecto, entonces lo comprenderán mejor, se sentirán responsables de él y buscarán su propio éxito a través de la culminación exitosa del mismo. Los grupos de trabajo se forman con metas claras desde el inicio. Si todos las proponen, discuten y comparten, entonces se integran verdaderos equipos

No aplique todos los procesos del PMBOK® Guide en su proyecto

Debe usar su conocimiento sobre el proyecto para determinar cuáles procesos son los más adecuados para cada caso. No todos los procesos del PMBOK@ Guide son adecuados para su proyecto, analice detenidamente cuáles son los que mejor funcionan en cada ocasión.

Asumir la incertidumbre

Definitivamente en la dinámica de proyectos siempre debemos esperar lo inesperado ya que hay mucho hay mucho más que no sabemos y no podemos saber más que lo que podamos anticipar. Hay que ser resistentes a lo que la vida depare. Se puede anticipar que el equipo aprenderá algo en el camino que puede y debería cambiar lo que se ha prometido y entonces hay que definir cómo cumplir esas promesas. Ya que todo no se puede anticipar por la misma razón de que no sabemos "todo", lo apropiado sería definir un plan de riesgos basado en múltiples incertidumbres y obviamente tratar de predecir la ocurrencia de éstas.

Realice la documentación pertinente

Desde el inicio del proyecto hasta los hitos a lo largo del camino, usted debe contar con documentación firmada por las partes interesadas. "Asegúrese de que toda la documentación está en línea con su metodología de gestión de proyectos de decisión para asegurar que su equipo de proyecto está cubierto en terminos de entrega, y expectativas. " Incluso con los mejores procesos de gestión de proyectos en marcha, no es frecuente que un proyecto se termine a tiempo y dentro del presupuesto, por lo que deberá tener la documentación apropiada lista para los grupos de interés y el plan para cualquier imprevisto. Sin embargo, usted no debe complicar el proceso de gestión de proyectos con demasiada documentación que no agrega valor al proyecto.

Enamore a su cliente

Después del equipo, su aliado más importante es su cliente. No lo vea como un enemigo - trabaje en forma conjunta, apóyelo y él retribuirá la colaboración y el apoyo. Haga a su cliente parte del proyecto, involúcrelo en las decisiones y busque su ayuda tanto como sea posible.

Los entregables deben evolucionar de manera gradual, en aproximaciones sucesivas

Dicho de manera directa: lanzarse a ciegas y comenzar a construir todos los entregables del proyecto al mismo tiempo, simplemente cuesta demasiado y se arriesga mucho tiempo posiblemente dedicado a retrabajarlos. Construye poco poco, obtén revisiones para cada incremento y sus aprobación correspondiente, y mantén el paso para lograr una evolución controlada. De esta forma, los patrocinadores sabrán qué se ha logrado y tu equipo estra conciente de el punto donde se encuentra el proyecto. Así aumentas confianza al reforzar la percepción de que se todo va en la dirección correcta.

Tenga presente que es un trabajo creativo

Diferentes puntos de vista siempre enriquecerán los procesos. Cuando exista un problema es mejor consultarlo con todo el equipo que buscar soluciones en solitario. Dos mentes brillantes pueden más que una sola.

Adopta el lema de "he dicho "difícil", lo cual no significa "imposible"

Efectivamente, optar por una actitud positiva nos ayudará a mejorar la perspectiva que los demás tienen de nosotros. Estando contentos con nosotros mismos, hará que demostremos esa actitud positiva. Para esto tienes que tener claro que: Adoptar por una actitud positiva es de tu elección, y no depende de tus circunstancias. La actitud elegida será la respuesta profesional y personal tuya a la situación. Y tú siempre tendrás el control de la manera de elegir y la manera en responder.

Actualización y profesionalización permanente

El Líder de Proyecto debe estar siempre en la cresta de la ola de las nuevas tecnologías, las metodologías y de todo aquello que represente un avance en la disciplina de la Administración de Proyectos. En los tiempos modernos la volatilidad es el pan nuestro de cada día y cada vez se definen más estándares y los existentes son sometidos a una constante revisión, por lo que es imprescindible que el Director de Proyectos busque una constante actualización de sus conocimientos. Los miembros del Project Management Institute tienen acceso a una gran cantidad de documentos y libros que permiten estar al tanto de las últimas tendencias en las diversas vertientes que forman parte de esta disciplina. Cientos de Project Managers alrededor del mundo comparten sus experiencias y conocimientos con la comunidad de socios del PMI®, lo cual resulta ser una herramienta muy valiosa para el desarrollo profesional de un Líder de Proyecto. De igual forma, es muy recomendable la participación en cursos, seminarios y simposios relacionados con el tema, pues es la gran oportunidad de interactuar con otros colegas y recoger de viva voz las enseñanzas y experiencias que afloran en tales eventos. Además de estar actualizado en cuanto a temas relacionados con la Administración de Proyectos, dentro de su permanente capacitación, el Líder de Proyecto también debe estar al tanto de los últimos acontecimientos relacionados con el tipo de negocio en el que se desenvuelve o de la legislación relacionada con la empresa u organización a la que presta sus servicios. El Project Manager es entonces una especie de esponja que debe tener la habilidad de absorber los conocimientos que sean necesarios para garantizar su éxito como Líder de Proyecto. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Implementación del auto aprendizaje

El auto estudio es la capacidad de aprender un tema específico por cuenta propia, sin esperar a recibir la enseñanza por parte de alguien más. En nuestros días existen muchas posibilidades de obtener información y conocimiento haciendo uso de las modernas tecnologías disponibles. Si un Líder de Proyecto no desea quedarse en el camino muy pronto, debe adquirir cierta auto motivación por estudiar los temas en los que es necesario mejorar o adquirir el conocimiento. Pero ¿cómo auto motivarse?, ¿cómo y cuándo estudiar y qué temas? No existe una única respuesta para éstas preguntas, pues depende de los vacíos y expectativas de cada quien. Por lo tanto, hacer una lista de aquellos temas en los cuales se tienen lagunas, o aquellos en los cuales se desea profundizar; sería de gran utilidad, pues serían las asignaturas pendientes de aprobar. Como buenos Líderes de Proyectos, podemos crear un "Plan de Carrera", generar un proyecto cuyos objetivos sean los de aprobar tales asignaturas, en lo posible, con metas cuantificables. En cuanto a la disciplina de estudio, es recomendable proponerse una hora diaria para estudiar, o el tiempo que nuestras obligaciones nos permitan, lo más importante es permanecer en continuo crecimiento. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Líder de Proyecto precavido vale por dos

El buen Líder de Proyecto no permite que ciertas situaciones o acontecimientos que tienen alta probabilidad de ocurrencia lo tomen por sorpresa. Por tal razón, siempre está analizando factores de riesgo y evaluando las medidas necesarias que deben ser tomadas en el caso de ocurrencia de una situación fortuita. Hay que reconocer que no es posible el evitar que algunas situaciones ocurran, pues no está en las manos del Líder de Proyecto esa potestad, pero lo que si debe ser posible, es el prever la forma de enfrentar esas situaciones una vez que han sido detectadas y evaluadas. Bajo ninguna circunstancia debe dejarse a la suerte a al azar el éxito de un proyecto, son muchos los factores en juego para permitir que situaciones no previstas den al traste con los resultados del mismo, acabando con recursos y esfuerzos invertidos. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Comprenda la dinámica de los equipos ágiles

El equipo ágil está acostumbrado a tomar decisiones tácticas y a llevar el dia a día de una manera eficiente. Tiene un alto grado de compromiso y es transparente. Se trabaja en un entorno agradable y seguro. Cuanto más comprenda cómo trabaja el equipo Ágil, mejor posicionado estará para ayudar al equipo a que tenga éxito. Al principio, tendrá que incorporarse en las reuniones de planificación diaria y comprender cómo se asigna el trabajo y cómo se estiman los esfuerzos necesarios para un elemento de la pila. Por supuesto, que los conceptos básicos de Scrum deberá tenerlos claros y bien aprendidos.

Eficiencia

El éxito de cualquier proyecto depende en gran medida de la eficiencia del Líder de Proyecto, quien debe efectuar todas sus actividades con un alto sentido de compromiso y entrega, con la mayor perfección posible y con la colaboración de su equipo de trabajo. Un Líder de Proyecto eficiente no se permite licencias ni descarga sus responsabilidades en los hombros de los demás, conoce perfectamente su labor y se esfuerza por cumplir los acuerdos con la calidad requerida, en el tiempo y presupuesto adecuados, con el mínimo nivel de riesgos y generando la satisfacción de aquellos que se benefician de su trabajo. Aunque esta es una virtud o capacidad que se adquiete mediante la experiencia y el aprendizaje, mas no no puede ser impuesta, pues la eficiencia no se alcanza por imposición, todos Líder de Proyecto debe procurar lograr los resultados esperados y de acuerdo a las condiciones establecidas para alcanzar estos objetivos. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Mantén tus promesas

En ciertos proyectos es normal que dada la importancia del mismo para una organización, el project manager se permita el lujo de ofrecer algunas recompensas o realizar promesas a los miembros de su equipo si cumplen óptimamente con algún hito, actividad o por cualquier otra situación que tenga mérito. Obviamente estos incentivos extras motivarán mucho más a los trabajadores para que desempeñen de la mejor manera sus actividades. Sin embargo, hay casos en los cuales se prometen muchas cosas pero finalmente no son otorgadas aún cuando se hayan superado los retos que fueron trazados a cambio de recompensas. Si el project manager prometió algo debe cumplirlo, aún cuando eso sea difícil de otorgar pues no puede ofrecer cosas que salen fuera de su alcance. Así que si prometió mayores beneficios, bonos o incremento de sueldo, debe velar y batallar a favor de que eso suceda, pues de lo contrario quedará con muy mala imagen ante sus subordinados

El rol de conciliador

En cualquier actividad del quehacer humano es inevitable que surjan conflictos por razón de criterios encontrados, choques culturales, temperamentos, diferencias personales y por un sinnúmero de circunstancias que se entretejen en las relaciones humanas. El Líder está llamado a evitar que este tipo de situaciones afecten al proyecto tratando de conciliar posiciones contrarias. Lo anterior no significa que el Líder de Proyectos sea un mediador o un árbitro para resolver diferencias personales, pues los problemas deben ser solucionados por las partes interesadas; sin embargo, siempre deben procurarse las vías y soluciones para que el proyecto no se vea afectado por éste tipo de circunstancias. Por otro lado, el Líder de Proyectos debe estar en la capacidad de armonizar las expectativas, requerimientos y deseos de los stakeholders con lo que el proyecto puede ofrecer. Por ejemplo, si un cliente propone un requerimiento que va más allá de los recursos asignados al proyecto, o si existe una solicitud por parte de un miembro del equipo de trabajo que no es posible satisfacer, éstas deben ser consideradas con argumentos creíbles y razonables de tal forma que el interesado o el miembro del equipo de trabajo puedan comprender la posición del Líder del Proyecto. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Aprende a decir que no

Es imposible quedar bien con todos y cada uno de los stakeholders. Ofrecerles "las perlas de la virgen" y decir que sí a todo sólo te meterá en problemas.

Mantén la comunicación con los patrocinadores desde el primer momento

Es muy cierto que la libertad a la hora de realizar un proyecto es una gran ventaja para poder llevar a cabo el trabajo de la mejor manera que consideremos posible, el contar con patrocinadores que nos den esa capacidad permite muchas veces avanzar significativamente en el proyecto, pero cuidado, esa libertad puede salir cara, ya que al final del día a la hora de presentar los entregables pueden diferir de la idea que los patrocinadores tienen. Como administradores de proyecto debemos anticiparnos a esta situación, mantén la comunicación con los patrocinadores desde el inicio del proyecto para conocer sus expectativas.

Observe las tareas dependientes

Es tan importante ver el panorama general, así como los detalles. Entender el propósito y el objetivo general del proyecto le permite tomar decisiones y resolver los problemas que se plantean. Si ha vinculado tareas en su plan con una relación ¨finish-to-start¨, entonces piense si realmente es necesario esperar hasta que finalice la primera tarea, o si hay alguna oportunidad para avanzar a la segunda fase. Por ejemplo, si tiene dos tareas llamadas "escribir requisitos" y "diseño de solución" y están vinculadas en su plan, ¿realmente tiene que esperar hasta que el 100% de los requerimientos estén escritos antes de poder comenzar a diseñar la solución? Tal vez usted puede comenzar el diseño general, cuando los requisitos estén 80% terminados. Si ese es el caso, entonces el tiempo total transcurrido para el proyecto será más corto.

Pon a prueba tus planes de contingencia

Esperar por un desastre que golpee fuertemente a tu proyecto es sin duda una forma peligrosa de descubrir si tus planes de emergencia realmente funcionarán. Por esto es recomendable irlos evaluando de vez en cuando con la finalidad de ajustarlos y ponerlos a tono para garantizar que éstos continúan siendo seguros y válidos para las circunstancias de contingencia previstas que pudieran llegar a ocurrir.

Haz sólo lo necesario

Esta expresión en ningún momento pretende significar que el project manager no debe ser ambicioso y aportar valor agregado a su labor. No obstante, hay momentos que van más allá del trabajo y aplicarle mucha dedicación pueden llevar a la pérdida de atención de otras cosas y por lo tanto provocar el descarrilamiento del progreso esperado del proyecto. Es por ello que resulta imperioso realizar las cosas clave primero y si queda tiempo se le puede dar paso a lo secundario, ya que en la mayoría de los proyectos las actividades necesarias suelen consumir todo el tiempo (y hasta más) que el project manager tiene planificado dedicarle a determinado proyecto.

Cada vez que sucede, corrige el trabajo mal hecho con inteligencia

Esto es más fácil de lo que imaginamos. Sólo se requiere práctica para dominar esta estrategia. Cuando un colaborador realice un trabajo que no tenga los estándares de desempeño que se esperan de él, hay que acercase en privado a él, poner sobre la mesa aquello que hizo de manera inadecuada y preguntarle qué es lo que puede hacer la siguiente vez para que no vuelva a cometer el mismo error. De esta forma, fomentamos confianza y reforzamos la disciplina entre nuestros recursos.

No haga Micro-Gestión

Evite profundizar en los detalles del proyecto. Por ejemplo, en proyectos de desarrollo de software, no es necesario que el gerente de proyecto participe a nivel de código, deje esto a los desarrolladores. Usted ha elegido el equipo adecuado para el trabajo. Deje a cada miembro seguir adelante con lo que es su especialidad, mientras usted se concentra en conducir el proyecto a buen término.

Utilice su influencia

Frecuentemente se da el caso de que la gente con la que usted trabaja no está empleando adecuadamente los procesos de administración de proyectos porque no saben cómo, algunas veces ocurre por otras razones. Algunas personas le tienen fobia a los procesos y prefieren no pensar por adelantado en lo que tienen qué hacer. Otros simplemente no tienen la aptitud para la administración de proyectos. Si usted se da cuenta que tiene trabajar con otros líderes de proyectos que no están muy interesados en hacer las cosas bien, probablemente pueda cambiar su manera de pensar "vendiéndoles" los beneficios de un buen manejo de proyecto. O tal vez pueda acudir a su patrocinador o gerente de más alto nivel para solicitarle su ayuda para fomentar una mejor cooperación.

Trabaja en equipo

Generalmente el liderazgo aplicado es de carácter autoritario, por cierto no participativo. Para que un equipo se sienta motivado debe tener claro los objetivos del proyecto, participar activamente en la construcción del programa de trabajo que finalmente se traduce en la estructura detallada de trabajo y ser responsable de la calidad del producto / servicio final.

Cuide a su equipo

Generalmente pensamos que el cliente está siempre primero. No podemos cuidar a nuestro cliente si no cuidamos a nuestro equipo. Debemos hacer cosas para el equipo en forma colectiva, y a la vez atender los problemas de cada individuo.

Evite la corrupción del alcance (Scope Creep)

Gestionar la corrupción del alcance de la dirección de proyectos es un elemento esencial para el éxito del proyecto. Aunque algunos cambios son inevitables en cualquier situación del proyecto, tendrá que mantener su proyecto lejos del arrastre del caos. En general , la corrupción del alcance sucede cuando se agregan nuevos elementos a un proyecto que ya ha sido aprobado , pero no se tiene en cuenta el aumento del presupuesto, la adición de más tiempo para la programación y/o la adición de más recursos para compensar la revisión del proyecto. Si el alcance del proyecto necesita ser revisado, se puede participar en el proceso de redefinir el alcance. Asegúrese de tener la documentación adecuada y que todos los interesados firmen estos cambios antes de continuar.

El don del buen negociador

Haciendo un pequeño ejercicio de símil, podríamos decir que el Líder de Proyecto es como aquella persona que está en un mercado en el medio de la calle, realizando actividades de compra y venta de varios tipos de productos. Con el patrocinador acuerda recursos para el proyecto; con los stakeholders define el alcance, con los miembros del equipo valida tiempos y costos de las actividades, participa en los procesos de selección de proveedores, entre otros. Lo anterior obliga al Líder de Proyecto a aprender sobre tácticas y técnicas de negociación, a saber exponer sus argumentos con suficiente criterio, a no comprometerse con requerimientos imposibles de cumplir, a no permitir la imposición de razonamientos no objetivos, a no permitir presiones para aceptar ofertas o propuestas sin el suficiente análisis, en fin, aprender sobre todo aquello que signifique ser un buen negociador para impedir que por algún descuido algo salga mal en el proyecto. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Aprende de todas las experiencias que vivas durante el proyecto

Hay muchos jefes de proyectos que están quejándose constantemente. Diciendo en alto que los directivos no le dan el soporte o la importancia necesaria a su proyecto. De los malos modos de ciertos clientes o compañeros y la presión que hacen en ciertas tareas que no son tan importantes. Compañeros de equipo que siempre son negativos en todo el proceso del proyecto. Pero incluso en esos momentos tan negativos, un buen jefe de proyecto tiene que aprender de las experiencias que está viviendo. Esto ayudará a ser más efectivo, enfocándose en el desarrollo de nuevas habilidades y creciendo profesionalmente y personalmente con cada experiencia.

Defina los momentos críticos del proyecto

Identifique los momentos decisivos durante todo el proyecto. Puede proporcionar un ciclo de vida del proyecto mediante la inclusión de las cuatro fases principales: iniciación, planificación, ejecución y cierre. Realice una evaluación real al final de cada fase. Asegúrese de examinar cada entrega. De las partes del producto a los documentos técnicos en el plan del proyecto, de esta forma tendrá todos los elementos que intervienen para asegurar que el producto cumple con las especificaciones del proyecto. El producto debe estar en consonancia con la calidad que sus clientes desean. Estos hitos no sólo le ayudarán a eliminar el riesgo del proyecto y el cambio de proyecto monitor, sino también le alertará de los problemas persistentes y le permitirá asegurarse de que cada pieza se complete correctamente.

Compartir lo que se ha aprendido

Incluso entre las organizaciones que se toman su tiempo para hacer la restrospectiva de un proyecto, muy pocas de éstas de hecho comparten lo que ha sido aprendido. Si las lecciones aprendidas son capturadas y luego son colocadas en un archivo que se guarda en algún luar y nada más, el ejercicio de haberse reunido para extraerlas simplemente no sirvió denada, sino para hacerle perder el tiempo a las personas. Hay que tomar en cuenta que las organizaciones desarrollarán futuros proyectos y puede qu éstos sean similares pero deban ser desarrollados por personal totalmente distinto que puede beneficiarse de esa cultura de compartir libremente las lecciones aprendidas tras la realización de un proyecto.

Respeto por los demás

La Administración de Proyectos no es una ciencia fría que sólo esté limitada a analizar, planear y controlar las actividades de los proyectos; es una actividad que incluye muchos factores metodológicos y técnicos, sin embargo, son las personas el componente más valioso de un proyecto. Es por ello que el Líder de Proyecto debe interactuar con todas las personas de una forma respetuosa, dándoles la dignidad y el trato educado que se merecen como seres humanos, evitando hacer comentarios sobre defectos o comportamientos de los ausentes y exaltando siempre las virtudes de cada cual. Incluso al momento de tener una observación hacia algún integrante de su equipo, obviamente debe hacérselo saber pero anteponiendo un comportamiento respetuoso, sin necesidad de exponer o menoscabar la dignidad del individuo. Aunque los anteriores párrafos parezcan ser tomados de un tratado de moral, hay que tomar en cuenta que también hacen parte del comportamiento que debe tener un buen Líder de Proyecto, cuya demostración de ética debe estar implementada en cada actividad que realiza. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Enfócate en la acción

La actitud pasiva y reflexiva debe quedarse atrás, en esos momentos cuando estabas aprendiendo conceptos en el curso Project Management Professional (PMP)® online. De nada sirve ser un líder que no se pone manos a la obra y se enfoca en conseguir los objetivos en el menor tiempo posible. Al dirigir Proyectos te valorarán por objetivos cumplidos, no por análisis desarrollados. Dirige a las personas hacia la acción, motivando, apoyando, sirviendo de ejemplo. .

Investigador

La curiosidad forma parte de la naturaleza del hombre y ha permitido que el ser humano adquiera el conocimiento necesario para evolucionar constantemente. De igual forma el Líder de Proyecto está llamado a ser inquieto y tener la capacidad de adquirir conocimiento nuevo y valioso que le permita estar a la vanguardia de los temas más influyentes en su labor cotidiana. Evaluar nuevas herramientas, investigar sobre nuevas tecnologías, indagar nuevos conceptos, preguntar a los colegas sobre cómo trabajan, en fin, buscar aquel conocimiento que permita replantearse continuamente su rol como Gerente de Proyectos. No es fácil adquirir la disciplina de un investigador, y mucho menos, la perseverancia necesaria para descubrir o apropiarse de un conocimiento, pero si es posible forjarse una actitud de compromiso frente a lo novedoso y desconocido. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Un líder también debe contar con experiencias de la vida cotidiana

La experiencia es un valor intangible para cualquier persona que ejerce una labor específica. En cuanto al Liderazgo de Proyectos, la experiencia constituye la carta de presentación de quien ejerce la profesión. Un Líder de Proyecto inexperimentado puede generar una gran cantidad de riesgos en la ejecución de un proyecto. Sin embargo, la experiencia del Líder de Proyecto no necesariamente se limita a su participación en la ejecución de proyectos, también aquellas vivencias de la vida común y corriente, es decir, esas situaciones anecdóticas que dejan una enseñanza y cualquier evento que haya servido para encontrar significados diferentes de cómo percibimos el mundo. También podemos apropiarnos de las experiencias ajenas, de las historias que traen consigo moralejas y de cualquier hecho que llame nuestra atención y que deseamos profundizar en sus causas y consecuencias. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Planifica hitos de forma frecuente

La forma más efectiva de mantener el ritmo de trabajo es encadenar eventos. Si sólo se establecen hitos a largo plazo o de alto nivel, es imposible detectar pérdidas de alineación, retrasos o problemas hasta que ya es demasiado tarde. Programar reuniones iterativas es una buena táctica para asegurarse de que se avanza de forma eficiente y de que los objetivos del proyecto se están abordando.

Gestiona los Riesgos

La gestión de riesgos rara vez se aplica. En algunas ocasiones de planifica, sin embargo, no se controla. En contexto ideal la incertidumbre no sería una variable relevante en la toma de decisiones, el éxito estaría garantizado. La realidad es bastante diferente al ideal expuesto. Toda decisión implica un riesgo. El riesgo se produce cuando quien toma las decisiones carece del "conocimiento perfecto - el ideal -". El gerente del proyecto es el responsable identificar y mitigar los riesgos inherentes a un proyecto y reducir al mínimo razonable sus efectos negativos.

Los patrocinadores e interesados del proyecto no deben ser simples clientes

La mayoría de los patrocinadores y stakeholders merecidamente exigen la autoridad para aprobar los entregables de un proyecto, completamente o parte de ellos. Junto con esta autoridad, también viene la responsabilidad de ser un participante activo en las etapas iniciales del proyecto (para ayudar a definir los entregables), para completar las revisiones de los resultados provisionales en el momento oportuno (mantener el proyecto en movimiento), y para ayudar a la agilización del acceso del project manager al público objetivo y a la documentación esencial para el desarrollo del proyecto.

Negocie con astucia

La negociación para obtener recursos, financiación, y cooperación puede ser una lucha constante, siendo la habilidad de negociación del Jefe de Proyectos la que marca la diferencia a la hora de lograr lo necesario y al "precio" justo, o por el contrario, lastrar el futuro del proyecto por negociaciones fracasadas y acuerdos poco convenientes, tanto con nuestros clientes internos, como nuestro cliente final. Por suerte a negociar se aprende y se entrena, y existen excelentes herramientas como el Método de Negociación de Harvard, que todo Jefe de Proyectos debe dominar si quiere defender bien sus proyectos. Saber conducir a nuestro cliente a posiciones win-win hará que nuestro proyecto marche de acuerdo a una planificación realista, y que finalmente se entregue en plazo, tiempo y alcance, para felicidad de nuestro cliente.

Recuerda la regla 80/20

La regla 80/20 (o el Principio de Pareto) es la idea de que ejecutando el 20% del trabajo se puede lograr el 80% de rendimiento con respecto a hacer todo el trabajo. La aplicación de este principio para un jefe de proyecto indica que debe concentrarse en el 20 por ciento de las actividades que importan. De las actividades que realizan durante el proyecto, sólo el 20 por ciento son importantes, es decir, el 20 por ciento de actividades producen el 80 por ciento de sus resultados, luego es importante identificar y centrarse en las actividades.

Responsabilidad

La responsabilidad es una cualidad inherente a cualquier persona que desempeña un cargo determinado, sin embargo, para un Líder de Proyecto esta característica se extiende a todos los elementos relacionados con la ejecución de un proyecto. Es así como el Líder de Proyecto debe asumir la responsabilidad por las equivocaciones o errores que puedan cometer los miembros del equipo de trabajo, como una planeación inadecuada, fallas en la comunicación del estado del proyecto, malos pronósticos, y otros muchos posibles eventos. De igual forma, la calidad del producto o productos finales del proyecto están bajo la responsabilidad del Líder de Proyecto. Es inaceptable que el máximo responsable del proyecto desvíe su responsabilidad señalando a otras personas de las posibles fallas que puedan presentarse, pues es su obligación tomar los correctivos necesarios para evitar que tales situaciones sucedan. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Mantén un ojo en la competencia

Las actividades de benchmarking o estar al pendiente de lo que hace la competencia es una muy importante actividad que todo Líder de Proyecto no puede dejar a un lado, pues con base en la información recolectada, ésta se puede utilizar para el beneficio del proyecto y de la organización, siempre conservando esquemas y comportamientos inscritos en la ética.

Que el tiempo no lo llene, llene su tiempo

Las fechas límite y los cronogramas establecen parámetros, pero por lo general, no de una manera positiva. La persona promedio a la que se le dan dos semanas para completar una tarea, instintivamente ajustará sus esfuerzos para que, en realidad, dicha tarea le tome dos semanas para completarla. Olvide las fechas límite, al menos como una forma de gestionar la actividad. Las tareas sólo deben tomar el tiempo que sea necesario para completarlas. Haga todo tan rápido y de manera tan efectiva como sea posible. Entonces utilice su tiempo "libre" para hacer otras cosas igual de rápido y con la misma eficiencia. La persona promedio permite que el tiempo dicte su actividad; la gente notable hace que su voluntad actividades determine el tiempo dedicado a sus actividades.

No sólo actualizaciones de estado

Las reuniones del equipo en las que se va alrededor de la sala pidiendo a cada persona que dé una actualización de estado no son productivas. Estas reuniones tienen poco valor y hacen perder a todos su valioso tiempo. En su lugar, dedique ese tiempo a centrarse en los riesgos, problemas y oportunidades. Utilice el equipo para encontrar soluciones y generar ideas. Las reuniones de equipo deben tener una agenda que cumplir. Si programa una hora para la reunión, asegúrese de que tiene una duración de una hora y no más. No haga que todo el equipo esté presente en las largas discusiones técnicas que no los involucran. Es mejor separar a un grupo de trabajo para centrarse en estas cuestiones e informar al equipo en una reunión futura.

Utilice las mejores prácticas

Las técnicas que sustentan las buenas prácticas (por ejemplo, PMBOK® Guide del PMI® , Prince2 y otras), han demostrado que son la forma eficiente para Dirigir y Gestionar Proyectos, cuando existe restricciones relacionadas tales como el alcance del proyecto, el tiempo relacionado con el inicio y termino del proyecto, la calidad esperada por los interesado y el costo autorizado para el desarrollo del proyecto y una nueva variable, el medio ambiente.

Cualquiera puede guiar el barco en aguas tranquilas

Lo que te distinguirá en tu carrera es como te desenvuelves durante los tiempos difíciles. No caigas en la complacencia y te relajes solo porque las cosas van bien. Planea con anticipación para enfrentar la crisis.

Controla el dinamismo

Los conflictos entre la rápida innovación y la gobernanza deben ser gestionados con cuidado. Si bien velocidad y agilidad son necesarios, incluso factores diferenciadores, no hay que olvidar que lo que realmente garantiza la sostenibilidad es el generar valor para los clientes, algo a tener muy en cuenta en la gestión de proyectos informáticos. La calidad y el servicio nunca han de quedar relegados a un segundo plano, aunque tampoco hay que frenar la innovación. El control consiste también en encontrar el equilibrio.

Controle el dinamismo

Los conflictos entre rápida innovación y la gobernanza deben ser gestionados con cuidado. Si bien velocidad y agilidad son necesarios, incluso factores diferenciadores, no hay que olvidarse que lo que realmente garantiza la sostenibilidad es el generar valor para los clientes, algo a tener muy en cuenta en la gestión de proyectos. La calidad y el servicio nunca han de quedar relegados a un segundo plano, aunque tampoco hay que frenar la innovación. El control consiste también en encontrar el equilibrio.

Realice entregas de prueba

Los entregables deben ser probados en cada hito critico y el producto final deberá cumplir con los requisitos del proyecto. Antes de pasar a la siguiente fase del proyecto, usted necesita asegurarse de que el producto está saliendo según lo planeado. "A medida que el proyecto evoluciona, varios tipos de entregables se producen para apoyar la continuación del proyecto, para medir el progreso, y para validar los planes y suposiciones . Los resultados se esperan y deben ser entregados en cada etapa del ciclo de vida del proyecto. "Al final del proyecto, la entrega debe cumplir o superar las expectativas de los clientes para ser considerado un éxito. La fase final del proyecto es el cierre . El gran final es un signo de progreso para usted como gerente de proyectos, así como para el resto de su equipo y de las partes interesadas. Una vez que el proyecto esté terminado y el cliente es feliz, su misión se ha completado.

Aprenda de los errores

Los fracasos encierran un importante valor que no es otro que la enseñanza que dejan. Si recopilar las lecciones aprendidas de un proyecto es la parte más esencial de la fase de cierre, revisar lo que se ha extraído de la experiencia en proyectos anteriores significa dotarse de la mejor prevención posible. esta protección multiplica su efecto cuando se sabe combinar con una mente abierta y lista para tomar nuevas alternativas, cuando las circunstancias así lo requieren.

Recompensar el esfuerzo

Los miembros del equipo de trabajo no son simples recursos que ejecutan unas funciones asignadas, son personas que tienen una serie de expectativas ante la labor que desarrollan. Como lo indican varias teorías del comportamiento humano, un empleado no sólo trabaja por un salario, también lo hace por garantizarse una seguridad social y un reconocimiento profesional. Todo esfuerzo o labor realizada, merece una recompensa para quien se ha dedicado con empeño a llevarla a cabo. El Líder de Proyecto debe inclinarse por el crecimiento personal y profesional de los miembros de su equipo y una forma de hacerlo es dando el reconocimiento adecuado a cada quien por los esfuerzos realizados. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Manténgase a la vanguardia tecnológica

Los recursos tecnológicos para la gestión de proyectos cambian constantemente, y el PM debe conocer las distintas posibilidades para elegir la que mejor se adapta al proyecto y la organización.

Mida el tiempo

Mida el tiempo que invierte el personal responsable de completar las partes importantes del proyecto", sugiere Ken Leland III, vicepresidente de ingeniería de Monmouth Telecom. Esto le alertará de las imprecisiones de sus estimaciones originales al inicio del proyecto y le dará más tiempo para afrontar las consecuencias", señala. Para conocer el tiempo invertido por los recursos internos, Leland sugiere echar mano de servicios basados en la nube como toggl.com.

Ayuda a tu equipo ahorrar tiempo

Mira todo lo que tu equipo hace y donde veas ineficiencia, ayúdalos a mejorar para ahorrar tiempo. Además, enseñales a delegar sus tareas a otros, para que puedan trabajar de manera inteligente con su tiempo. Provee las herramientas adecuadas que necesitan para hacer el trabajo rápidamente. Reacciona a sus necesidades inmediatamente y asegúrate que nunca estén "a la espera de algo" para hacer su trabajo. Si le das a su equipo la dirección correcta, el apoyo, las herramientas y amor entonces ellos ahorrarán tiempo en los proyectos y harán tu abajo más fácil!

Ser coherente entre lo que se dice y lo que se hace

Ni toda su visión, inspiración, experiencia y herramientas sirven para un proyecto, si no es capaz de dar lo mismo que le pide a sus subalternos o compañeros de equipo. Las grandes ideas, las innovaciones más inesperadas, las campañas memorables y los sacrificios más significativos, siempre dependen de una ejecución excelsa y bien orquestada donde cada integrante cumple con su parte. Si un líder es capaz de "ensuciarse las manos" con el trabajo duro que le pide al resto de su equipo, de esta manera reafirma su posición de poder porque da un ejemplo claro de lo que es la actitud de servicio. Esta es la mejor manera que existe para ganarse el respeto de quienes lo rodean.

Conoce a cada uno de los miembros de tu equipo

No basta con saber el nombre o el apellido de alguien para simplemente decirle saludarlo o darle ciertas instrucciones. Dentro del marco de las relaciones interpersonales que se desarrollan dentro de un equipo de proyecto, es importante que el project manager tenga conocimientos de las personas con quien trabaja en cuanto a familia, gustos o cosas que no le agradan. Obviamente esto no quiere que será un "metiche" que deba a ser con lujo de detalles la vida privada de sus subordinado, pues obviamente no todos están dispuestos a compartirlas y mucho menos con sus jefes. Pero con el objetivo de hacer el entorno de labores más ameno y agradable, el líder de proyecto debe procurar conocer un poco el lado no laboral de los integrantes del equipo.

Líder de Proyecto confiable

No es fácil ganarse la confianza de las personas que nos rodean y como Líderes de Proyectos es una responsabilidad hacer sentir a todos aquellos que están relacionados con el proyecto que somos personas confiables. Las razones para ello son muy sencillas, por ejemplo, tendremos acceso a información confidencial de la empresa, participamos en negocios muy valiosos en donde nuestra opinión puede ser de gran influencia y administramos recursos humanos y materiales. Adicionalmente, la confianza que se genera también se extiende a las relaciones humanas. En cualquier momento en su vida profesional, alguien vendrá a su oficina para solicitarle un concejo personal o para confiarle alguna situación especial que tal persona está enfrentando. Obviamente, este tipo de circunstancias requieren de su más absoluta reserva. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

"No hay issues en el proyecto, el equipo está trabajando tranquilamente en las tareas del cronograma".

No hay issues porque pasan dos cosas: o tu equipo no los descubre porque el proyecto está trabajando en un laboratorio, aislado del mundo exterior, o tu equipo los descubre pero no te los cuenta, porque tienen miedo de ser percibidos como débiles. Cualquiera de los dos escenarios es extremadamente peligroso. Presta mucha atención cuando esto suceda, para que puedas aplicar las acciones correspondientes a tiempo.

Administra y controla tus emociones

No permitas que los enojos y las frustraciones afecten la resolución de los problemas o las circunstancias de cuidado de tu proyecto. El Líder de Proyecto es un ser humano como cualquier otro de los miembros de su equipo y al igual que el resto del mundo padece problemas, por lo que es recomendable que al estar en una situación en la que afloren sus emociones, debe dejar que se enfríen o permitir la colaboración de un mediador externo para evitar la generación de conflictos en cadena.

Autoridad sin autoritarismo

Normalmente los Líderes de Proyecto tienen algún nivel de autoridad sobre los miembros del equipo de trabajo y los recursos, dependiendo de la forma en que la empresa prefiera elaborar sus proyectos. Sin embargo, supongamos que el Líder de Proyecto cumple funciones administrativas y es el jefe inmediato de los miembros del equipo, lo cual le asigna un nivel de autoridad considerable para la administración de los recursos que le han sido confiados. La pregunta es: ¿cómo ejercer esa autoridad?, no hay una respuesta concreta, pues al igual que el liderazgo, depende de las circunstancias y de la personalidad del Gerente del Proyecto, sin embargo, lo que no puede suceder es que la autoridad se convierta en un autoritarismo desmedido, en donde sólo primer el criterio y el querer de quien está ejerciendo esa labor. De allí que deba existir un equilibrio en donde más que autoridad (la cual debe existir) se demuestra liderazgo, de tal forma que todo el equipo sienta confianza y voluntad de seguir al Director de Proyectos. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

La importancia de los factores humanos

Nuevamente, Alistair Cockburn nos ilumina sobre un aspecto vital. Click aquí para visitar.

Gestiona la comunicación

Nunca des nada por supuesto, más aún en la gestión de un proyecto. Una buena comunicación con los clientes, usuarios finales, superiores y sobre todo con el equipo es fundamental para el éxito del proyecto.

Saber decir no

Palabra valiosa, pero poco y difícilmente utilizada. La recomendación sería no prometer lo que no se puede dar (que fácil es decir esto y que difícil hacerlo en situaciones en la que el proyecto se vendió mal y/o cliente, dirección y comerciales no dejan de presionar).

Siempre se enfoca en tres dimensiones para el éxito del proyecto

Para decirlo pronto y sin rodeos: el éxito en un proyecto significa completar todos los entregables a tiempo, dentro del presupuesto, y con un nivel de calidad que sea aceptable para los patrocinadores e interesados. El director de proyecto siempre debe mantener la atención del equipo centrada en lograr estas metas. Sólo pensando de esta manera, será posible mantener los objetivos claros, al equipo concentrado y las tareas al día.

Recomendaciones al ejecutar un proyecto

Para todos los desarrolladores de software dedicados a la administración de proyectos, aquí les traemos unas breves recomendaciones que deben tener en cuenta a la hora de ejecutar un proyecto: Considerar siempre el calendario y los eventos significativos o de trascendencia. Considerar siempre el esfuerzo de trabajo, el presupuesto real, y el espacio. Considerar siempre las metas, los requerimientos y los entregables. Nunca hacer cambios en los requerimientos sin ajustar el tiempo, costo y alcance. Identificar riesgos y realizar planes de respaldo. Nunca saltar la etapa de diseño, esta ahorrará tiempo en el futuro. Realizar una buena documentación de código. Conservar el equipo, ventas y clientes enlazados. Regularmente evaluar y mejorar la productividad. Trabajar en equipo es una habilidad, apréndela, enséñala y mejórala. Cuando estés estancado en algo, para ahorrar tiempo, pregunta a otros para obtener ayuda. Probar tu implementación antes de que la liberes al equipo de pruebas. Realizar un documento de lecciones aprendidas del proyecto y mantenerlo actualizado.

Ten paciencia

Persevera, sin afán. Logra tus objetivos, sin correr. Enfócate en la acción sin pasarte de la raya, para eso existe un Cronograma que debes tener siempre presente. Ten paciencia no solo para esperar el momento adecuado, sino para lidiar con la gran variedad de personalidades y los problemas que se presenten a causa de ellas. El Equipo del Proyecto valorará al líder que no se deje llevar por la emoción y que no desespere, al líder que apoye a cada miembro indistintamente y se preocupe por su bienestar. Ve paso a paso, concéntrate en los objetivos y todo fluirá.

Democratizar cómo será distribuido el trabajo

Pese a que prácticamente esto no sucede pues pudiera sostenerse que se trata de un estado de anarquía en donde cada persona pretenda hacer según voluntad pasando por encima de las autoridades de la organización. Lo cierto es que en aquellos entornos en donde las personas tienen la posibilidad de ofrecerse para ciertos proyectos por los cuales se sienten atraídos e interesados, les permite a las empresas contar con un mejor ambiente de trabajo en donde se consigue lo mejor de cada individuo porque se encuentran totalmente a gusto con el proyecto que están desarrollando, pues ellos por su propia consciencia decidieron involucrarse.

Plan B de recursos financieros

Por más grande que sea una empresa, en los proyectos que emprenda siempre existirá la posibilidad de que sucedan problemas que conlleven a gastar más de lo esperado. O también puede suceder el caso que ya se tenga todo dispuesto para el inicio de determinado proyecto, pero resulta que por una situación inesperada esos recursos destinados deban desviarse para otro proyecto o solventar alguna circunstancia. En ese caso se recomienda que el Líder del Proyecto, obviamente con la anuencia del o los patrocinadores, pueda planificar la posible solicitud de préstamos o la inclusión de ciertos inversores que puedan brindar auxilio en tiempos difíciles.

Crear una lista de tareas

Prestar mucha atención a los e-mails es un problema de hoy en día, que lo puede distraer de hacer las tareas que necesita. La creación de una lista de tareas diarias lo mantiene enfocado en el logro de sus objetivos. Poder tachar las tareas de su lista crea un verdadero sentimiento de logro e incita a más actividad

Ofrece retroalimentación orientada hacia los objetivos

Proporciona a tus empleados opiniones rápidas que se enfocan en su trabajo puede ayudarlos a fomentar la mejoría. Reúnete con equipos pequeños o uno a uno y repasa tus comentarios en detalle. Fija un horario para retroalimentación. Ofrécelo regularmente para que tus empleados sepan cuando esperarlo y puedan hacer espacio en su flujo de trabajo.

"Los patrocinadores nunca nos molestan con pedidos de información, eso es excelente porque nos deja trabajar tranquilos".

Qué bueno que sea excelente. Están trabajando tranquilos, pero después vendrá la tormenta, toda concentrada en un solo día: el día en que muestres los entregables y todos digan "no es lo que esperábamos" (esta frase puede llegar a ser mucho, pero mucho más dura). Recordar: la administración de proyectos es un juego de anticipación. Ya sabes las cosas malas que van a pasar ¿por qué no te preparas para afrontarlas? Habla con los patrocinadores desde el minuto 1, y trata de manejar sus expectativas.

Cómo conducir entrevistas para reclutar (o traer a bordo) nuevos recursos humanos

Regla número uno: detectar a aquella persona que tenga el perfil "Lista, y hace las cosas" (smart, and gets things done). Joel Spolsky, desde su página Joel on Software (¡todo un homenaje a Nueva York!), nos da su guía para conducir estas entrevistas: "The Guerrila Guide to Interviewing". He aquí la liga hacia la versión original. La buena noticia: ya hay un proyecto para traducir a Joel al castellano, y lo que ya está traducido puede encontrarse en la siguiente wikipágina. La mala noticia: la mayor parte de los artículos sólo son fragmentos, y la guía para entrevistar no está traducida todavía.

Autocrítico

Saber aceptar con gratitud las críticas y las observaciones de los demás respecto al trabajo y personalidad del Líder de Proyecto, es un signo de madurez y seriedad. Siempre le damos la bienvenida a las alabanzas y buenos comentarios, pero somos muy apresurados en rechazar aquello que lastima el ego, como quien recibe una ofensa. Pero mejor que esperar el veredicto ajeno, es mucho más importante formular el concepto propio, sin excusas que nos tranquilicen por nuestra forma de obrar y proceder. Ser autocrítico permite conocerse así mismo, interiorizar en nuestro comportamiento y personalidad y es punto de partida para eliminar todo aquello que no nos beneficia en nuestras relaciones personales y desempeño profesional. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Siempre hay que tener una visión compartida

Saber trabajar en equipo, delegar y dar mérito a quien lo merece, es fundamental en la educación de un líder, estos valores ayudarán a mantener una visión compartida con su personal. "Es fundamental trasferir la visión del líder a tu equipo de trabajo, también compartir el ánimo por realizarlo, si esto no se cumple, será mucho más complicado llegar a los objetivos.

Honestidad: empezando por uno mismo

Ser Director de proyectos no significa conocerlo todo. Pedir ayuda no es una debilidad, aunque cueste mucho hacerlo y, por eso, lo más recomendable es tener siempre preparada una alternativa, un equipo de rescate, un amortiguador, recursos que pueden ayudar a corregir el curso de un proyecto que está entrando en barrena.

Ser honesto: empezando por uno mismo

Ser director de proyectos no significa conocerlo todo. Pedir ayuda no es una debilidad, aunque cueste mucho hacerlo y, por eso, lo más recomendable es tener siempre preparada una alternativa, un equipo de rescate, un amortiguador, recursos que pueden ayudar a corregir el curso de un proyecto que está entrando en barrena.

Vaya siempre adelante

Ser proactivo es algo que puede traerle muchos beneficios. Después de tener claro su proyecto puede emprender iniciativas particulares sin esperar a que sean otros los que le abran la puerta. Toda acción puede traer resultados.

Establece un presupuesto realista

Si bien es bueno ser optimista, todo project manager apoyado del patrocinador del proyecto debe planificar que no puede gastar más de lo que sabe que puede pagar, sin duda es una regla de sentido común para todo ser humano, por esa razón en el ámbito d elos proyectos hay que tenerla muy presente para evitar que sucedan circunstancias indeseadas durante la ejecución del proyecto. En este aspecto es muy importante también asegurar el plan de emergencias y contigencias.

Estar atento en la elección del equipo

Si no intervienes en la elección de la gente que formará tu equipo tienes más riesgo de pagar los platos rotos. Siempre que se puede procura involucrarte en esta decisión.

Gestione los cambios necesarios

Si se presentan problemas o si su proyecto no está cumpliendo con metas claves como las líneas base, no se desespere. Es más importante cómo maneje las situaciones. Revise la causa del problema, aplique las acciones correctivas pertinentes, gestione los cambios necesarios en los planes, informe a los interesados sobre la situación y siga adelante con la gestión.

Evita largos días y largas noches en la oficina

Siempre es importante que todos los involucrados en un proyecto, sobre todo el project manager y su equipo se pongan la camiseta de éste y dediquen el mejor de sus esfuerzos para sacar este adelante, sin embargo esto no quiere decir que desde el principio hasta el final deban quedarse laborando cuatro o cinco horas extras, acumulando más de 16 horas diarias de trabajo, pues obviamente esto no se traduce en un desenvolvimiento sano del proyecto, debido a que las personas necesitan de su tiempo para realizar cualquier actividad que a ellos les guste hacer y que esté alejada del ambiente de trabajo. Aunque el proyecto sea exitoso, finalmente esto acabará con las fuerzas y paciencia de los miembros del equipo quienes en un futuro estarán reacios a trabajar con el mismo project manager, compañeros o empresa por la que fueron contratados.

Acordar un sistema para la administración del cambio

Siempre se dice que la única cosa invariable en un proyecto es la ocurrencia de cambios, porque aunque se trata de una actividad planificada, se desarrolla dentro de un contexto dinámico, por esa razón es imperioso que al inicio el patrocinador y el project manager acuerden un sistema para el manejo de cambios, generalmente se utilizan formas de control de cambio en la cual debe quedar claro el impacto que tendrá éste sobre el alcance del proyecto, la calidad, tiempo, costo y otros factores que se consideren. Es muy importante que antes de proceder a aplicar la acción de cambio, la forma cuente con la firma del patrocinador quien obviamente ya analizó los pros y contras de implementar dicha medida y por tal razón está absolutamente enterado de lo que acarreará el cambio.

Di a las personas lo que quieres, no cómo hacerlo

Te darás cuenta de que las personas son más sensibles y menos defensivas si les das una guía, no instrucciones. También verás más iniciativas, más innovación y más actitud de propietario desarrollándose con el tiempo.

Generar redes sociales adentro y afuera de la organización

Tener muchos contactos en los que se pueda poseer algo de confianza es sin duda de gran valor para un project manager. Obviamente él no lo sabe todo y antes ciertas circunstancias no pueden esperar que las cosas se resuelvan agitando una varita mágica. Por esta razón es muy importante conocer a diversas personas tanto adentro de la organización como afuera de ésta, para que así se pueda acudir a alguna de estas personas cuando hay que enfrentar situaciones particulares. Gracias a la posibilidad que actualmente ofrecen las plataformas de redes sociales, la conexión entre personas de intereses afines constituye toda una herramienta de utilidad en el área de la administración de proyectos.

Rapidez de adaptación

Todo líder de proyecto debe aprender a adaptarse a situaciones de cambio rápidamente. Debe tener la agilidad, así como las actitudes para reconocer que hay que cambiar y convencer a los demás sobre el por qué de la modificación que debe hacerse. Si el plan debe ser cambiado debido a que una situación lo requiere, el project manager tiene que influir en todos los stakeholders para que se adapten al cambio velozmente y continuar adelante con el desarrollo del proyecto de cara a cumplir su objetivo.

Entregarse totalmente

Todo proyecto debe ser para el Líder de Proyecto como la obra maestra para un artista, es decir, debe apasionarse con el proyecto, vivir el proyecto, entusiasmarse con el proyecto, dar lo mejor de sí para lograr los objetivos y entregar hasta la última gota de sudor para ver el proyecto concluido. Todo lo anterior se logra con dedicación y entrega. Una frase muy popular afirma que: "los grandes inventos se logran con un 1% de imaginación y un 99% de transpiración", dando a entender que el esfuerzo y el trabajo son los factores que contribuyen en gran medida al resultado final. De alguna forma, ésta sentencia puede ser aplicada a la Administración de Proyectos, pues sin trabajo constante y comprometido por parte quienes laboran en la ejecución de un proyecto, difícilmente podrían cumplirse las metas propuestas. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Planifique su jornada laboral

Todos los días, dedique sus diez primeros minutos a planificar las tareas que tiene que realizar. Lo mejor es que lo haga por escrito, para que no se olvide. Puede realizar un listado con las tareas o un cronograma, señalando el tiempo que le dedicará y a qué hora llevará a cabo cada tarea.

Considere la incertidumbre como un riesgo

Todos los proyectos tienen incertidumbre. Cuando el jefe de proyectos no sabe si la logística permitirá entregar un pedido a tiempo, documentarlo como un riesgo y comenzar a seguirlo es la mejor manera de prepararnos para minimizar los efectos negativos en el caso de que se produzca el retraso. Hasta algo tan sencillo como llamar al cliente y explicarle el incidente con el transporte y la demora que se va a producir, va a ser vital para mantener la confianza del cliente en nosotros, frente al desgraciadamente muy habitual síndrome de la avestruz (esconder la cabeza debajo de la tierra). Todo aquello que se escape de nuestro control directo, debe ser evaluado, medido y planificado en cuanto a las soluciones que deberemos aplicar.

Tenga la voluntad suficiente para tomar decisiones impopulares

Tomar decisiones difíciles sobre los recursos y las prioridades del proyecto puede ser complicado para algunos administradores de proyectos que quieren agradar a todo el mundo y que quieren creer, como todo el mundo, que el proyecto va a funcionar a pesar de todo. Sin embargo, la realidad prueba lo contrario y demuestra que a veces hay que apostar por una decisión con la que no todos estarán de acuerdo.

No improvises

Un Director de Proyectos experimentado sabe que la improvisación es sólo para los trovadores y no está dispuesto a tomar decisiones sin labores de análisis y planeación previas; sin investigar sobre el impacto y los riesgos generados por cualquier acción u omisión. Un buen Gerente de Proyectos no piensa que "las cargas se arreglan por el camino" como solían decir los antiguos arrieros. Cuando un Director de Proyectos decide improvisar, simplemente está creando un mayor nivel de riesgos, atentando contra los objetivos y metas del proyecto, pues acciones no medidas y sopesadas generan incertidumbre, contribuyen al caos y pueden terminar por hacer no viable el proyecto. Es necesario tener mucho cuidado con la improvisación y no permitir que miembros del equipo u otros stakeholders vayan por la vida improvisando sin ninguna clase de responsabilidad, es nuestra obligación como Directores de Proyectos el evitar que estas situaciones se presenten y tomar todas las medidas necesarias para lograr éste objetivo. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Comunícate eficientemente con tus stakeholders y colaboradores

Un Gerente de Proyectos pasa la mayor parte del tiempo en comunicación con los stakeholders, con los miembros del equipo, con el sponsor, con los customers y con agentes externos al proyecto; pues una de sus funciones principales es convertir los datos relativos al proyecto en información útil para cualquier persona interesada en el desarrollo del mismo. Por esto, una virtud del Gerente de Proyectos es la de ser un buen comunicador que sabe expresar y transmitir las ideas y resultados, con facilidad de expresión y dominio de herramientas que le sirven de ayuda en este propósito. De igual forma, el Gerente de Proyectos sabe interpretar el lenguaje verbal y no verbal, conoce el significado de gestos y modos de expresión, es claro y sin ambigüedades, con buena redacción y ortografía, incluso, con capacidad de sostener conversaciones en otros idiomas (por lo menos en inglés). El Gerente de Proyectos debe saber transmitir al equipo de trabajo los requerimientos y necesidades de la alta dirección de la empresa, y de igual forma, informa a la alta dirección sobre las inquietudes del equipo de trabajo. La relación con los stakeholders debe ser de manera abierta, clara y concisa, con mucha cordialidad y espíritu de trabajo en equipo. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

El don de saber delegar

Un Líder de Proyecto debe reconocer que él no es la estrella del equipo y que sólo es un miembro más del grupo de trabajo, cuya misión es la de coordinar las actividades propias del proyecto. El Líder de Proyecto que lleva a cuestas toda la carga sin permitir que otras personas intervengan o contribuyan con su aporte, está cometiendo un grave error. No debe tomar todas las decisiones por sí solo, confiando únicamente en su propio criterio, desechando las opiniones de otras personas con un mayor conocimiento técnico y casi creando un culto a su persona. El Líder de Proyecto que actúa con sensatez, sabe confiar en las personas que pueden tomar decisiones con un mayor nivel de conocimiento técnico, y por tal razón, sabe delegar ciertas funciones que otros pueden desempeñar de una mejor manera. Lo anterior no significa que el Líder de Proyecto estará jugando un papel pasivo en tales circunstancias, por el contrario, asume la responsabilidad por los resultados derivados de una actividad delegada. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Tolerancia

Un Líder de Proyecto debe saber aceptar las diferencias culturales y de opinión que puedan existir entre los miembros de su equipo o los interesados en el proyecto, pues en primera instancia debe comprender que nadie es poseedor de la verdad absoluta y el análisis de cualquier punto de vista es válido para enfrentar una situación determinada. La aceptación de la diversidad de opiniones que puedan existir respecto a un tema, sin el portar el grado o nivel de quienes las expresan, se resumen en una sola palabra: Tolerancia. Es imposible que todas las personas relacionadas con un proyecto sean ajustadas a un molde determinado y que todos piensen de la misma manera. Es necesario que aquellas diferencias de cultura, opinión o personalidad contribuyan a enriquecer los resultados el proyecto y no sean una carga pesada para el logro de los objetivos. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Metódico

Un Líder de Proyecto organizado tiene una metodología para cada una de las actividades que desarrolla en función de su rol. Por ejemplo, tiene un método para el discurrir de las reuniones de trabajo, se basa en métodos ya definidos que le permitan crear el plan del proyecto, del mismo modo, sigue los parámetros establecidos para informar sobre el estado del proyecto, también sigue un marco de referencia para evaluar las propuestas de los proveedores y muchas otras actividades que requieren el seguimiento de un proceso ordenado y definido. Las metodologías y estándares adoptados son herramientas de gran utilidad en el desarrollo de las funciones de un Líder de Proyecto, pues sirven de soporte y guía, facilitando y agilizando los procesos a ejecutar. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Crear hitos o milestones

Un hito constituye un evento significativo o trascendente en un proyecto, por ejemplo la terminación de un entregable. Es por esta razón, que un project manager debe generar milestones tanto para sí mismo como para el equipo con el cual labora, porque esto ayudará a llevar un registro del progreso y dará un fuerte sentido de logro cada vez que se alcancen estos hitos.

Maneja las expectativas

Un modo de hacerlo es tener hitos y entregas frecuentes (lo que últimamente se llama "enfoque ágil" y desde hace más tiempo desarrollo iterativo e incremental) y que el cliente vea el avance de los trabajos.

Gestione por hitos

Un problema en muchos proyectos es la coordinación de tareas entre los diferentes implicados, los cuales muchas veces disponen de sus propios cronogramas o no prestan la debida atención al cronograma integrado del proyecto debido a su complejidad. En estos casos, una buena solución es definir hitos en aquellos puntos de interacción entre los principales implicados, de tal forma que cada integrante tenga una data concreta para completar su paquete de trabajo, dejándole a él la gestión detallada de sus tareas.

Contar con la mejor manera de evaluar los riesgos

Una exitosa evaluación del riesgo puede ser una herramienta poderosa no solamente para el project manager sino también para el sponsor al momento de tomar ciertas decisiones, las cuales obviamente deben mantener una alineación con los objetivos estratégicos del negocio. De allí que sea de suma importancia desarrollar la forma idónea para valorar riesgos porque permitirá conocer en qué medida éstos pueden amenazar y afectar las metas trazadas en un proyecto y por la organización.

Muestre la pasión que lo hizo decidirse

Una nueva idea es emocionante y lo que se siente al comienzo es lo que todos deben ver. El impulso de una buena idea y el afrontarla con pasión es lo que convencerá a todos de que se llevará a cabo todo lo planeado.

La persona es primero: Identificando los Requerimientos del Equipo para cubrir los objetivos del Proyecto

Una vez que el líder de proyecto tienen delineado un plan robusto y que está a punto, puede comenzar a implementarlo mediante la construcción de un equipo de proyecto efectivo pues, es sabido que un equipo de proyecto es la unidad laboral hecha de partes individuales que compraten una meta en común, la cual sólo puede lograrse a través de la aplicación estructurada de sus habilidades combinadas. Por eso, el primer paso para lograr el éxito del equipo comienza con la estructuración inicial que no es otra cosa que la asignación y organización de los recursos disponibles que son capaces de trabajar juntos como una unidad y mediante la integración de sus habilidades, talentos y personalidades individuales. El líder de proyecto necesita perfeccionar sus técnicas para saber cómo alinear esas habilidades, cuándo combinar esos talentos y de qué manera balancear esas personalidades para que se forme la sinergía que vaya de acuerdo con las necesidades pertinentes a cada fase de un proyecto específico. Además tendrá que asegurarse de que cada individuo que participe en el proyecto, tenga clara su tarea y qué será lo que habrá de entregar una vez que complete su colaboración concreta. Si este simple paso se aplica de manera adecuada, el solo hecho de reunir un equipo bien identificado y que tenga cubiertas sus necesidades y muy claros sus objetivos, facilitará poner en marcha el plan que el líder de proyecto había visualizado conanterioridad y permitirá una transición menos complicada entre cada una de las fases del proyecto.

Valores éticos y morales

Valores éticos y morales La conducta de un Líder de Proyecto debe ser cristalina y transparente, no debe prestarse para fabricar situaciones que vayan en su beneficio y tampoco debe disfrazar los hechos para alterar la realidad. Tener ética y moral son bienes muy preciosos para quién está a cargo de cualquier proyecto, pues hay que recordar que sin saberlo se puede estar inmerso en un ambiente de desigualdades e injusticias que pudieran ser reflejadas durante la ejecución del mismo. El Líder de Proyecto con valores éticos y morales no acepta trabajar en proyectos que vayan en contra de la vida, el medio ambiente o la sociedad. De hecho, el PMI® tiene un estricto Código de Ética que deben seguir todos sus miembros, en el cual se especifican las normas de conducta a seguir. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Duro con los problemas, suave con las personas

paz y tranquilidad del equipo de trabajo. Por lo general, los problemas siempre tienen un responsable a quien señalar y cargar con la culpa. Sin embargo, una vez causado el daño, no es indicado irse con toda voluntad contra la integridad y honra de la persona que ocasiona el asunto como si con ello se solucionara la situación. Un Líder de Proyecto que tiene experiencia en el manejo de conflictos sabe que debe ser duro con los problemas y suave con las personas, atacando la raíz del asunto y siempre confiando en la buena fe del afectado. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Añada más recursos

¿Hay tareas o entregables que cualquiera puede hacer sin una formación especializada? ¿Puede añadir más personas sin tropezar uno con otro? Si es así, atraer a más personas y delegar esas tareas no especializadas a ellos le ahorrarán una cantidad considerable de tiempo.

Sentir y mostrar optimismo hacia el proyecto

¿Qué pensaría usted de un Líder de Proyecto que no cree en los objetivos del proyecto ni en las capacidades de los miembros de su equipo y que sólo espera como resultado un fracaso?. Este Project Manager, prácticamente debería ser relevado de su posición, pues si él como máximo responsable no tiene el grado mínimo de confianza, el proyecto fracasará evidentemente. El Líder de Proyecto siempre debe esperar lo mejor del proyecto y de los miembros de su equipo de trabajo, por lo que debe confiar en las habilidades de sus recursos y en el potencial de cualquier persona relacionada con el proyecto. El optimismo trae consigo la energía necesaria para lograr los objetivos que se pretenden alcanzar; así que es necesario contagiar a los miembros del equipo de ese espíritu entusiasta, de tal forma que ellos también crean en sí mismos y en los propósitos que han sido trazados. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Monitoree activamente los proyectos así como a su equipo

"El líder de proyecto debe estar siempre al pendiente de todo lo que está pasando", afirma Albert Sarvis, PMP, quien lidera al equipo de administración de proyectos de la Universidad de Ciencia y Tecnología de Harrisburg. "Hágalo una cuestión de rutina consistente para monitorear las métricas del proyecto al nivel de recursos y no permita que las herramientas para la administración proyectos tradicionales sean su única guía", recomienda.

Empatice

"Es necesario ponerse en el lugar del cliente para comprender sus pensamientos, requisitos, objetivos y prioridades. No sólo hay que atender a la comunicación verbal, sino la comunicación no verbal puede mostrar nuevos detalles que te ayudarán a que el proyecto acabe satisfactoriamente".

Cuidado con los absolutos

"Estoy 100% seguro de que podemos finalizar el proyecto el 1 de diciembre". ¿Seguro? ¿100%? ¿Cuántas veces hiciste este proyecto? En el PMBOK dice que un proyecto es algo único, eso significa también que "algo único puede pasar".

Considere usar la metodología ágil

"Hemos descubierto que administrar los proyectos siguiendo la metodología ágil funciona muy bien para nosotros", dice Andre Winter, gerente de proyectos de ingeniería de CA Technologies. "Esta metodología permite que el equipo reaccionar y ajustar el proyectos a las necesidades del mercado al tiempo de apegarse a los intereses, valores y habilidades de la compañía".

Sea detallista

"La gestión de proyectos tiene que ver con los detalles -los grandes y pequeños", señala Aziz Kara, director de gestión de producto y diseño de Xtreme Labs, un desarrollador de aplicaciones y productos móviles. Por lo tanto, los gerentes de proyectos deben ser "minuciosos sobre el manejo de los detalles de cada proyecto y el impacto que cada detalle puede tener en el éxito global del proyecto. Los detalles pueden hacer o deshacer un proyecto, y el jefe de proyecto eficaz reconoce eso".

Entienda las fortalezas y debilidades de su equipo de proyecto

"Lo más importante para mantener los proyectos bajo control es 'conocer a sus caballos', como diría mi padre", señala el Dr. Tim Lynch, el CIO de PsychsoftPC, fabricante de computadoras para juegos de alto desempeño y estaciones de trabajo gráficas. "Usted necesita saber quién en su equipo trabaja mejor con mínima supervisión y que si se deja solo va a hacerlo bien, quién necesita ser presionado y quién necesita ser controlado - y manejarlos según sea necesario".

Investigue

"Lo primero que hay qué hacer a la hora de embarcarse en un nuevo proyecto, es conocer en profundidad la empresa en donde se va a desarrollar dicha iniciativa. Es fundamental conocer el funcionamiento de la empresa, así como su estructura, cultura, misión y organización. No hay que olvidar los procesos internos, las comunicaciones internas y externas, y el proceso de dirección de proyectos. También es importante conocer de primera mano cómo funciona la empresa de manos de los demás trabajadores". -Fernando Remolina, PMP, Director de Proyecto, Curaçao Drydock Co., Willemstad, Curaçao

Dé prioridad a las tareas y tenga un lineamiento cuando las prioridades entren en conflicto

"Los buenos líderes de proyecto saben que la multitarea afecta considerablemente a la productividad, de modo que deben crear un entorno en el que los individuos y los equipos puedan enfocarse en menos tareas a la vez", apunta Sanjeev Gupta, CEO de Realization Technologies.

Tome las riendas y sepa cómo dirigir

"Los gerentes de proyecto deben ser buenos líderes", señala Lew Sauder, director senior del proyecto Geneca, que desarrolla software empresarial personalizado. En concreto, "la gestión de proyectos trata de liderar a los interesados y vendedores para obtener un resultado exitoso", afirma Brian Lee, socio de Navigate, una firma de consultoría en gestión. "Los proyectos deben ser dirigidos de una manera que creen consenso a la vez que dan contenido a los riesgos reales y cortes de ruta", señala. "Los gerentes de proyecto efectivos pintan el cuadro de un futuro mejor e inspiran confianza en la capacidad de su equipo para hacer realidad esa visión. Ellos construyen relaciones confiables con los principales interesados para asegurarse de que haya coherencia con los objetivos del proyecto, y exudan la confianza necesaria para sostener a todos los que participan en la rendición de cuentas del proyecto".

Utilice software de administración de proyectos

"No utilice el correo electrónico como una herramienta para la administración de proyectos", dice Kent Milholland, presidente de NeoNexus. "Es difícil de seguir". Mejor, dice Milholland, "mantenga la administración del proyecto en un sistema como Assembla, o incluso como Basecamp, de modo que los detalles de cada solicitud se documenten sin mucho esfuerzo extra. La administración de proyectos basada en la Web permite que todos, desde los usuarios hasta los programadores, los clientes y los tomadores de decisiones, sigan el progreso fácilmente".

Amplia visión

Aunque no se trata de ser brujo o adivino, el Líder de Proyecto debe ser capaz de visualizar el término del proyecto antes de que éste inicie, lógicamente todos sus pensamientos y acciones están dirigidos a la entrega del producto, pero sin descuidar el presente pues reconoce que el día a día irá conformando la estructura para acabar con éxito determinado proyecto. De forma metafórica, el Líder de Proyecto es el dueño de un telescopio que le permite observar cualquier situación futura con todos los detalles. Esta visión de largo plazo es una habilidad muy importante que debe desarrollar el Líder de Proyecto, pues le permitirá anticiparse a los hechos, corregir desviaciones futuras y tomar decisiones con suficiente criterio. Es una búsqueda permanente del porvenir, teniendo en cuenta circunstancias y situaciones futuras que permiten remover obstáculos del camino antes de tropezarse con éstos. Un buen Líder de Proyecto sabe anticiparse a los hechos y tiene todo preparado para afrontar las situaciones futuras; sabe qué pasará mañana, qué sucederá la próxima semana, qué se espera para el próximo mes. No se trata de adivinar el futuro en una bola de cristal o de consultar el destino con un charlatán, es un análisis serio y detallado de todo aquello que podría llegar a presentarse durante el curso del proyecto. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

La actitud positiva se consigue cuando tú estás convencido en que algo suceda

Aunque sea difícil, hay que mantenerse positivo cada día de la vida del proyecto, con la convicción de que todo llegará a buen puerto. Hay que rodearse de sentimientos positivos, como la familia, amigos, experiencias personales, momentos especiales de tu vida, para que de esta manera atraigas la buena vibra a tu trabajo.

Lealtad hacia todo lo que implica el proyecto

El Líder de Proyecto debe ser ejemplo de lealtad y rectitud para los demás miembros de la organización, pues en el desarrollo de su labor, debe demostrar y practicar la rectitud, como un signo de respeto por todo aquello que le rodea. Ser leal a la organización, ser leal a los objetivos del proyecto, ser leal a los compromisos adquiridos, ser leal con los miembros del equipo de trabajo, ser leal a las normas civiles, ser leal al manejo responsable de los recursos naturales, son solamente unos cuantos ejemplo de cómo debe practicarse la lealtad cuando se está dirigiendo un proyecto sea cual sea su tamaño o incluso su grado de importancia dentro de una organización. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

Debe ser proactivo y no reactivo

El Líder de Proyecto no debe ser como un bombero que anda por el proyecto apagando incendios. Su misión es la de prevenir que algún desastre ocurra, previendo las situaciones más diversas y estructurando planes para enfrentarlas. Ante una situación de riesgo o complicada, el buen Líder de Proyecto no pregunta ¿Qué vamos a hacer?, sino que recurre a su plan de contingencias y sigue los procedimientos allí consignados. Se requiere mucha experiencia para identificar todos los riesgos que pueden afectar un proyecto al principio de éste, es una labor que no debe ser menospreciada y estar constantemente con los sentidos bien puesta para detectar la ocurrencia de una situación riesgosa. Colaboración: PMP® Raúl Giraldo Suárez

El tiempo de las reuniones

El aspecto clave más importante de las juntas es el tiempo. Algunas personas tienden a llegar temprano, pero hay unos que inclusive arriban cuando la reunión va por la mitad. Establecer un marco de reunión ayuda, pero en esencia, la única forma de hacer que las reuniones sean respetadas es que comience y finalice según los tiempos establecidos sin importar lo que pase. Esto puede sonar como algo poco práctico, tomando en cuenta que en ciertas ocasiones suceden cosas inesperadas y repentinas que deben ser resueltas en las reuniones. Sin embargo, las estimaciones de tiempo siempre deben reflejar la necesidad de algunos minutos extras. Por ejemplo, si en la reunión semanal de revisión del proyecto se establece que dicha junta durará una hora, se debe añadir un colchón de 15 minutos. para que haya cabida a las cuestiones de la reunión, generar debates adicionales, tardanzas surgidas, entre otras. No obstante es recomedable siempre comenzar la reunión a tiempo.

Utilizar las capacidades del software para generar informes

Un mundo tan tecnificado como el de hoy brinda la ventaja de potentes software de administración de proyectos que permiten generar informes periódicos sobre el progreso de éste, lo que trae como consecuencia en la mejora del rendimiento y una mejor visualización de los avances por parte de los stakeholders. Bien utilizadas, las herramientas para la generación de reportes sobre los proyectos representan una gran ventaja porque ante la visibilidad de cómo van marchando las tareas, se pueden generar mejoras en los procesos o asignar recursos con el fin de incrementar la productividad. Así que si los datos introducidos a l software son correctos, éste genera buenos informes de monitoreo acerca de cómo marcha el proyecto, lo significará plena visualización de los trabajos, sus avances y retraso.

Cierra el proyecto

Un proyecto no cerrado continuará consumiendo recursos. Al final del proyecto si los factores críticos de éxito se han cumplido, cierra el proyecto de manera formal, con un documento, plantilla, como mínimo con un correo o con algo similar.